Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое Инструкция 58?

Инструкция 58, это Инструкция про порядок ведення трудових книжок працівників, утвержденная приказом Министерства труда, Министерства юстиции и Министерства социальной защиты Украины от 29 июля 1993 года №58. Этот документ определяет:

• Порядок ведения трудовых книжек;
• Правила заполнения записей;
• Порядок хранения и выдачи бланков;
• Правила исправления ошибок;
• Особенности ведения дубликатов трудовых книжек.

Кто должен соблюдать Инструкцию 58?

Инструкция 58 обязательна для исполнения всеми работодателями Украины, независимо от формы собственности и сферы деятельности. Это касается:

1. Предприятий, учреждений и организаций;
2. Бюджетных учреждений;
3. Частных предпринимателей, которые заключают трудовые договоры;
4. Филиалов и представительств иностранных компаний в Украине.

Ответственные лица

За ведение трудовых книжек на предприятии отвечает специально назначенное ответственное лицо (как правило, работник отдела кадров или бухгалтерии). В соответствии с Номенклатурой бланков ценных бумаг и документов строгого учета (утвержденной Постановлением КМУ от г. №283), трудовые книжки и вкладыши к ним относятся к бланкам строгого учета.

Порядок ведения трудовых книжек

Прием на работу

При заключении трудового договора с работником, работодатель обязан:

• Взять у работника трудовую книжку (если она у него есть);
• Завести новую трудовую книжку, если у работника ее нет;
• Сделать запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе».

Запись должна содержать:

• Номер записи;
• Дата приема на работу;
• Наименование должности (профессии) с указанием структурного подразделения;
• Основание для приема на работу (приказ, распоряжение);
• Подпись ответственного лица;
• Печать предприятия (если есть).

Ведение записей в процессе работы

В процессе трудовой деятельности работника в трудовую книжку вносятся следующие записи:

1. Перевод на другую работу (с указанием новой должности и структурного подразделения);
2. Назначение на должность (например, перевод на вышестоящую должность);
3. Увольнение (с указанием причины увольнения и ссылкой на статью Трудового кодекса);
4. Поощрения и награждения (присвоение почетных званий, награждение орденами, медалями, почетными грамотами и т.д.).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся:

• В сейфе или металлическом шкафу в бухгалтерии предприятия;
• Под ответственностью лица, назначенного приказом руководителя;
• Строго по алфавиту;
• В отдельной папке или на отдельной полке.

Срок хранения трудовых книжек, 75 лет после увольнения работника.

Выдача трудовой книжки работнику

При увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в день увольнения. Если работник отказывается получать трудовую книжку, она отправляется по почте заказным письмом с уведомлением.

Правила заполнения трудовых книжек

Общие требования

При заполнении трудовых книжек необходимо соблюдать следующие правила:

• Записи делаются ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
• Не допускаются помарки, подчистки, зачеркивания;
• Исправления вносятся путем зачеркивания неправильной записи и внесения правильной записи выше;
• Все записи должны быть четкими, разборчивыми и без сокращений;
• Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью предприятия (если есть).

Пример правильной записи

Пример записи о приеме на работу:

Особенности ведения дубликатов трудовых книжек

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, работодатель обязан выдать работнику дубликат. В дубликат вносятся записи только о работе и поощрениях по последнему месту работы на основании ранее изданных приказов и распоряжений.

В дубликате также указывается:

• Общий стаж работы до поступления на данное предприятие;
• Запись о том, что дубликат выдан вместо утерянной (испорченной) трудовой книжки.

Изменения в Инструкции 58

В 2018 году в Инструкцию 58 были внесены изменения. В частности, были отменены некоторые пункты, касающиеся порядка ведения трудовых книжек. Однако основные положения остались прежними.

С 2018 года в Украине обсуждается вопрос о отмене трудовых книжек и переходе на электронный формат учета трудового стажа. Однако на данный момент (май 2026 года) трудовые книжки продолжают действовать.

Ответственность за нарушение Инструкции 58

Нарушение Инструкции 58 может повлечь за собой:

• Административную ответственность для должностных лиц;
• Штрафы для предприятия;
• Возможные судебные разбирательства с работниками.

В частности, работник может обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного неправильным ведением трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вносить записи в трудовую книжку карандашом?

Нет. Записи в трудовую книжку должны вноситься ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша не допускается.

Можно ли вносить записи в трудовую книжку после увольнения работника?

Нет. Записи в трудовую книжку вносятся только в период работы работника на предприятии. После увольнения вносить записи запрещено.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Если в трудовой книжке допущена ошибка, она исправляется путем зачеркивания неправильной записи и внесения правильной записи выше. На полях делается пометка «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Можно ли хранить трудовые книжки не в бухгалтерии?

Нет. Трудовые книжки должны храниться в бухгалтерии предприятия под ответственностью лица, назначенного приказом руководителя.

Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку при увольнении?

Если работник отказывается получать трудовую книжку при увольнении, она отправляется по почте заказным письмом с уведомлением.

Инструкция 58 о трудовых книжках — это важный нормативный акт, который регулирует порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек на территории Украины. Соблюдение положений Инструкции 58 позволяет избежать ошибок, штрафов и судебных разбирательств.

Работодатели должны строго соблюдать требования Инструкции 58, чтобы обеспечить правильное ведение трудовых книжек и защитить права работников.

Полезные ссылки

• Официальный портал Верховной Рады Украины
• Министерство труда и социальной политики Украины
• Бухгалтер 911
• ЛІГА:ЗАКОН