Тема удержаний из заработной платы сотрудника всегда требует особой внимательности со стороны работодателя. Одним из спорных моментов является возможность вычета с работника стоимости бланка трудовой книжки или вкладыша в нее. В этой статье мы разберем, что говорит законодательство, в каких случаях это возможно, а в каких, является грубым нарушением.
Правовая основа: что разрешено, а что запрещено Трудовым кодексом РФ?
Трудовой кодекс РФ (ст. 137) устанавливает исчерпывающий перечень оснований для удержаний из заработной платы. К ним относятся, например:
- Налоги и сборы.
- Возмещение неотработанного аванса.
- Возмещение неотработанного отпуска.
- Возмещение материального ущерба, причиненного работником.
- Исполнение исполнительного листа.
- Иные случаи, предусмотренные ТК РФ или иными федеральными законами.
Ключевой вывод: Стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша не входит в этот законодательный перечень. Поэтому работодатель не имеет права самостоятельно инициировать такое удержание только на основании внутренних приказов или распоряжений.
Когда удержание возможно? Единственное законное основание
Единственный случай, когда с сотрудника можно списать стоимость трудовой книжки (вкладыша), — это добровольное письменное согласие работника.
На практике это выглядит так:
- Работник подписывает заявление (или отдельное соглашение), в котором прямо выражает свое согласие на удержание указанной суммы из его заработной платы.
- В заявлении должна быть четко указана сумма удержания и основание (например, «стоимость бланка трудовой книжки, выданной при приеме на работу»).
- Удержание производится не более 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате (если иное не предусмотрено федеральным законом).
Образец заявления работника об удержании стоимости бланка трудовой книжки
Заявление должно содержать:
- Данные работника и работодателя.
- Дату и номер приказа о приеме на работу.
- Четкую просьбу об удержании конкретной суммы (например, 250 рублей) из заработной платы.
- Дату и подпись.
Примечание: Шаблоны таких заявлений доступны в юридических и бухгалтерских сервисах (например, «Моё дело», КонсультантПлюс).
Что грозит работодателю за незаконное удержание?
Если работодатель удержал стоимость книжки без письменного согласия сотрудника, это является нарушением. Последствия:
- Возврат незаконно удержанной суммы в полном объеме по заявлению работника.
- Привлечение к административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
- Судебные иски от работника о взыскании компенсации морального вреда.
Критически важный нюанс: ответственность за НЕВЫДАЧУ трудовой книжки
Здесь ситуация кардинально меняется. Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или вкладыш) в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).
Если книжка не была выдана:
- Работодатель обязан выплачивать работнику средний заработок за весь период задержки (с дня увольнения до дня фактической выдачи).
- Это не удержание, а дополнительная материальная ответственность работодателя.
- Суды (как указано в материалах «Такском») последовательно встают на сторону работников, лишенных возможности трудоустроиться из-за отсутствия документа.
Бухгалтерские проводки при удержании (при наличии согласия)
Если удержание оформлено законно (с согласия), бухгалтерия отражает его следующим образом (на примере удержания из зарплаты по основному месту работы):
| Содержание операции | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| Начислена заработная плата (КФО 2) | 20, 23, 25, 26, 44 (в зависимости от вида деятельности) | 70 |
| Удержана стоимость бланка трудовой книжки из начисленной зарплаты | 70 | 68 (расчеты по НДФЛ) |
| Перечислена сумма удержания в кассу (или на расчетный счет) для погашения задолженности по бланкам | 68 | 50 (касса) / 51 (р/с) |
Примечание: Сумма удержания (например, 235 руб.) отражается по дебету счета учета расчетов по оплате труда (70) и кредиту счета учета расчетов по НДФЛ (68).
Практические рекомендации для работодателя
- Не удерживайте стоимость трудовой книжки без письменного заявления сотрудника. Это главное правило.
- Всегда выдавайте трудовую книжку (вкладыш) в день увольнения. Задержка влечет выплату среднего заработка.
- Если сотрудник утратил книжку, стоимость нового бланка (вкладыша) можно взыскать только по решению суда о возмещении материального ущерба (ст. 238 ТК РФ), а не путем удержания из зарплаты.
- Включайте в трудовой договор пункт о том, что при утрате бланка трудовой книжки работник обязан возместить его стоимость. Но это лишь основание для иска, а не для автоматического удержания.
- Храните все заявления и соглашения сотрудников об удержании в личном деле.
Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы, крайне рискованная операция для работодателя. Единственное законное основание — добровольное письменное согласие работника. Во всех остальных случаях, особенно при невыдаче документа, ответственность лежит на работодателе и выражается в выплате компенсаций, а не в удержаниях.
Чтобы избежать споров, необходимо строго соблюдать процедуру выдачи трудовых книжек и не пытаться компенсировать свои расходы на бланки за счет сотрудника без его явного и оформленного согласия.
Статья подготовлена на основе анализа судебной практики, официальных разъяснений Роструда и бухгалтерских рекомендаций по состоянию на 2026 год. Перед применением практических действий рекомендуется консультация с юристом.