Настоящая инструкция устанавливает единые требования к организации и ведению делопроизводства в Министерстве труда и социальной защиты (далее – Министерство). Она регламентирует порядок создания, регистрации, хранения, учета и уничтожения документов, а также определяет обязанности сотрудников, участвующих в делопроизводственном процессе. Целью данной инструкции является обеспечение эффективности работы Министерства, сохранности документов и соблюдения законодательства в области документационного обеспечения.

Общие положения

Область применения

Настоящая инструкция обязательна для исполнения всеми сотрудниками Министерства, независимо от занимаемой должности и места работы.

Нормативные ссылки

В настоящей инструкции используются следующие нормативные правовые акты:

• Федеральный закон «О персональных данных» от N 152-ФЗ;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Закон Российской Федерации «О коммерческой тайне»;
• Другие нормативные акты, регулирующие вопросы делопроизводства.

Термины и определения

В настоящей инструкции используются следующие основные термины и определения:

• Документ: Информация, оформленная на материальном носителе.
• Делопроизводство: Система организации работы с документами, обеспечивающая их создание, регистрацию, хранение, учет и использование.
• Режимно-секретная информация: Информация, составляющая государственную тайну или сведения, составляющие коммерческую тайну.
• Организационно-распорядительный документ: Документ, содержащий решения руководителя, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.
• Справочно-информационный документ: Документ, содержащий информацию, статистические данные, аналитические материалы и т.д.
• Архивный документ: Документ, утративший непосредственную исполнительную силу, но имеющий историческое, научное или культурное значение.

Организация делопроизводства

Структура делопроизводства

Делопроизводство в Министерстве организовано следующим образом:

• Отделение делопроизводства и контроля: Осуществляет контроль за соблюдением требований делопроизводства во всех подразделениях Министерства.
• Сектор режимно-секретной деятельности: Обеспечивает защиту режимно-секретной информации.
• Департамент государственной инспекции труда: Осуществляет контроль за соблюдением трудового законодательства.
• Фонд социальной защиты населения: Осуществляет учет и хранение архивных документов.

Порядок создания документов

• Документы создаются на бланках, утвержденных руководителем Министерства;
• Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями к их содержанию и форме.
• При создании документов необходимо указывать дату и место составления.
• Документы должны быть четкими, понятными и не содержать ошибок.

Порядок регистрации документов

• Все созданные документы подлежат обязательной регистрации.
• Регистрация документов осуществляется в журнале регистрации документов.
• В журнале регистрации документов указываются следующие сведения:
• Дата и время регистрации;
• Номер документа;
• Наименование документа;
• Автор документа;
• Получатель документа;
• Тема документа.
• Документы, содержащие режимно-секретную информацию, подлежат специальной регистрации.

Порядок хранения документов

• Документы хранятся в специальных папках или делах.
• Документы хранятся в помещениях, обеспечивающих их сохранность.
• Документы хранятся в течение срока, установленного законодательством.
• Документы, утратившие непосредственную исполнительную силу, подлежат передаче в архив.

Порядок уничтожения документов

• Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению.
• Уничтожение документов осуществляется в соответствии с утвержденным графиком уничтожения документов.
• Уничтожение документов осуществляется путем выжигания, механического уничтожения или других способов, обеспечивающих их полную невосстановимость.
• Основанием для уничтожения документов является акт об уничтожении документов, составленный руководителем подразделения Министерства.

Виды документов

Организационно-распорядительные документы

• Приказы
• Распоряжения
• Инструкции
• Протоколы
• Письма

Справочно-информационные документы

• Отчеты
• Аналитические материалы
• Статистические данные
• Сведения о персональных данных

Документы личного состава

• Трудовые договоры
• Должностные инструкции
• Личные карточки сотрудников
• Документы по оплате труда
• Документы по социальному обеспечению

Ответственность

За нарушение требований настоящей инструкции ответственность несут все сотрудники Министерства в соответствии с действующим законодательством.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем Министерства.

Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от N 765н Об утверждении типовых форм документов, необходимых для предоставления информации о работниках, находящихся под охраной государства.

Дополнительные ресурсы:

• [Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации](https://mintrud.gov.ru/)
• [Федеральный закон «О персональных данных» от N 152-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5594)
• [Трудовой кодекс Российской Федерации](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_55)

—
Примечание: Данная инструкция является примерной и может быть дополнена и изменена в соответствии с внутренними нормативными документами Министерства труда и социальной защиты. Для получения более подробной информации рекомендуется обращаться в Отделение делопроизводства и контроля Министерства.