Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – добровольный процесс‚ который официально начался с 1 января 2020 года. К 1 января 2026 года переходный период завершится‚ и большинство работодателей будет вести сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Ниже представлена подробная инструкция для работников и работодателей о том‚ как правильно оформить передачу бумажной трудовой книжки в электронный формат.

Правовые основы перехода

• Постановление Правительства РФ от  № 1215 «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от  № 353н «Об утверждении форм и порядка ведения электронных трудовых книжек».
• С 1 января 2026 года обязательным считается хранение сведений о трудовой деятельности в электронном виде‚ однако работник сохраняет право на бумажный документ‚ если подаст соответствующее заявление об отказе.

Кому и когда необходимо подавать заявление

Работник может выбрать один из трёх вариантов:

1. Сохранить только бумажную трудовую книжку.
2. Перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК).
3. Сохранить оба формата (бумажный + электронный).

Согласно рекомендациям Департамента труда и социальной защиты населения г. Москва‚ до 30 июня 2020 года каждый работодатель обязан письменно информировать сотрудников о возможности перехода и предоставить форму заявления.

Алгоритм действий при переходе на ЭТК

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Заявление может быть написано в свободной форме‚ но должно содержать:

• ФИО работника‚ должность‚ табельный номер.
• Текст заявления о желании перейти на электронную трудовую книжку (или‚ наоборот‚ о сохранении бумажного варианта).
• Подпись работника и дату.

Пример заявления:

 Заявление
 Я‚ Иванов Иван Иванович‚
 сотрудник ООО «Пример»‚ должность – инженер‚
 прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный формат
 и оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе ПФР.
 ________________________
 (подпись) 

Шаг 2. Подача заявления в отдел кадров

Работник передаёт заявление в кадровую службу. Сотрудник отдела кадров фиксирует факт получения заявления в книге учёта персонала.

Шаг 3. Оформление записи в бумажной трудовой книжке

В бумажной трудовой книжке делается запись о выборе электронного формата:

• Дата записи.
• Текст записи: «Перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК)».
• Подпись руководителя и печать организации.

Эта запись подтверждает‚ что работник согласился на перевод данных в электронный реестр.

Шаг 4. Передача данных в Пенсионный фонд России (ПФР)

Отдел кадров в течение трёх рабочих дней после получения заявления обязан:

1. Сформировать электронный пакет сведений о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) в соответствии с формой СЗВ‑ТД‚ утверждённой постановлением Правления ПФР № 730п от .
2. Отправить пакет в территориальный орган ПФР через специализированную информационную систему (например‚ «Контур.Экстерн»‚ «Госуслуги»).
3. Получить подтверждение о приёме данных (квитанцию);

Шаг 5. Выдача бумажной трудовой книжки

После успешной передачи данных работнику выдают оригинал бумажной трудовой книжки‚ который теперь считается архивным документом. В ней делается завершающая запись:

• «Трудовая книжка передана в электронный вид. Данные отражены в системе ПФР».
• Подпись руководителя и печать.

Шаг 6. Доступ работника к ЭТК

Работник получает:

• Уведомление о формировании ЭТК (обычно по SMS или электронной почте).
• Доступ к личному кабинету ПФР (через портал lk.pfrf.ru)‚ где можно просмотреть выписку в формате PDF или XML.

Что делать‚ если работник отказывается от ЭТК

Если работник решает сохранить только бумажный вариант‚ он подаёт заявление об отказе от перехода. В этом случае:

• В книге учёта делается запись «Отказ от перехода на электронную трудовую книжку».
• Работодатель не передаёт данные в ПФР в электронном виде‚ но обязан вести СЗВ‑ТД в бумажном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?

Да. По закону оригинальная бумажная книжка остаётся у работника в архиве. Она может потребоваться в случае споров или при необходимости предоставить её в органы‚ не использующие электронный формат.

Как проверить‚ что данные корректно перенесены?

В личном кабинете ПФР можно запросить выписку из ЭТК. Сравните её с записями в бумажной книжке. При обнаружении ошибок необходимо подать заявление о корректировке данных и приложить скан оригинального документа.

Можно ли вернуть бумажную книжку в активный статус?

Да‚ но только в случае‚ если работник подаст новое заявление об отказе от ЭТК и получит согласие работодателя. При этом все новые записи будут вноситься в бумажный вариант.

Какие сроки обязательны для работодателя?

• Выдача бумажной книжки – не позднее трёх рабочих дней после получения заявления.
• Передача данных в ПФР – в течение трёх рабочих дней после оформления заявления.

Примерный шаблон заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление

Я‚ _________________________________ (ФИО полностью)‚
трудоустроен(а) в __________________________ (наименование организации)‚
должность – ____________________________‚
табельный номер – ______________________‚
прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный формат
и оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе Пенсионного фонда России.

Краткая контрольная таблица для работодателя

Полезные ссылки

• Личный кабинет ПФР – просмотр и скачивание выписки из ЭТК.
• Госуслуги – возможность оформить ЭТК через государственный портал.
• Контур.Экстерн – сервис для автоматизации передачи СЗВ‑ТД.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает хранение и передачу сведений о трудовом стаже‚ снижает риск потери документа и ускоряет процесс получения выписок. Главное – соблюдать установленный порядок: подать заявление‚ оформить запись в бумажной книжке‚ вовремя передать данные в ПФР и выдать работнику оригинал книги. При правильном выполнении всех шагов процесс проходит без осложнений и обеспечивает обе стороны (работника и работодателя) полной юридической защитой.

Помните: любые отклонения от установленного алгоритма могут привести к штрафам для организации и задержкам в начислении пенсионных прав.