Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника, его квалификацию, награды и основания для выхода на пенсию. Ошибки в этом документе могут привести к задержкам в выплатах, отказу в трудоустройстве или неверному расчёту пенсии. Поэтому необходимо знать, как правильно исправлять неверные записи, какие правила установлены законодательством и какие документы требуются.

Правовая основа

Порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также правила их исправления регулируются Приказом Минтруда РФ № 320н от  г. (далее – Приказ 320н). В частности, в пункте 12 данного приказа указаны допустимые способы исправления записей.

Кто имеет право вносить исправления

• Работодатель (организация), в которой была сделана первоначальная запись.
• Лицо, уполномоченное работодателем (начальник отдела кадров, главный бухгалтер и т.п.).
• В случае реорганизации или ликвидации организации – её правопреемник.
• Судебный орган (по решению суда) может обязать работодателя внести исправление.

Сам работник не имеет права самостоятельно стирать или зачеркивать записи в трудовой книжке.

Допустимые способы исправления

Согласно Приказу 320н существует три основных метода:

1. Добавление новой записи. Вместо изменения уже внесённой информации вносятся новые сведения, указывающие на исправление (например, «Запись о переводе на должность X от – исправлено»).
2. Внесение исправления в графу «Примечание». В случае, когда ошибка относится к дате, сроку или номеру приказа, в графе 3 (примечание) делается запись «Ошибка исправлена», а в графе 4 (дата) указывается дата исправления.
3. Оформление новой трудовой книжки. При систематических ошибках или после полной утраты книги работник может потребовать выдачу новой книжки с указанием «Книга заменена» и ссылкой на прежнюю запись.

Важно: зачёркивание, стирание, использование корректирующей жидкости запрещены. Любая корректировка должна быть выполнена чисто, без следов прежних записей.

Пошаговая инструкция по исправлению

Шаг 1. Выявление ошибки

Работник или кадровик обнаруживает неточность (неверная дата, должность, основание увольнения и т.д.). Ошибку фиксируют в письменной форме (запрос‑письмо).

Шаг 2. Сбор необходимых документов

• Заявление работника (по образцу) о необходимости исправления.
• Копия приказа/документа, на основании которого была сделана первоначальная запись.
• Документ, подтверждающий правильные данные (договор, приказ о переводе, справка о награде и т.п.).
• Трудовая книжка работника (оригинал).

Шаг 3. Подготовка записи об исправлении

Кадровик заполняет запись в соответствии с формой книги:

Шаг 4. Подпись и печать

Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать. В случае, если исправление производится после увольнения, подпись ставит представитель организации, а работник ставит подпись в графе «Работник».

Шаг 5. Уведомление работника

Работнику выдаётся копия исправленной страницы, а также подтверждающий документ (акт исправления), подписанный обеими сторонами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли зачеркивать ошибку?

Нет. Приказ 320н прямо запрещает зачеркивание, стирание или использование корректирующей жидкости. Любая попытка скрыть прежнюю запись считается нарушением.

Что делать, если работодатель отказывается исправлять запись?

Работник может:

1. Обратиться к руководству организации с письменным требованием.
2. Подать жалобу в Государственную инспекцию труда.
3. Обратиться в суд с иском о принуждении работодателя к исправлению.

Можно ли исправить запись после увольнения?

Да, но только в организации, где была сделана первоначальная запись. Если работник уже не работает в этой организации, он может направить запрос работодателю письменно. При отказе – судебный порядок.

Какие записи считаются «небезопасными»?

• Неверные даты увольнения (могут уменьшить стаж).
• Отсутствие записей о наградах и повышениях (влияют на пенсию).
• Ошибки в графе «Основание увольнения» (например, указано «по собственному желанию», а было «по сокращению»).

Примеры типовых исправлений

Пример 1. Ошибочная дата увольнения

Исходная запись:

• Основание: Увольнение по собственному желанию

Правильные данные: увольнение по сокращению штата.

Запись об исправлении:

• Основание: Увольнение по сокращению штата (приказ № 78 от )
• Примечание: Предыдущая запись ошибочна, исправлена.

Пример 2. Добавление недостающей записи о награде

Работник получил благодарность за участие в проекте, но запись в книжке отсутствует.

Запись в графе «Сведения о награждениях»:

• Основание: Благодарность за участие в проекте «Инновация‑2022» (приказ № 112 от )

Последствия несвоевременного исправления

• Уменьшение трудового стажа → снижение размера пенсии.
• Отказ в приёме на работу из‑за несоответствия данных в справках.
• Возможные штрафы для работодателя за нарушение порядка ведения трудовых книжек (по Трудовому кодексу РФ).

Ошибки в трудовой книжке – не приговор, но требуют незамедлительного и правильного исправления. Следует руководствоваться Приказом Минтруда РФ № 320н от  г., использовать только разрешённые способы (добавление новой записи, корректировка в графе «Примечание», выдача новой книжки) и избегать запрещённых действий (зачёркивание, стирание). При возникновении споров работник имеет право защищать свои интересы в суде или через инспекцию труда.

Дата подготовки статьи: