Несмотря на активное внедрение электронных систем кадрового учета‚ бумажная трудовая книжка в Республике Казахстан до сих пор остается официальным и обязательным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. Согласно подпункту 25) статьи 16 Трудового кодекса РК от 23 ноября 2015 года‚ каждый работодатель обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников‚ если они не подали заявление о переходе на электронный формат.

В этой статье вы найдете исчерпывающую‚ актуальную на 2026 год инструкцию по правильному заполнению трудовой книжки в Казахстане — от ьного листа до записи об увольнении. Мы разберем все этапы‚ требования к оформлению‚ типичные ошибки и особенности работы как с бумажными‚ так и с электронными трудовыми книжками.

Основные нормативные акты‚ регулирующие ведение трудовой книжки в Казахстане

• Трудовой кодекс Республики Казахстан (от № 327-VI) — определяет право работника на ведение трудовой книжки и обязанность работодателя ее оформлять.
• Постановление Правительства РК от № 1055 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек.
• Закон РК «О языках в Республике Казахстан» — требует‚ чтобы все записи в трудовой книжке вносились на государственном языке (казахском) или на русском языке (по желанию работника).
• Закон РК от № 298-VI — вводит понятие электронной трудовой книжки и регулирует переход на цифровой формат через Единую систему учета трудовой деятельности (ЕСУТД) на портале enbek.kz.

Бумажная трудовая книжка: структура и требования к бланкам

С 2023 года в Казахстане используются новые бланки трудовых книжек‚ утвержденные Правительством. Они отличаются от старых:

• Наличие защитных элементов (водяные знаки‚ микротекст‚ голографические элементы).
• Уникальный серийный номер‚ привязанный к работнику.
• Формат А5 (148 × 210 мм).

Важно! Использование устаревших бланков (до 2023 года) считается нарушением. Работодатель обязан выдавать только новые книжки при первичном оформлении.

Заполнение ьного листа

Первая страница трудовой книжки заполняется работодателем в день оформления трудового договора. Записи вносятся чернилами черного цвета‚ разборчиво‚ без помарок‚ исправлений и сокращений (кроме общепринятых);

На ьном листе указываются:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество работника — полностью‚ как в паспорте.
2. Дата рождения — в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
3. Образование — указывается по документу: «среднее»‚ «среднее специальное»‚ «высшее»‚ «бакалавр»‚ «магистр» и т.д.
4. Профессия (специальность) — согласно диплому или документу об образовании. Например: «Инженер-технолог»‚ «Бухгалтер»‚ «Воспитатель».
5. Квалификация — если имеется (например: «первая категория»‚ «высшая категория»‚ «старший мастер»).

Пример заполнения:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее
Профессия (специальность): Инженер-программист
Квалификация: первая категория

Важно: Нельзя писать «высшее образование»‚ «специальность — программирование». Только официальные формулировки из диплома.

Заполнение записей о трудовой деятельности

Записи вносяться в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа (распоряжения) о приеме‚ переводе‚ увольнении и т.д. Записи ведуться в хронологическом порядке — от первой к последней.

Запись о приеме на работу

Первая запись в трудовой книжке, о приеме на работу. Формат:

1. Номер записи, по порядку (1‚ 2‚ 3…).
2. Дата приема, дата‚ указанная в приказе (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Наименование организации — полное наименование‚ как в учредительных документах (например: «Акционерное общество «КазТрансГаз»).
4. Должность — по штатному расписанию (например: «Главный бухгалтер»).
5. Основание, «принят на работу по приказу № ___ от ___».

Пример:

г. Принят на работу в АО «КазТрансГаз» на должность главного бухгалтера по приказу № 15 от г.

Запись о переводе на другую должность

Вносится после записи о приеме. Формат аналогичен:

г. Переведен на должность заместителя директора по финансам по приказу № 42 от г.

Важно: Если работник переходит в другое подразделение той же организации — запись делается. Если меняется только место работы (например‚ с филиала на головной офис) — запись также обязательна.

Запись о работе по совместительству

Не вносится! Согласно Правилам ведения трудовых книжек‚ информация о работе по совместительству в трудовую книжку не вносится. Она фиксируется только в личном деле работника и в электронной системе ЕСУТД.

Запись об увольнении

Самая ответственная запись. Должна быть точной‚ без двусмысленностей. Формат:

1. Номер записи, следующий по порядку.
2. Дата увольнения — последний рабочий день.
3. Основание увольнения — по пункту и части Трудового кодекса РК.
4. Наименование организации — полное.

Примеры корректных формулировок:

• Уволен по собственному желанию — «Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 55 Трудового кодекса Республики Казахстан».
• Уволен по инициативе работодателя — «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин в соответствии с пунктом 5 части 1 статьи 57 Трудового кодекса Республики Казахстан».
• Сокращение штата, «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 57 Трудового кодекса Республики Казахстан».
• Истечение срока трудового договора — «Трудовой договор прекращен по истечении срока действия в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 55 Трудового кодекса Республики Казахстан».

Запрещено: писать «уволен по соглашению сторон», такой формулировки в ТК РК нет. Правильно: «по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 части 2 статьи 55 ТК РК».

Заверение записей

Каждая запись в трудовой книжке обязательно заверяется:

• Подписью уполномоченного лица (кадровика‚ директора‚ главного бухгалтера).
• Печатью организации — если в учредительных документах организации предусмотрено наличие печати. В 2026 году многие компании отказались от печатей‚ но если печать есть — она обязательна.

Важно! Без подписи и печати запись считается недействительной. Работник вправе потребовать исправления или восстановления записи.

Электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году?

С 2023 года в Казахстане активно развивается электронная трудовая книжка через Единую систему учета трудовой деятельности (ЕСУТД) на портале enbek.kz.

Как перейти на электронную книжку?

Работник подает заявление работодателю о переходе на электронный формат. После этого:

• Работодатель вносит все данные о трудовой деятельности в ЕСУТД.
• Бумажная книжка остается у работника‚ но новые записи в нее не вносятся.
• Все последующие трудовые действия (прием‚ перевод‚ увольнение) фиксируются только в электронной системе.

Важно: Работодатель обязан вести электронную книжку‚ если работник подал заявление. Отказ невозможен.

Что содержится в электронной книжке?

В ЕСУТД хранятся:

• ФИО работника
• Дата рождения
• Образование и квалификация
• Все места работы с датами
• Должности и основания приема/увольнения
• Переводы и изменения

Данные синхронизируются с Единым реестром населения и Фондом социального страхования. Работник может проверить свою трудовую историю в личном кабинете на enbek.kz с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Восстановление утерянной или испорченной трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна‚ повреждена или уничтожена‚ работнику выдается дубликат.

Документы для восстановления:

• Заявление работника.
• Копия паспорта.
• Документы‚ подтверждающие трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы‚ выписки из архивов‚ приказы‚ трудовые договоры).

Порядок выдачи дубликата:

1. Работодатель (или последний работодатель) на основании документов составляет дубликат.
2. Все записи переносятся в дубликат с указанием: «Дубликат трудовой книжки».
3. На ьном листе указывается: «Вместо утраченной книжки № ___ от ___».
4. Дубликат заверяется подписью и печатью.

Если предыдущие работодатели ликвидированы — обращаются в архив или в органы социальной защиты.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки

• Использование карандаша‚ красного или зеленого цвета — недопустимо.
• Сокращения: «и.о.»‚ «г.»‚ «г.р.» — только полные формулировки.
• Неверное указание основания увольнения — например‚ «уволен по статье 57» без указания пункта и части.
• Отсутствие подписи и печати — запись не имеет юридической силы.
• Запись о совместительстве, запрещена.
• Исправления без заверения — исправления допускаются только с отметкой «исправлено»‚ подписью и печатью.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечет:

• Штрафы от 10 до 50 МРП (в 2026 году — от 38 750 до 193 750 тенге) по статье 535 КоАП РК.
• Исковые требования работника о возмещении ущерба (например‚ при потере стажа).
• Проблемы при оформлении пенсии‚ льгот‚ пособий.

В 2026 году в Казахстане действует двойная система:

• Бумажная трудовая книжка, обязательна для тех‚ кто не подал заявление на переход на электронный формат.
• Электронная трудовая книжка — становится основным документом для новых сотрудников и тех‚ кто добровольно перешел на цифровой формат.

Рекомендации:

1. Всем работодателям, использовать только новые бланки трудовых книжек.
2. Все записи — только на казахском или русском языке‚ разборчиво‚ с подписью и печатью.
3. Прием новых сотрудников, сразу предлагать переход на электронную книжку через enbek.kz.
4. Хранить бумажные книжки в специальных шкафах с доступом только уполномоченным лицам.
5. Обучать кадровиков правилам заполнения и ведения трудовых книжек — это не формальность‚ а юридическая обязанность.

Помните: трудовая книжка, это не просто бумага. Это история профессиональной жизни человека‚ которая влияет на его пенсию‚ карьеру‚ социальные гарантии. Относитесь к ней с ответственностью.

Для скачивания 85 готовых образцов записей (прием‚ перевод‚ увольнение‚ декрет‚ отпуск и др.) посетите официальный сайт MЦФЭР или обратитесь в службу поддержки enbek.kz.

Все нормы актуальны на 22 мая 2026 года.