Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника и его место работы. В Приднестровской Молдавской Республике (ПМР) порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется рядом нормативных актов‚ в т.ч. приказом Минтруда ПМР от 20 ноября 2006 г. № 721‚ постановлением РФ от 16 апреля 2003 г. № 223 и другими документами. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно оформить трудовую книжку‚ вести её‚ вносить изменения и использовать электронный формат.

Правовые основания

• Приказ Минтруда ПМР от 20 ноября 2006 г. № 721 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Постановление РФ от 16 апреля 2003 г. № 223 «Об утверждении Правил о порядке ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (редакция от 31 октября 2016 г.).
• Постановление РФ от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О труде»» – в части‚ касающейся бумажных трудовых книжек.

Формы и бланки

Трудовая книжка в ПМР имеет два основных вида:

1. Бумажная трудовая книжка (классический формат).
2. Электронная трудовая книжка (система «Электронный фонд социального страхования»).

Бумажный формат включает:

• ьный лист.
• Вкладки с записью о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ повышении и т.д.
• Вкладка «Сведения об уплате обязательных страховых взносов» (приложение 4).

Электронный формат – это цифровая копия‚ которую можно вести в системе ЕФС-1. Важно‚ чтобы все записи в электронном виде были подтверждены печатными копиями‚ если это требуется законом.

Процедура заполнения трудовой книжки

Оформление приёмной записи (первый раз)

Согласно пункту 15 Правил‚ оформление трудовой книжки работнику‚ принятым на работу впервые‚ должно быть выполнено в присутствии работника не позднее недели со дня приёма.

1. Соберите данные о работнике: ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ место жительства.
2. Заполните ьный лист: «Трудовая книжка»‚ номер серии‚ дата выдачи‚ ФИО работника‚ должность‚ место работы.
3. Вставьте в первую вкладку запись: «Принят на работу по договору о работе» с датой‚ номером приказа и подписью работодателя.
4. Подпишите и печатайте документ.

Переводы и изменения

При переводе работника на другую должность или в другое подразделение вносятся следующие записи:

• Первая запись: «Перевод на должность» с датой‚ номером приказа‚ подписью руководителя.
• Вторая запись: «Перевод в другое подразделение» (если применимо).

Все записи должны быть последовательными‚ без пропусков‚ и в порядке возрастания дат.

Увольнение

При увольнении работника в трудовой книжке фиксируется:

1. Запись «Уволен по собственному желанию» (если работник сам ушёл) или «Уволен по инициативе работодателя»;
2. Дата увольнения.
3. Номер приказа об увольнении.
4. Подпись руководителя и печать организации.

Если работник получает дубликат трудовой книжки‚ в ьном листе указывается причина выдачи дубликата.

Повышение и изменение должности

При повышении в должности вносятся две записи: «Повышение по должности» и «Перевод на новую должность» (если должность меняеться). В каждой записи указывается дата‚ номер приказа и подпись руководителя.

Сведения об уплате страховых взносов

Заполнение вкладки «Сведения об уплате обязательных страховых взносов» (приложение 4) обязательно. В ней фиксируются:

• Месяц и год.
• Сумма уплаченных взносов.
• Номер платежного документа.
• Подпись бухгалтера и печать организации.

Внесение изменений и исправлений

Изменения в трудовой книжке вносит только уполномоченный сотрудник кадровой службы. При наличии ошибок в записи необходимо:

1. Внести исправление в следующую свободную строку.
2. Указать дату исправления‚ причину (например‚ «Исправление даты»).
3. Подписать и поставить печать.
4. Сохранить оригинал и копию исправления.

При серьезных ошибках (например‚ неверный номер приказа) возможно потребоваться удаление записи и её повторное внесение‚ но это допускается только при наличии письменного согласия руководителя и в соответствии с пунктом 3236‑1 Правил.

Электронная трудовая книжка

С 2026 г. в ПМР можно вести трудовую книжку как в бумажном‚ так и в электронном виде. Электронная версия создаётся в системе ЕФС‑1 и хранится в электронном архиве.

• Запись в электронную трудовую книжку производится автоматически при внесении данных в программу 1С:ЗУП.
• Для подтверждения корректности записи необходимо загрузить скан копии бумажной записи.
• При увольнении в электронном виде создаётся запись «Уволен» с датой и номером приказа.
• При переводе – аналогично бумажной версии‚ но без необходимости печати.

Важно: электронная трудовая книжка должна быть подписана цифровой подписью руководителя‚ а все изменения фиксируются в журнале аудита.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вести только электронную трудовую книжку? – Да‚ но при этом необходимо иметь бумажный ьный лист и копии всех записей‚ подтверждающие электронные данные.
• Что делать‚ если в бумажной книжке пропущена запись? – Внести исправление в следующую строку‚ указав причину и дату исправления.
• Нужно ли менять номер серии при переводе? – Нет‚ номер серии остаётся тем же‚ меняется только дата и содержание записи.
• Как оформить дубликат трудовой книжки? – В ьном листе указывается причина выдачи дубликата‚ а в первой строке новой книжки фиксируется дата выдачи.

Примеры заполнения (образцы)

Ниже приведены простые примеры заполнения трудовой книжки. Используйте их как шаблон‚ но обязательно адаптируйте под конкретные данные вашего предприятия.

Правильное ведение трудовой книжки – залог прозрачности трудовых отношений и соблюдения законодательства. Следуйте приведённой инструкции‚ храните оригиналы в надёжном месте и регулярно обновляйте электронные данные. При возникновении сомнений всегда консультируйтесь с юристом или специалистом по кадрам.

Удачной работы с трудовой книжкой!