Ведение трудовых книжек – обязательный процесс для любого работодателя, который регламентирует порядок оформления, хранения и использования кадровых документов. В 2024‑2026 годах в законодательстве произошли значительные изменения, связанные с переходом на электронные формы и уточнением требований к бумажным экземплярам. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных правовых актах.
Нормативно‑правовая база
Для понимания текущего регулирования необходимо знать ключевые документы:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – определяет обязательность ведения трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, а также требования к их оформлению.
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – регламентирует форму и технические требования к бланкам.
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Минтруда и соцзащиты от № 40 (в актуальной редакции) – инструкция о порядке ведения трудовых книжек, которая будет действовать в новой редакции с .
- Нормативные акты о переходе на электронный кадровый документооборот (КЭДО) – планируется сделать обязательным с 2024 года.
Основные требования к оформлению и выдаче
Согласно действующим правилам, трудовая книжка оформляется в следующих случаях:
- При приёме на работу – в течение 3 (трех) рабочих дней.
- При переводе работника в другой отдел/подразделение – при изменении условий труда.
- При выдаче дубликата – в случае потери, порчи или кражи оригинала.
Новые правила (вступление в силу с ) уточняют порядок выдачи дубликата и требования к получению информации о трудовой деятельности работника.
Форма и содержание
Бланк должен соответствовать ГОСТ Р 7.0.97‑2016. В него включаются:
- ФИО работника, дата рождения, пол.
- Сведения о месте и сроке работы (наименование организации, подразделения, даты начала и окончания работы).
- Сведения о заключении и расторжении трудового договора.
- Сведения о премировании, надбавках, отпуске и иных социальных выплатах.
- Отметки о прохождении аттестации, профобучении и иных обучающих мероприятиях.
Оформление электронных записей
Электронная версия трудовой книжки допускается, но только в рамках КЭДО. При этом:
- Работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152.
- Электронные записи должны быть доступны для просмотра работнику в любой момент.
- Переход на электронный формат невозможен без согласия работника.
Порядок ведения и обновления записей
Ведение трудовых книжек регулируется следующими правилами:
- Записи вносятся в течение 30 календарных дней с даты наступления события.
- При переводе работника в другое подразделение вносится отметка о переходе.
- При увольнении вносятся сведения о дате увольнения, причине и сумме расчетного документа.
- В случае отказа от ведения бумажной формы, работник обязан перейти на электронный вариант, но запись о переходе фиксируется в оригинальном экземпляре.
Согласно информации от ФГБУ Институт стандартизации, копия трудовой книжки начинает действовать с момента её оформления и выдачи, а срок действия не ограничен, однако хранение оригинала обязательно до окончания отношений с работником.
Переход на электронные трудовые книжки
Минтруд планирует к 2024 году сделать кадровый электронный документооборот (КЭДО) обязательным для всех работодателей. Это подразумевает:
- Ведение всех кадровых документов, включая трудовые книжки, в электронном виде.
- Обеспечение доступа работников к их личным данным через личный кабинет или иные средства.
- Сохранение электронных копий в защищённом хранилище с резервным копированием.
Однако до полного перехода работодатели могут продолжать использовать бумажные формы, но только до 31 декабря 2023 года. С бумажные экземпляры перестают выдаваться, если работник не дал согласия на их дальнейшее использование.
Сроки хранения и уничтожения
Постановление Правительства РФ от № 225 предписывает:
- Хранить оригиналы трудовых книжек в течение 5 лет после окончания отношений с работником.
- После истечения срока хранения оригиналы могут быть уничтожены, но только после получения письменного согласия работника.
- Электронные копии хранятся в течение того же срока, но с возможностью их последующего перехода в архив в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести две копии книжки одновременно? – Нет. При переходе на электронный вариант прежняя бумажная копия перестаёт использоваться.
- Как оформить дубликат при потере оригинала? – Дубликат оформляется в соответствии с Приказом Минтруда от № 320н и вносится в электронную форму.
- Какие штрафы предусмотрены за нарушение правил ведения? – Штрафы предусмотрены ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение порядка ведения кадровых документов) и могут достигать 50 000 рублей.
- Можно ли использовать старую форму после ? – Только в случае, если работник явно отказался от электронного варианта и запросил продолжение бумажного оформления.
Ведение трудовых книжек – важный элемент кадрового сопровождения, требующий строгого соблюдения норм законодательства. С 2024 года наблюдается активный переход к электронным формам, однако бумажные экземпляры остаются обязательными до полного внедрения КЭДО. Понимание текущих правовых актов и соблюдение установленных правил позволит избежать штрафов, ускорит работу с персоналом и обеспечит надёжное хранение кадровой информации.