Трудовая книжка (ТК) в Украине — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина․ Её правильное ведение является обязанностью работодателя и напрямую влияет на расчёт пенсии, отпусков и других социальных гарантий работника․ Данная инструкция составлена на основе Трудового кодекса Украины и нормативных актов Министерства социальной политики․
Нормативная база
Основными документами, регулирующими ведение трудовых книжек в Украине, являются:
- Трудовой кодекс Украины (статьи 40-44, 187-190)․
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена приказом Минсоцполитики)․
- Закон Украины «О государственной регистрации учётных документов»․
Кто обязан вести трудовую книжку?
Работодатель (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, физическое лицо, использующее наёмный труд) обязан:
- Выдать работнику трудовую книжку при приёме на работу (если у него её нет)․
- Вести её в соответствии с установленными правилами․
- При увольнении работника сделать в ней соответствующую запись и вернуть её работнику․
Работник обязан:
- Следить за сохранностью своей трудовой книжки․
- Предъявлять её работодателю при приёме на новую работу для внесения записи;
- Проверять правильность внесённых записей и при необходимости требовать их исправления․
Порядок внесения записей
При приёме на работу
Запись оформляется в день фактического допуска к работе․ Вносится следующая информация:
- Дата приёма․
- Наименование организации-работодателя (с указанием структурного подразделения, если есть)․
- Основание приёма (номер и дата приказа, договора)․
- Должность (с указанием специальности, квалификации в соответствии со штатным расписанием)․
Пример записи:
«Принят(а) на работу на должность менеджера по продажам на основании приказа № 45-к от ․»
При переводе внутри организации
Запись делается в день перевода․ Указывается новая должность и основание (приказ)․ Старая запись не зачёркивается;
При увольнении
Запись оформляется в день увольнения (последний рабочий день)․ Обязательно указывается:
- Дата увольнения․
- Основание увольнения (статья ТК Украины, пункт приказа)․
- ФИО руководителя, подписывающего запись․
Пример записи:
«Уволен(а) по собственному желанию (ст․ 36 ч․ 1 ТК Украины) на основании приказа № 102-к от ․»
Запись об отпуске
Не вносится! Согласно законодательству Украины, записи о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в трудовую книжку не производятся․ Информация об отпусках отражается в отчётных документах организации (табель учёта рабочего времени)․
Штампы и подписи
Каждая запись должна быть заверена:
- Подписью руководителя организации или уполномоченного лица (например, начальника отдела кадров)․
- Печатью организации (гербовой или штамповой)․ Печать ставится рядом с подписью․
Важно: Подпись и печать должны быть разборчивыми․ Использование факсимиле (штамповой подписи) не допускается, если иное не предусмотрено локальным нормативным актом и уставом организации․
Особые случаи и частые ошибки
Совместительство
Если работник работает по совместительству, запись вносится в его основную трудовую книжку․ Дополнительная трудовая книжка не ведётся․
Работа по гражданско-правовому договору (ГПД)
Работа по ГПД (договор подряда, оказания услуг) не является трудовыми отношениями․ Записи о такой работе в трудовую книжку не вносятся․
Исправления и помарки
Категорически запрещено:
- Зачёркивать ранее внесённые записи․
- Оставлять незаполненные поля или делать пометки карандашом․
- Исправлять записи без соответствующего оформления․
Если допущена ошибка, её необходимо исправить, зачеркнув ошибочные данные одной жирной линией (чтобы было видно исходный текст), сделать верную запись, указать дату исправления, поставить подпись и печать․
Утрата трудовой книжки
При утрате работодатель обязан по заявлению работника выдать ему дубликат трудовой книжки․ Для этого необходимо:
- Написать заявление․
- Предоставить справки с места работы за все периоды (из архивов всех бывших работодателей)․
- Оплатить госпошлину (если предусмотрено)․
Дубликат оформляется на специальном бланке, с отметкой «Дубликат» и нумерацией, продолжающей старый номер․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в Украине действует система электронных трудовых книжек․ Работодатель обязан:
- Вести электронный учёт сведений о трудовой деятельности работника․
- Передавать информацию в Государственную службу статистики (Госстат)․
Работник имеет право:
- Получить в Госстате или через «Дия․Бизнес» выписку из своей ЭТК․
- Получить бумажный дубликат ЭТК (на общих основаниях)․
Важно: При наличии ЭТК бумажная трудовая книжка может не выдаваться, если работник не подаст письменное заявление о её получении․ Однако многие работники предпочитают иметь бумажный вариант․
Ответственность за нарушение правил ведения
Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность для должностных лиц и юридических лиц (штрафы по КоАП)․ Для работника последствия могут быть серьёзными:
- Неправильная запись или её отсутствие может привести к непризнанию трудового стажа для пенсии․
- Ошибки в должности или датах усложнят подтверждение трудового договора в будущем․
Краткая памятка для работодателя
- Выдайте бланк трудовой книжки (или зарегистрируйте ЭТК) при приёме на работу․
- Вносите записи чётко, разборчиво, без исправлений в день события․
- Указывайте точное основание (номер и дату приказа)․
- Заверяйте каждую запись подписью и печатью․
- Не вносите записи об отпусках․
- При увольнении верните книжку работнику под расписку․
- Храните архивы с документами, на основании которых вносились записи, в течение 75 лет․
Ведение трудовой книжки в Украине — это строго регламентированный процесс․ Правильное и своевременное оформление записей защищает интересы как работника, так и работодателя․ При возникновении спорных ситуаций следует обращаться к актуальной редакции Трудового кодекса Украины или консультироваться с юристом по трудовому праву․