Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина и его трудовой путь․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще актуален для тех, кто не отказался от него, а также для архивного хранения․ Процесс выдачи, ведения и хранения этих документов строго регламентирован законодательством РФ․ В этой статье мы подробно разберем инструкцию о выдаче трудовых книжек, актуальную в текущих условиях․
Нормативно-правовая база
Прежде чем приступать к действиям, важно понимать, на какие документы опирается работодатель․ Основными регуляторами являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ);
- Приказы Минтруда, регламентирующие формы и порядок заполнения․
Важно: С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, обязывающие работодателей переходить на электронные трудовые книжки, однако выдача бумажных бланков для определенных категорий граждан и ситуаций сохраняется․
Кому и когда выдается трудовая книжка?
Выдача трудовой книжки производится в следующих основных случаях:
- Первое трудоустройство․ Если работник поступает на работу впервые, работодатель обязан завести ему трудовую книжку․
- Утрата документа․ Если работник потерял трудовую книжку, он может обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче новой (с пометкой «Дубликат»)․
- При увольнении․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику в день его увольнения․
Особенности для новых сотрудников (с 2021 года)
Для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, трудовые книжки в бумажном виде не оформляются․ Сведения об их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде․ Работодатель не имеет права заводить бумажную книжку такому сотруднику даже по его просьбе․
Пошаговая инструкция по выдаче трудовой книжки при приеме на работу
Если сотрудник имеет право на получение бумажной трудовой книжки (например, он работал ранее и не переходил на ЭТК, или потерял документ), процедура выглядит следующим образом:
Шаг 1․ Получение заявления
Работник должен написать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (если он впервые меняет работу после 2020 года) или заявление о выдаче новой книжки в случае утраты․
Шаг 2․ Приобретение бланка
Бланк трудовой книжки приобретается работодателем за свой счет․ Взимать деньги с сотрудника за бланк запрещено․
Шаг 3․ Заполнение ьного листа
Специалист по кадрам заполняет ьный лист чернилами черного, синего или фиолетового цвета․ Необходимо указать:
- ФИО полностью;
- Дату рождения;
- Образование (на основании диплома или аттестата);
- Профессию/специальность;
- Дату заполнения;
- Подпись владельца и подпись ответственного лица;
- Печать организации (при наличии)․
Шаг 4․ Регистрация в журнале учета
Каждая выданная трудовая книжка должна быть зарегистрирована в Журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․ Сотрудник ставит свою подпись в журнале против своей фамилии․
Инструкция по выдаче трудовой книжки при увольнении
Это самый критичный этап, где часто возникают трудовые споры․ Алгоритм действий:
Подготовка записи: В день увольнения в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ․ Запись заверяется подписью работодателя и печатью (если она используется)․
Подпись сотрудника: Работник должен своей подписью подтвердить, что он ознакомлен с записью и получил книжку на руки․
Фактическая выдача: Трудовая книжка выдается сотруднику в руки в последний день работы․ При этом делается запись в Книге учета выдачи трудовых книжек, где сотрудник также расписывается․
Внимание! Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (сотрудник отсутствует, болен или отказывается забирать документ), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
Что делать, если сотрудник не забрал трудовую книжку?
С момента направления уведомления об обязанности забрать документ, ответственность работодателя за ее хранение снижается, но не исчезает полностью․ Документ должен храниться в архиве организации до момента востребования․ Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет (для документов, созданных после 2003 года) или 75 лет (для более ранних)․
Типичные ошибки при выдаче
- Задержка выдачи: Невыдача трудовой книжки в день увольнения влечет материальную ответственность работодателя (оплата среднего заработка за все время задержки)․
- Отсутствие записи в журнале: Если факт выдачи не зафиксирован в журнале учета, это нарушение правил документооборота․
- Выдача без доверенности третьим лицам: Выдавать трудовую книжку можно только лично сотруднику или его представителю по нотариально заверенной доверенности․
- Ошибки в записях: Любые исправления в ьном листе запрещены (лист уничтожается), в разделе «Сведения о работе» исправления возможны только путем признания записи недействительной․
Правильная выдача трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работника и юридическая безопасность работодателя․ Соблюдение инструкции, внимательное заполнение документов и своевременная регистрация в журналах учета помогут избежать штрафов от трудовой инспекции и судебных разбирательств․ Помните: даже в эпоху цифровизации бумажный документ сохраняет свою юридическую силу для миллионов граждан, и отношение к нему должно быть максимально бережным и профессиональным․