Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. ьный лист (первая страница) содержит сведения о владельце и работодателе и заполняется в момент выдачи книжки или её нового вкладыша. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах (приказ Минтруда РФ от № 320н, Постановление Правительства РФ № 225 и др.) и практических рекомендациях.
Правовая база
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 63748).
- Постановление Правительства РФ № 225 «Об утверждении Положения о трудовых книжках» (действует с 2021 года, актуализировано в 2022‑2026 гг.)
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑71) – общие требования к оформлению трудовых книжек.
Когда заполняется ьный лист?
- При выдаче первой трудовой книжки новому работнику.
- При выдаче дубликата (утрата, порча).
- При оформлении нового вкладыша (в случае, если в книжке уже есть записи, а место на ьном листе закончилось).
- При переводе работника на другую постоянную работу – в этом случае вносится запись в отдельный лист, а не в ьный.
Кому и как вносится запись?
Запись вносит уполномоченный сотрудник работодателя (специалист по кадрам, бухгалтер или руководитель). Данные пишутся чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, разборчиво, без исправлений.
Полный перечень полей ьного листа
| Поле | Что указывается | Примечание |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Полное Ф.И.О. без инициалов | Инициалы НЕ допускаются (см. Постановление № 225) |
| Дата рождения | ДД.ММ.ГГГГ | Указывается в соответствии с паспортом |
| Серия и номер трудовой книжки | Серия (буквы) и номер (цифры) | Например: «ТК 1234567» |
| Образование | Уровень (среднее, высшее, послевузовское) и название учебного заведения | |
| Специальность | Код и название специальности (по ОКСО) | |
| Профессия | Точная профессия, указанная в трудовом договоре | |
| Дата выдачи книжки | Дата, когда книжка вручается работнику | Не позже 5 дней с момента приёма на работу |
| Наименование работодателя | Полное официальное название организации | |
| ИНН / ОГРН работодателя | Идентификационный номер, ОГРН | |
| Адрес работодателя | Юридический адрес организации | |
| Подпись и печать работодателя | Подпись ответственного лица + печать (если есть) |
Пошаговая инструкция заполнения
- Подготовьте документы работника: паспорт, свидетельство о рождении, диплом об образовании, справку о специальности.
- Проверьте чистоту ьного листа. Если место занято, используйте первый лист вкладыша.
- Заполняйте поля последовательно, используя черные/синие/фиолетовые чернила. Не используйте карандаш.
- Проверьте правильность даты рождения и формата ДД.ММ.ГГГГ.
- Укажите полную информацию об образовании и специальности. Пишите так, как указано в дипломе.
- Впишите дату выдачи книжки. Дата не должна совпадать с датой приёма на работу, а должна быть не позже 5‑ти дней после неё.
- Заполните реквизиты работодателя. Включите ИНН, ОГРН и юридический адрес.
- Подпишите запись. Подпись должна быть разборчивой, подпись и печать ставятся в правом нижнем углу.
- Проверьте запись на наличие ошибок. При ошибке допускается исправление только «чёрным чернилом», перечёркивая ошибочный элемент и подписывая исправление.
- Вручите трудовую книжку работнику. Составьте акт приёма‑передачи (по желанию).
Пример заполнения (виде образца)
Ф.И.О.: Иванов Иван Сергеевич Дата рождения: Серия и № ТК: ТК 1234567 Образование: высшее, Московский государственный университет Специальность: 08.02.01 – Прикладная математика Профессия: программист Дата выдачи ТК: Работодатель: ООО "ТехИнновации" ИНН/ОГРН: 7701234567 / 1167746578901 Адрес: 115035, г. Москва, ул. Ленина, д. 10 Подпись и печать: ___________________ (директор) П/П
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли ставить штамп работодателя на внутренней стороне обложки?
С 2021 года такой штамп запрещён. Штамп может быть размещён только на ьном листе первого вкладыша или на отдельном листе вкладыша, если ьный лист уже заполнен.
Каким цветом писать?
Разрешены чёрный, синий или фиолетовый цвет чернил. Красный, зелёный и другие цвета считаются недопустимыми.
Что делать, если на ьном листе уже нет места?
В таком случае оформляют новый вклад в трудовую книжку. На первом листе вклада (ьный лист вклада) заполняются те же реквизиты, что и на оригинальном ьном листе.
Можно ли использовать инициалы вместо полного Ф.И.О.?
Нет. По требованиям Постановления № 225 инициалы не допускаются – необходимо указывать полное имя.
Когда указывается дата заполнения ьного листа?
Дата заполнения – это дата выдачи книжки работнику, которая должна быть не позже 5 дней с момента приёма на работу. Дата приёма в трудовую книжку (в отдельном листе) указывается позже, в соответствии с датой начала работы.
Типичные ошибки и как их избежать
- Смешивание шрифтов и цветов. Используйте один цвет чернил.
- Неправильный формат даты. Пишите ДД.ММ.ГГГГ без пробелов.
- Указание неверного кода специальности. Сверяйте с дипломом и ОКСО.
- Отсутствие подписи или печати. Без подписи запись считаеться недействительной.
- Заполнение ьного листа позже 5 дней. Это может привести к штрафу работодателя.
Что делать после заполнения?
- Сделайте копию (фото/скан) заполненного ьного листа для архива HR‑отдела.
- Отметьте в электронном журнале кадров факт выдачи трудовой книжки.
- Попросите работника подписать акт приёма‑передачи (если используется).
- В случае обнаружения ошибки – исправьте её согласно правилам (перечёркивание, подпись, дата).
ьный лист трудовой книжки – важный юридический документ, от правильности его заполнения зависит корректность дальнейшего трудового стажа работника. Соблюдая нормативные требования (приказ Минтруда № 320н, постановление № 225) и следуя приведённой пошаговой инструкции, вы избежите типичных ошибок и обеспечите законность оформления трудовых отношений.
Дата актуализации статьи: