Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Её корректное заполнение при приёме на работу напрямую влияет на учёт стажа, начисление пенсии и возможность получения социальных гарантий. Ниже представлена подробная инструкция, включающая нормативную основу, порядок действий и конкретный образец заполнения.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – требования к ведению трудовой книжки;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
• ФЗ-НПА «О государственной социальной помощи» (для учёта стажа при назначении пенсий);
• Приказы Минтруда России, регулирующие порядок заполнения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Важно: с г. вступает в силу изменение, согласно которому при приёме на работу по внутреннему совместительству (например, должность кладовщика на 0,5 ставки) запись в трудовой книжке делается в основном месте работы, а дополнительное место работы отражается в отдельном разделе «Сведения о работе (внутреннее совместительство)».

Подготовка к заполнению

1. Проверить наличие у сотрудника трудовой книжки (если её нет – оформить новую в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда от № 69).
2. Убедиться, что в книге есть свободные строки в разделе «Сведения о работе».
3. Подготовить необходимые документы: трудовой договор, приказ о приёме, документы, подтверждающие квалификацию (диплом, сертификат) и т.д.
4. Подписать уполномоченное лицо (кадровик, руководитель подразделения или директор) и поставить печать организации (если она предусмотрена).

Основные разделы трудовой книжки

• ьный лист – ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность.
• Сведения о работе – последовательная запись каждого места работы (дата приёма, должность, структурное подразделение, основание – приказ/договор).
• Сведения о награждениях – поощрения, благодарности, награды.
• Сведения о внутреннем совместительстве (при наличии) – аналогично разделу «Сведения о работе», но с пометкой «внутреннее совместительство».

Образец заполнения при приёме на работу

Ниже приведён пример записи для сотрудника, принятого г. на должность кладовщика на 0,5 ставки по режиму неполного рабочего времени (внутреннее совместительство).

Запись в разделе «Сведения о работе» (основное место работы)

2024 14.10 Принят на работу в ООО «Пример» по трудовому договору № 2024/10/14 от г. на должность кладовщика (основное место работы) – 0,5 ставки, режим неполного рабочего времени. Приказ № 45 от г.

Запись в разделе «Сведения о работе (внутреннее совместительство)»

2024 14.10 Принят на работу в ООО «Пример» по внутреннему совместительству (трудовой договор № 2024/10/14 от г.) на должность кладовщика – 0,5 ставки, режим неполного рабочего времени. Приказ № 45 от г.

Пояснение: если у сотрудника это первое место работы, в графе «Основание» указывается только приказ о приёме. При наличии предыдущих записей – добавляется дата увольнения с предыдущего места работы (если она есть) и затем новая запись.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты приказа или её неверное указание. Всегда проверяйте номер и дату приказа, совпадающие с данными в трудовом договоре.
• Неправильное указание ставки и режима работы. Для неполного рабочего времени обязательно указывается доля ставки (0,25; 0,5; 0,75) и формулировка «режим неполного рабочего времени».
• Смешивание основного места работы и внутреннего совместительства. Записи о внутреннем совместительстве ведутся в отдельном подразделе, а не в основном списке.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица и печати. Без подписи и печати запись считается недействительной.
• Использование неразборчивого почерка или аббревиатур без расшифровки. Пишите разборчиво, избегайте сокращений, не предусмотренных инструкцией (например, «клд» вместо «кладовщик»).

Правильное заполнение трудовой книжки при приёме на работу – это не только формальность, но и гарантия защиты прав сотрудника в будущем. Следуя представленной инструкции, используя образец записи и избегая типичных ошибок, кадровик обеспечит корректный учёт трудового стажа и minimизирует риски возникновения споров с сотрудниками или контролирующими органами.

Помните: актуальная информация о порядке ведения трудовых книжек регулярно обновляется в нормативных актах, поэтому перед каждым оформлением рекомендуется свериться с последними версиями Приказов Минтруда и Постановлений Правительства.