Важно! С 1 сентября 2021 года действует новый Приказ Минтруда России от № 320н, утвердивший единую форму и порядок ведения трудовых книжек. С 1 января 2025 года начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для вновь принимаемых на работу. Данное руководство основано на актуальных нормативах.
Ключевые изменения с 2025 года:
- Утверждена новая форма трудовой книжки (Приказ № 320н).
- Для работников, принятых с , ведение ЭТК является обязательным (если работодатель не освобожден от обязанности).
- Бумажная трудовая книжка выдается по заявлению работника, если он работает у работодателя с более ранней даты.
- Изменились формулировки и порядок заполнения отдельных записей.
Общие принципы заполнения
Трудовая книжка (ТК) заполняется черными чернилами (шариковая ручка), разборчиво, без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся, например «г.»). Нумерация страниц сквозная.
Что нужно для заполнения?
- Собственно, бланк трудовой книжки (унифицированная форма Т-2).
- Подлинники или заверенные копии документов: приказ о приеме на работу, приказ о увольнении/переводе, копия трудового договора.
- Данные паспорта работника (ФИО, дата рождения, данные паспорта).
Заполнение титульного листа (первой страницы)
Титульный лист заполняется при первом оформлении работника. Если ТК выдается работнику, уже имеющему стаж, титульный лист может быть уже заполнен.
| Поле | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Фамилия, Имя, Отчество | Полностью, как в паспорте. | Иванов Петр Сергеевич |
| Дата рождения | Число, месяц, год. | |
| Сведения о высшем/среднем специальном образовании | Наименование учебного заведения, год окончания, специальность/квалификация. | Московский государственный университет, 2012, экономист |
| Дата выдачи ТК | Дата вручения книжки работнику. | |
| Подпись работника | Работник расписывается в получении ТК. | (подпись) |
| Штамп/печать организации | С наименованием работодателя и датой. | ООО «Ромашка», |
Записи об основном месте работы (раздел 1)
Это основная часть ТК. Записи вносятся в хронологическом порядке.
Структура записи (4 обязательных графы):
- Дата записи (день приема/увольнения).
- Наименование организации, структурного подразделения (полное наименование).
- Текст записи (должность, специальность, профессия с указанием квалификации, если она есть в ТД).
- Подпись ответственного лица (обычно кадровик) и расшифровка подписи.
Образцы записей:
Прием на работу (основное место работы)
Примечание: Если прием по совместительству, в тексте записи обязательно указывается «по совместительству».
Увольнение
Перевод в другое подразделение/на другую должность в той же организации
Временная работа (по срочному трудовому договору)
Особые случаи и специфические записи
Запись о совместительстве
Заполняется в том же разделе 1, но с обязательным указанием «по совместительству».
Запись о работе вахтовым методом
Указывается основное место работы (где заключен ТД), а в тексте записи делается пометка «вахтовый метод работы».
Запись об обучении (прохождение практики, стажировки)
Указывается организация и вид обучения.
Запись об изменении ФИО
Делается на титульном листе (в графе «Фамилия, Имя, Отчество») и в первой записи (раздел 1) с указанием даты и основания (например, «в связи с заключением брака»).
В первой записи (после приема): ООО «Вектор» Фамилия изменена на «Петрова» (свидетельство о браке № 123456) (подпись) / Иванова А.М. /
Исправления и ошибки
Любые исправления в трудовой книжке ЗАПРЕЩЕНЫ. Ошибки, допущенные при первом заполнении, должны быть зачеркнуты одной чертой (не целиком), после чего выше и рядом с зачеркнутой записью делается правильная. Указывается дата исправления и ставится подпись ответственного лица с расшифровкой.
Исправление: «Принят на должность инженер» (зачеркнуть) инженера. (подпись) / Иванова А.М. /
Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш вшивается, если страницы раздела 1 (или титульного листа) заполнены. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки. Заполняется по тем же правилам. На обложке ТК делается отметка: «Вклеен вкладыш № N».
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых сотрудников (если не освобождены). Бумажная ТК в этом случае не выдается, но по заявлению работника ему выдается выписка из ЭТК на бумажном носителе.
Порядок действий для работника:
- Подать заявление работодателю на получение выписки из ЭТК.
- Работодатель формирует выписку в СЗВ-ТД через систему СБИС/Контур/1С и направляет ее работнику.
- Выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная ТК.
Ключевые отличия ЭТК:
- Все записи вносятся в электронный реестр (форма СЗВ-ТД).
- Нет физического документа, пока не запрошена выписка.
- Сведения об образовании, наградах, сокращениях также вносятся в ЭТК.
- При увольнении работодатель обязан направить работнику уведомление о внесении записи в ЭТК.
Ответственность за неправильное заполнение
Неправильное заполнение трудовой книжки (включая незаполнение, подделку, искажение записей) влечет административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ), штрафы от 5 000 до 50 000 рублей. Для юридических лиц, от 50 000 до 70 000 рублей. Также работник может потребовать внесения корректных записей через суд.
Правильное заполнение трудовой книжки — это не только требование закона, но и защита трудовых прав работника. Кадровик должен:
- Использовать только актуальные бланки по форме Приказа № 320н.
- Строго следовать инструкции по формулировкам записей.
- Не допускать исправлений, а при ошибке, корректно их оформить.
- Своевременно вносить все сведения о приеме, увольнении, переводах, изменениях ФИО.
- При работе с ЭТК — четко соблюдать процедуры формирования и выдачи выписок.
При сомнениях всегда обращайтесь к тексту Приказа Минтруда России от № 320н и консультируйтесь с юристом.
Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практики кадрового делопроизводства. Дата актуализации: май 2026 года.