Важно! С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь работодатели обязаны вести трудовые книжки как в бумажном, так и в электронном формате (по выбору работника). В этой инструкции мы подробно рассмотрим правила заполнения обоих форматов.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Основные требования

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 1250 (вступило в силу с 1 января 2023 года), трудовые книжки нового образца должны заполняться с соблюдением следующих правил:

1. Язык заполнения: на русском языке. В республиках, входящих в состав РФ, допускается дублирование записей на государственном языке соответствующей республики.
2. Читаемость: записи должны быть разборчивыми, без помарок и исправлений.
3. Сроки заполнения: все записи о приёме на работу, переводе, увольнении должны быть внесены не позднее 7 дней со дня издания соответствующего приказа.
4. Подписи: каждая запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она есть).

Что должно быть в трудовой книжке

• Титульный лист с основными данными работника
• Раздел «Сведения о работе» (основной раздел)
• Раздел «Сведения о награждениях» (при наличии)
• Вкладыши (при необходимости)
• Дубликаты (при утрате оригинала)

Заполнение титульного листа

Титульный лист заполняется при первом трудоустройстве или при оформлении дубликата трудовой книжки.

Порядок заполнения

1. Фамилия, имя, отчество (полностью): пишется в дательном падеже (кому)
2. Дата рождения: число, месяц, год (например, 15 марта 1990 г.)
3. Образование: указывается полное наименование учебного заведения и полученная специальность
4. Профессия или специальность: указывается по диплому или свидетельству
5. Дата заполнения: число, месяц, год (дата приёма на работу)
6. Подпись владельца: ставится работником при первом получении трудовой книжки
7. Подпись лица, ответственного за заполнение: ставится кадровиком или руководителем

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Запись о приёме на работу

Запись о приёме на работу вноситься на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу. Формат записи:

• Графа 1: Порядковый номер записи (сквозная нумерация)
• Графа 2: Дата приёма на работу (число, месяц, год)
• Графа 3: Наименование должности (полностью), структурное подразделение
• Графа 4: Наименование документа (приказ), его дата и номер

Запись о переводе на другую работу

Запись о переводе вносится на основании приказа о переводе. Формат записи:

Запись об увольнении

Запись об увольнении должна содержать точную формулировку причины увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Наиболее распространённые формулировки:

• По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)
• По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)
• За прогул (п. 6 ст. 81 ТК РФ)
• По сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ)
• По истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ)

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

В этот раздел вносятся сведения о награждениях, поощрениях, присвоении почётных званий. Формат записи:

• Графа 1: Порядковый номер
• Графа 2: Дата награждения
• Графа 3: Наименование награды (полностью)
• Графа 4: Наименование документа, его дата и номер

Оформление вкладышей и дубликатов

Вкладыши

Вкладыши оформляются в случае, если все страницы основной трудовой книжки заполнены. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки;

Правила заполнения:

• На вкладыше проставляется та же нумерация, что и в основной книжке
• Записи заверяются так же, как и в основной книжке
• Вкладыш вшивается в трудовую книжку

Дубликаты

Дубликат оформляется при утрате или повреждении трудовой книжки. Порядок действий:

1. Работник пишет заявление на имя руководителя организации
2. Организация издаёт приказ о восстановлении трудовой книжки
3. Собираются все имеющиеся документы, подтверждающие трудовую деятельность (копии приказов, трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы)
4. Организация заполняет дубликат трудовой книжки на основании собранных документов
5. В верхнем правом углу титульного листа дубликата ставится штамп «Дубликат»

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности заполнения

С 2026 года работодатели обязаны предоставлять работникам выбор между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки. Рассмотрим основные аспекты работы с ЭТК.

Как оформить ЭТК

1. Заявление работника: сотрудник пишет заявление о выборе электронной трудовой книжки
2. Уведомление работодателя: работодатель в течение 3 дней направляет в Социальный фонд России (СФР) форму ЕФС-1
3. Заполнение ЭТК: все записи вносятся в электронный формат в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте СФР
4. Подписание: записи заверяются электронной подписью ответственного лица

Как внести данные в ЭТК

Записи в ЭТК вносятся аналогично бумажной книжке, но с учётом электронного формата:

• Запись о приёме на работу
• Запись о переводе
• Запись об увольнении
• Запись о награждениях

Где работник может посмотреть ЭТК

Сведения из электронной трудовой книжки доступны:

• В личном кабинете на портале Госуслуги
• В личном кабинете на сайте Социального фонда России
• Через мобильное приложение «Госуслуги»
• В МФЦ (при наличии запроса)

Как получить выписку из ЭТК

Работник может заказать выписку из ЭТК:

• Через портал Госуслуг (бесплатно)
• В личном кабинете на сайте СФР (бесплатно)
• В бумажном виде в МФЦ (платно)

Частые ошибки и как их избежать

Ошибки при заполнении бумажной трудовой книжки

• Неправильные формулировки причин увольнения: всегда указывайте точную статью ТК РФ
• Отсутствие подписи или печати: каждая запись должна быть заверена
• Исправления без надлежащего оформления: если допущена ошибка, нужно зачеркнуть неверную запись, сделать правильную и заверить
• Несвоевременное внесение записей: записи должны быть внесены не позднее 7 дней

Ошибки при работе с ЭТК

• Несвоевременное обновление данных: записи должны вноситься не позднее 7 дней
• Отсутствие электронной подписи: все записи должны быть подписаны ЭЦП
• Неправильное указание оснований: указывайте точные реквизиты приказов
• Не уведомление работника об изменениях: работник должен быть проинформирован о любых изменениях в ЭТК

Отчётность работодателя

Работодатель обязан предоставлять отчётность по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России. Сроки подачи:

• При приёме на работу нового сотрудника, не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приёма
• При увольнении — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем увольнения
• При изменении данных — в течение 3 дней

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Исправление ошибок в бумажной трудовой книжке

Если ошибка обнаружена в момент заполнения:

1. Неправильная запись аккуратно зачёркивается одной чертой
2. Сверху или на полях делается правильная запись
3. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью
4. В графе 4 указывается: «Запись №__ исправлена» с ссылкой на документ, на основании которого внесена исправление

Если ошибка обнаружена позднее:

1. Организация издаёт приказ об исправлении
2. Вносятся соответствующие изменения
3. Запись заверяется так же, как и основные записи

Исправление ошибок в ЭТК

В электронной трудовой книжке исправления вносятся путём:

• Добавления новой записи с пометкой «Исправление»
• Удаления неверной записи (с сохранением истории изменений)
• Подписания изменений электронной подписью

Ответы на частые вопросы

Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде?

Да, с 2026 года работник может выбрать ведение трудовой книжки только в электронном виде. Работодатель обязан предоставить такой выбор.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Работник пишет заявление на имя работодателя, который оформляет дубликат на основании имеющихся документов.

Можно ли сделать запись о работе по совместительству в основной трудовой книжке?

Нет, записи о работе по совместительству вносятся только в трудовую книжку по основному месту работы. Для совместителей ведётся отдельная трудовая книжка.

Нужно ли вносить записи о вахтовом методе работы?

Да, если вахтовый метод работы является основным местом работы, запись вносится в трудовую книжку.

Можно ли восстановить трудовую книжку задним числом?

Нет, восстановление трудовой книжки производится только на основании имеющихся документов. Записи вносятся с даты их фактического оформления.

Правильное ведение трудовой книжки — это обязанность работодателя и право работника. С 2026 года важно учитывать особенности как бумажного, так и электронного формата. Соблюдение всех правил поможет избежать спорных ситуаций при трудоустройстве, начислении пенсии и других важных моментах.

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в территориальное отделение Роструда.