Ведение трудовых книжек остается одним из ключевых направлений кадрового делопроизводства, несмотря на активный переход на электронные форматы (ЕФС-1). Согласно актуальным данным на май 2026 года, бумажные трудовые книжки все еще в ходу для определенных категорий работников и по их личному заявлению. Ошибки в заполнении могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии, поэтому кадровику необходимо строго следовать установленным правилам.
Ниже представлена детальная инструкция, основанная на действующих нормативных актах, включая Постановление Минтруда России от № 69 (в части, не противоречащей новым правилам) и актуальные требования 2025–2026 годов.
Нормативная база и общие правила
Основными документами, регулирующими процесс, являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69) — применяется в части, не противоречащей новому порядку;
- Федеральные законы, регулирующие переход на электронный документооборот (ЕФС-1).
Важно! С момента введения нового порядка ведения трудовых книжек (с 2021 года и далее в 2025–2026 гг.) приоритет имеют нормы Трудового кодекса. Если возникает конфликт между формулировками в старом Приказе Минтруда и ТК РФ, корректнее использовать формулировки Кодекса (например, «трудовой договор расторгнут» или «прекращен»).
Общие требования к записям:
- Записи вносятся чернилами (шариковой, перьевой или гелевой ручкой) черного, синего или фиолетового цвета.
- Запрещено использовать сокращения (например, нельзя писать «прик.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Все записи должны быть точным повторением текста соответствующего приказа или распоряжения работодателя.
- Даты во всех разделах проставляются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год, четырехзначными (например, ).
Заполнение титульного листа
Титульный лист заполняется при первичном заведении трудовой книжки. В 2025–2026 годах действуют следующие правила:
- ФИО владельца: пишется полностью, без сокращений, разборчивым почерком.
- Дата рождения: указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Образование: заполняется на основании документов об образовании (аттестат, диплом). Если образование неполное, пишется «неполное среднее», «неполное высшее» и т.д.
- Профессия/специальность: указывается точно так, как в документе об образовании.
- Дата заполнения: текущая дата внесения записи.
- Подпись владельца: работник собственноручно подписывает титульный лист в присутствии лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
- Подпись ответственного лица: ставится специалист по кадрам или работодатель (если нет кадровой службы).
- Печать: при наличии печати организации или кадровой службы она ставится в специально отведенном месте («М.П.»). Если печать не используется, запись заверяется только подписью.
Внесение записей о приеме на работу
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе».
Алгоритм действий:
- В графе 3 (наименование организации) вписывается полное и сокращенное название компании (если оно есть в уставе).
- В графе 1 (№ записи) ставится порядковый номер (сквозная нумерация).
- В графе 2 (Дата) указывается дата приема на работу (число, месяц, год).
- В графе 3 делается запись: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
- В графе 4 указываются реквизиты приказа: «Приказ от [дата] № [номер]».
Пример:
Графа 1: 1
Графа 2:
Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера.
Графа 4: Приказ от № 15-к.
Особенности для удаленных сотрудников
Если сотрудник работает дистанционно и трудовая книжка находится у него на руках, он должен предоставить её работодателю для внесения записи. Это можно сделать лично или направив книжку заказным письмом по почте. После внесения записи книжка возвращается сотруднику также заказным письмом с уведомлением.
Записи о переводах и переименовании компании
Любой перевод на другую постоянную работу в той же организации требует внесения записи.
- Запись формулируется как: «Переведен в [отдел] на должность [должность]».
- Основанием служит соответствующий приказ.
Если организация сменила название, запись о переименовании вносится до записи о приеме или переводе:
- В графе 1 ставится порядковый номер.
- В графе 2 — дата переименования.
- В графе 3 пишется: «Организация [старое название] с [дата] переименована в [новое название]».
- В графе 4, реквизиты приказа о переименовании или листа записи ЕГРЮЛ.
Оформление увольнений
Это самый критичный раздел. Ошибка в основании увольнения может лишить сотрудника права на пенсию.
Правила заполнения:
- В графе 3 указывается причина и основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
- Рекомендуемая формулировка (по мнению экспертов и в соответствии с приоритетом ТК РФ): «Трудовой договор расторгнут» или «Трудовой договор прекращен».
- Далее пишется основание, например: «по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 — реквизиты приказа об увольнении.
Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью (при наличии). Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая ознакомление.
Вкладыши и исправления
Вкладыш
Если раздел «Сведения о работе» закончился, вшивается вкладыш. На титульном листе основной трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Исправление ошибок
Зачеркивания в трудовых книжках категорически запрещены.
Если ошибка обнаружена:
- Вносится новая запись с следующим порядковым номером.
- В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна». Далее вносится правильная запись.
- Если ошибка была в названии организации, неверное название не зачеркивается, а в следующей строке вносится запись: «Организация [правильное название]».
Электронный формат (ЕФС-1) в 2026 году
Наряду с бумажным документом, работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР).
Ключевые моменты:
- Отчет ЕФС-1 подается не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем кадрового события (прием, перевод, увольнение).
- Для новых сотрудников, не имеющих бумажной трудовой, сведения подаются в рамках формы ЕФС-1 (подраздел 1.1).
- Сотрудник может запросить выписку (СТД-Р) у работодателя или получить сведения через Госуслуги.
Правильное ведение трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия социальной защищенности сотрудников. В 2026 году кадровому работнику необходимо совмещать навыки работы с бумажными носителями (соблюдая правила Инструкции № 69 там, где они не отменены) и уверенно работать с электронными отчетами ЕФС-1. Помните: любая запись должна быть подтверждена приказом, а исправления не должны содержать зачеркиваний.
Данная статья носит информационный характер. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным текстам нормативно-правовых актов и консультациям экспертов по трудовому праву.