Трудовая книжка установленного образца остается основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Она позволяет работодателю отследить весь трудовой путь сотрудника, а для самого работника служит главным подтверждением его стажа. Поэтому учет, хранение и своевременная инвентаризация трудовых книжек и вкладышей — это не просто формальность, а строгая обязанность работодателя, за неисполнение которой предусмотрена административная ответственность.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно провести инвентаризацию, какие учетные книги должны быть в организации, и на какие актуальные требования 2026 года стоит обратить особое внимание.

Нормативная база: Приказ Минтруда № 320н

С 1 сентября 2021 года в силу вступил Приказ Минтруда России от № 320н, который актуален и в 2026 году. Он утвердил новые Правила ведения и хранения трудовых книжек. Инспекторы Роструда напоминают: именно этот документ регламентирует порядок учета бланков и самих книжек, а также обязательность их инвентаризации.

Какие книги учета должны быть в организации?

Чтобы инвентаризация прошла успешно, необходимо убедиться, что в компании корректно ведутся два обязательных регистра. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием чистых бланков, с указанием серии и номера каждого бланка.
2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ведется кадровой службой или другим подразделением, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Важно о форме книг

Унифицированная форма книги учёта трудовых книжек и вкладышей в них отменена как обязательная с 1 сентября 2021 года. Сейчас работодатель вправе разработать свою удобную форму, однако она должна содержать все необходимые реквизиты для учета (серию, номер, ФИО владельца, должность и т.д.). При этом Минтруд в письме от 5 мая 2021 г разъяснил: вести обе книги учета нужно на бумажном носителе (электронный формат не допускается), они должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Особенности учета вкладышей

Когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы (все разделы заполнены), выдается вкладыш. У многих кадровиков возникает вопрос: нужно ли регистрировать вкладыш отдельно?

Согласно п. 41 Правил, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются не только сами книжки, но и выданные вкладыши. При этом в самой трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и без нее недействителен, однако учет он проходит как самостоятельный документ с указанием своих уникальных серии и номера.

Инвентаризация трудовых книжек и вкладышей: пошаговый алгоритм

Инвентаризация — это сверка фактического наличия бланков и заполненных документов с данными бухгалтерского и кадрового учета. Проводится она регулярно, а также при смене материально ответственного лица.

Шаг 1. Издание приказа

Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения и причины (например, ежегодная проверка или увольнение ответственного сотрудника).

Шаг 2. Проверка наличия и состояния

Комиссия пересчитывает:

• Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей (хранятся в сейфе у ответственного лица).
• Заполненные трудовые книжки и вкладыши (находящиеся на хранении у работодателя на руках у работающих сотрудников, а также невостребованные книжки уволенных сотрудников).

Особое внимание уделяется сохранности — отсутствию порчи, поддельных записей, а также соответствию серий и номеров.

Шаг 3. Сверка с учетными данными

Фактическое наличие сверяется:

• По чистым бланкам — с данными Приходно-расходной книги (бухгалтерия).
• По заполненным книжкам и вкладышам, с данными Книги учета движения (отдел кадров).

Шаг 4. Оформление результатов инвентаризации

Каким документом отражают результаты инвентаризации чистых бланков вкладышей в трудовые книжки и самих книжек?

Для этого используется Акт инвентаризации. В акте отражаются выявленные расхождения: недостача, излишки или порча бланков. К акту прилагаются объяснительные записки материально ответственных лиц, если обнаружены недостачи.

Бухгалтерский учет бланков

При инвентаризации важно учитывать специфику бухгалтерского учета бланков строгой отчетности:

• Бланки трудовых книжек (вкладышей в них) учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» до момента их непосредственной выдачи работникам.
• В бухучете допустимо стоимость трудовых книжек и вкладышей к ним сразу отражать в прочих расходах. В составе запасов их отражать не обязательно.

Актуальные требования и нюансы в 2026 году

• Трудовые книжки нового образца используются в России с 1 января 2023 года. Однако за работниками, не подавшими заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), сохраняется право на ведение бумажной книжки.
• Выпуск бланков: бланки и вкладыши бумажных трудовых книжек, которые еще ведут работодатели, сможет выпускать только компания «Гознак».
• Отправка почтой: если сотруднику в день увольнения бумажная трудовая книжка отправлена почтой (по его заявлению или из-за невозможности личной выдачи), нужно обязательно внести запись об этом в книге движения трудовых книжек с указанием реквизитов почтового отправления.

Ответственность

Отсутствие обязательных книг учета, нарушение правил их ведения, а также отсутствие или неправильное проведение инвентаризации трудовых книжек и вкладышей является нарушением трудового законодательства. За это Государственная инспекция труда (ГИТ) может оштрафовать работодателя по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Инвентаризация трудовых книжек и вкладышей — это важный контрольный инструмент, который защищает как работодателя от штрафов ГИТ, так и сотрудников от потери их стажа. Главное — регулярно сверять фактическое наличие бланков с данными Приходно-расходной книги и Книги учета движения, обеспечивать надлежащее хранение документов в сейфе и своевременно оформлять акты инвентаризации при выявлении любых расхождений.