Вопрос о необходимости ведения собственной трудовой книжки индивидуальным предпринимателем (ИП) — один из самых частых и неоднозначных в кадровом учете. Многие предприниматели, переходящие из статуса наемного работника в статус ИП, задаются вопросом: а как же подтверждать свой стаж? Нужно ли вносить запись о своей предпринимательской деятельности? Давайте разберемся детально, основываясь на действующем законодательстве РФ.
Ключевой вывод: ИП НЕ ведет собственную трудовую книжку
Главное, что нужно запомнить: индивидуальный предприниматель не вносит и не ведет записи в свою личную трудовую книжку о своей предпринимательской деятельности. Деятельность в качестве ИП не является трудовой в понимании Трудового кодекса РФ. Следовательно, она не отражается в трудовой книжке.
Почему так? Правовая основа
- Трудовая деятельность — это работа по трудовому договору (контракту) между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом).
- Предпринимательская деятельность ИП, это самостоятельная деятельность, осуществляемая на свой страх и риск, с целью получения прибыли. Здесь ИП не является работником, а сам выступает в роли собственника бизнеса.
- Поскольку между ИП и самим собой не может быть заключен трудовой договор, период работы в качестве ИП не засчитывается в трудовой стаж в традиционном понимании.
Как ИП подтверждает свой стаж и страховой период?
Если запись в трудовой книжке не вносится, как же тогда подтверждать период работы в качестве ИП для назначения пенсии?
Все периоды предпринимательской деятельности, в течение которых ИП уплачивал обязательные страховые взносы в Пенсионный фонд РФ (ПФР), отражаются не в трудовой книжке, а в индивидуальном лицевом счете (ИЛС) в ПФР. Именно на основании данных этого счета ПФР назначает пенсию, учитывая все страховые периоды, включая периоды деятельности ИП.
Обязанности ИП как работодателя: ведение книжек для сотрудников
Важно не путать отсутствие обязанности вести свою книжку с обязанностью вести трудовые книжки на своих наемных работников. Если ИП нанимает сотрудников по трудовому договору, он обязан:
- Оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней (если эта работа для него основная).
- Вносить корректные записи о приеме на работу, увольнении, переводах, награждениях и т.д.
- Хранить трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа) и выдавать их работникам по первому требованию.
Кто подписывает записи в трудовой книжке сотрудника ИП?
Записи в трудовой книжке работника ИП подписывает сам индивидуальный предприниматель (как работодатель) и заверяются его личной подписью. Печать обязательна только если ИП использует печать в своей деятельности. Если печати нет, достаточно подписи ИП.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и ИП
С 1 января 2021 года все работодатели, включая ИП, обязаны вести сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде (в форме ЭТК) через портал Госуслуг или напрямую в ПФР. Однако:
- Если работник настаивает на бумажном варианте, ИП обязан оформить ему бумажную трудовую книжку или вкладыш в нее.
- Для самого ИП как субъекта предпринимательской деятельности ЭТК не ведется, так как это не трудовые отношения.
Практические рекомендации для ИП
Для себя:
Не пытайтесь вносить запись о своей деятельности в качестве ИП в трудовую книжку. Это неправомерно. Для подтверждения стажа и пенсионных прав вам нужна только выписка из индивидуального лицевого счета в ПФР, куда автоматически попадают все ваши страховые периоды при уплате взносов.
Для сотрудников:
Если вы нанимаете работников, относитесь к ведению их трудовых книжек (бумажных или электронных) так же серьезно, как и любая организация. Ошибки в записях могут привести к проблемам для работника при оформлении пенсии и для вас — к административной ответственности;
Частый вопрос: «А что, если я работал по трудовому договору, потом стал ИП, а потом снова устроился по трудовому договору?»
В этом случае у вас будет две (или более) бумажные трудовые книжки или одна с разными записями. Период работы в качестве ИП между этими трудовыми договорами не будет отражен в трудовой книжке, но будет учтен в ПФР как страховой период при наличии уплаченных взносов. При увольнении с последнего места работы по трудовому договору вам выдадут трудовую книжку, где будут записи только о трудовых периодах.
Таким образом, собственная трудовая книжка индивидуального предпринимателя — понятие, которое не существует в правовом поле РФ. Период предпринимательской деятельности — это страховой период, а не трудовой. Он подтверждается через Пенсионный фонд, а не через записи в трудовой книжке. При этом ИП как работодатель должен строго соблюдать правила ведения трудовых книжек (или ЭТК) для своих наемных сотрудников.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к профессиональному кадровику или юристу, а также уточнять актуальность норм на официальных ресурсах (Трудовой кодекс РФ, сайт ПФР, Минтруда).