Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос о необходимости трудовой книжки при регистрации и ведении деятельности индивидуального предпринимателя (ИП) возникает у многих начинающих бизнесменов. В данной статье мы подробно рассмотрим, когда трудовая книжка действительно требуется, как её правильно оформлять, какие нормы действуют в 2026 году и какие альтернативы (электронная трудовая книжка) существуют.

Трудовая книжка и индивидуальный предприниматель: правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1) трудовые книжки ведутся работодателями в отношении работников, состоящих с ними в трудовых отношениях. Индивидуальный предприниматель сам по себе не является работником в отношении своей предпринимательской деятельности, поэтому:

Записи о собственной предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносятся.
Трудовая книжка нужна ИП только в том случае, если он принимает на работу сотрудников и ведёт их трудовые книжки (бумажные или электронные).

Этот вывод подтверждается разъяснениями Минтруда России и Пенсионного фонда РФ (см. материалы КонсультантПлюс, Блог Билайн для предпринимателей, статьи от 2021‑2026 гг.).

Когда трудовая книжка требуется ИП?

При приёме на работу сотрудников

Если ИП оформляет трудовые договоры с физическими лицами, он обязан:

Завести трудовую книжку (или электронную трудовую книжку) для каждого newly hired сотрудника.
Внести запись о приёме на работу, указав полное и сокращённое наименование ИП, дату приёма, должность, условия труда.
Завершить запись своей подписью (или подписью ответственного лица) и печатью организации (при наличии печати).

При переводе сотрудника к другому работодателю

При переводе работника в другую организацию (или к другому ИП) в трудовой книжке делается запись о переводе с указанием:

наименования организации, куда осуществляется перевод;
даты перевода;
основания перевода (согласие работника, приказ и т.д.).

При увольнении

При расторжении трудового договора вносят запись об увольнении с указанием основания (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.п.) и даты.

Как оформить трудовую книжку для работников ИП?

Выбор формы: бумажная или электронная

С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2023 года обязательному использованию новых бланков подлежат только бумажные книжки, выданные до этой даты. Однако:

ИП может выбрать любой из двух способов ведения трудовой книжки для каждого работника (бумажная или электронная).
Если работник впервые трудоустраивается после 1 января 2021 года, ИП обязан оформить только электронную трудовую книжку.

Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки

Получить бланк трудовой книжки (можно скачать бесплатно с сайтов Моё дело, КонсультантПлюс или приобрести в канцелярии).
Заполнить титульный лист: ФИО сотрудника, дата рождения, образование, профессия.
В разделе «Сведения о работе» сделать запись о приёме:

Дата (число, месяц, год).
Номер записи (по порядку).
Наименование организации: ИП Фамилия И.О. (например, «ИП Иванов Иван Иванович»).
Сокращённое наименование: ИП Иванов И.О..
Должность.
Основание приказа о приёме (номер и дата).

Подпись ответственного лица (ИП или уполномоченного сотрудника) и печать (если есть).
При необходимости – внести запись о переводе, увольнении, награждении и т.д., следуя тем же правилам.

Оформление электронной трудовой книжки

Для ЭТК все действия выполняются через личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или в системе СФР (Социальный фонд России):

Зарегистрироваться как работодатель (ИП) в Едином реестре страхователей.
Сформировать электронный документ «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС‑1) и направить его в СФР.
Сотрудник получает уведомление в своём личном кабинете на Госуслугах и может подтвердить получение сведений.
Все записи (приём, перевод, увольнение) хранятся в электронном виде и доступны работнику в любое время.

Преимущества ЭТК: отсутствие риска потери документа, автоматический учёт стажа для начисления пенсии, возможность быстрой выписки справки о стаже.

Нужна ли трудовая книжка самому ИП?

Как уже отмечалось, деятельность индивидуального предпринимателя не считается трудовой в смысле ТК РФ. Поэтому:

Записи о собственной предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносятся.
Для подтверждения стажа работы ИП достаточно выписки из ЕГРИП и данных Пенсионного фонда (СФР) о начисленных страховых взносах.
Если ИП ранее был трудоустроен по трудовому договору и имеет трудовую книжку с записями о предыдущей работе, эту книжку он сохраняет, но новые записи о своей ИП‑деятельности в неё не добавляет.

Пример: Иванов И.И. работал в ООО «Ромашка» с 2015 по 2020 гг., трудовая книжка содержит запись о приёме и увольнении. С 2021 года он открыл ИП по оказанию IT‑услуг. В трудовой книжке больше не делается запись о деятельности ИП; для пенсии стаж считается по данным СФР о взносах, уплаченных за период ИП‑деятельности.

Образцы записей и бланков

Образец записи о приёме на работу к ИП (бумажная форма)

Запись № 1
Наименование организации: ИП Петров Петр Петрович
Сокращённое наименование: ИП Петров П.П.
Должность: менеджер по продажам
Основание: Приказ № 23 от о приёме на работу
Подпись: _____________________ (Петров П.П.)
Печать: (если есть)

Образец электронной записи (форма ЕФС‑1)

Тип сведения: Приём на работу.
Дата события: .
ИНН работодателя: 7701234567.
Наименование работодателя: ИП Петров Петр Петрович.
СНИЛС сотрудника: 123‑456‑789 00.
Должность: менеджер по продажам.
Основание: Приказ № 23 от .

Эти образцы можно скачать в формате Word или PDF с сайтов Моё дело, КонсультантПлюс или официального портала Минтруда.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ИП вести трудовую книжку, если у него нет сотрудников?

Нет. Если ИП работает seul (без наёмных работников), трудовая книжка не требуется ни для него, ни для кого‑либо другого.

Можно ли ИП выдать сотруднику бумажную трудовую книжку бесплатно?

Да. Трудовую книжку можно выдать бесплатно; её стоимость не считается доходом сотрудника, если она не превышает 4 000 руб. в год (подарок, не облагаемый НДФЛ).

Что делать, если у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка?

ИП должен продолжать вести учёта в электронном виде: формировать и направлять сведения в СФР через форму ЕФС‑1. Дублировать запись в бумажную книжку не требуется.

Нужно ли заверять записи печатью ИП?

Если у ИП есть печать, запись заверяется её оттиском. Если печати нет, достаточно подписи ответственного лица (самого ИП или уполномоченного сотрудника).

Как подтвердить стаж работы ИП для пенсии, если трудовая книжка не ведётся?

Стаж подтверждается данными СФР о начисленных страховых взносах за период деятельности ИП. При обращении в Пенсионный фонд достаточно предоставить выписку из личного кабинета на Госуслугах или справку из СФР.

Трудовая книжка нужна ИП только в отношении наёмных работников.
Записи о собственной предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносятся.
С 2020 года действует электронная трудовая книжка; с 2023 года обязательны новые бланки для бумажных версий, но выбор формы остаётся за работодателем.
Оформление записей следует выполнять строго по инструкции: без сокращений, с полными наименованиями ИП, с подписью и печатью (при наличии).
Для подтверждения собственного стажа достаточно данных СФР о страховых взносах; трудовая книжка в этом случае не требуется;

С учётом актуального законодательства на 21 мая 2026 года рекомендуется ИП, планирующему найм сотрудников, сразу настроить электронный документооборот в СФР – это упростит ведение трудовых книжек и обеспечит прозрачность расчёта пенсионного стажа для всех участников трудовых отношений.