Вопрос о том, как индивидуальный предприниматель (ИП) должен работать с трудовыми книжками, является одним из самых частых как у начинающих, так и у опытных бизнесменов. Существует множество мифов и заблуждений на этот счет. В этой статье мы подробно разберем, имеет ли право ИП делать записи в трудовой книжке, как он должен оформлять своих сотрудников и что делать со своей собственной книжкой.
Делает ли ИП запись самому себе в трудовую книжку?
Это, пожалуй, самый популярный вопрос среди предпринимателей. Многие ИП считают, что раз они работают и получают доход, то должны зафиксировать этот факт в своем основном документе о трудовом стаже. Однако законодательно это категорически запрещено и не имеет смысла.
Индивидуальный предприниматель не вступает сам с собой в трудовые отношения. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель, это одна сторона, а работник — другая. ИП не может быть работником по отношению к самому себе. Деятельность в качестве ИП подтверждается иными документами:
- Свидетельством о регистрации ИП (или листом записи ЕГРИП);
- Выпиской из ЕГРИП;
- Уплатой страховых взносов и налогов.
Даже если предприниматель по незнанию внесет такую запись, Пенсионный фонд просто не примет этот документ при расчете стажа. Таким образом, ИП не вносит записи в свою трудовую книжку, так как законодательство такой возможности не предусматривает. Стаж в качестве ИП идет автоматически за счет отчислений в Социальный фонд.
Как ИП делает записи в трудовые книжки своих работников?
Если в вопросе оформления себя все однозначно, то с наемными сотрудниками ситуация иная. Здесь действует четкое правило: ИП вносит записи в трудовые книжки своих сотрудников точно так же, как и юридическое лицо. Никаких особых требований или отличий для предпринимателей не предусмотрено.
Основания для внесения записи
Запись в трудовую книжку работника вносится только после того, как выполнены следующие шаги:
- Издание приказа о приеме на работу. Именно приказ является документом, на основании которого делается запись в трудовой книжке сотрудника и заводится его личная карточка.
Какие записи делает ИП в книжке работника?
В трудовую книжку работника индивидуального предпринимателя вносятся записи о:
- Приеме на работу;
- Переводах на другие должности или отделы;
- Поощрениях;
- Увольнении.
Вносить записи нужно только при наступлении этих определенных кадровых событий. В графе «Сведения о работе» в качестве работодателя указывается именно индивидуальный предприниматель (например: ИП Иванов И.И.).
Вопрос печати: обязательно ли ставить оттиск?
Многие предприниматели работают без круглой печати, так как закон этого не требует. Возникает резонный вопрос: действительно ли запись в трудовой книжке ИП без печати имеет юридическую силу?
Судебная практика и разъяснения государственных органов подтверждают: отсутствие печати работодателя на записи о трудоустройстве не свидетельствует о том, что работник не осуществлял трудовую деятельность. Если в материалах дела или в личном деле сотрудника имеються иные доказательства работы (справка 2-НДФЛ, справки из фондов, сам трудовой договор и приказ), запись признается действительной. Таким образом, если ИП работает без печати, он просто заверяет запись своей подписью.
Особенности оформления сотрудников, работающих до 2006 года
Отдельного внимания заслуживают ситуации, когда работник трудится у ИП по трудовому договору с января 2004 года, то есть до вступления в силу Федерального закона от № 90-ФЗ. До этого времени ИП не имели статуса работодателя в том виде, в котором он есть сейчас, и не могли вносить записи в трудовые книжки.
Если сотрудник работает по настоящее время, ИП должен внести запись о приеме на работу текущей датой, подтвердив стаж более раннего периода заключенными договорами и приказами. Для подтверждения стажа за период до 2006 года при необходимости работник может обратиться в Пенсионный фонд с архивными справками и документами от работодателя.
Что делать с трудовой книжкой, если работник пропал?
Иногда случается так, что работник увольняется, но за трудовой книжкой не приходит. Как ИП должен поступить в этом случае?
Согласно правилам ведения и хранения трудовых книжек, когда работник не дает о себе знать, ИП обязан хранить невостребованный документ у себя в течение 2 лет с даты увольнения. В этот период предприниматель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Если по истечении двух лет документ так и не забрали, ИП должен передать ее для хранения в архив.
Краткие итоги
Чтобы систематизировать всю информацию, приведем главные выводы:
- ИП не вносит записи в свою трудовую книжку. Себя предприниматель не может нанять на работу, а его стаж подтверждается выписками из ЕГРИП и фактами уплаты взносов.
- ИП обязан вести трудовые книжки на своих наемных работников по общим правилам, идентичным для юридических лиц.
- Отсутствие печати у ИП не делает запись в трудовой книжке недействительной, если есть другие подтверждающие документы.
- Основанием для внесения записи всегда является приказ о приеме на работу, изданный после подписания трудового договора.
Соблюдение этих простых правил позволит индивидуальному предпринимателю избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и гарантировать своим сотрудникам правильный расчет страхового и трудового стажа в будущем.