В современной российской практике кадрового учёта возникает множество вопросов, связанных с ведением трудовых книжек, особенно когда речь заходит о предпринимателях — индивидуальных предпринимателях (ИП). Многие считают, что ИП не может быть «работником» в собственной организации, и поэтому запись о его деятельности в трудовую книжку не нужна. Однако это заблуждение. Ниже мы подробно разберём, когда и как вносить запись о работе ИП в трудовую книжку, какие документы требуются, и какие правовые нюансы нужно учитывать.
Может ли ИП иметь запись о себе в трудовой книжке?
Да, может, но только в одном случае: если ИП оформляет себя в качестве работника по трудовому договору в собственной организации. Это возможно, если ИП:
- Принимает на работу других сотрудников (например, бухгалтера, менеджера, водителя);
- Сам при этом заключает с собой трудовой договор и получает заработную плату;
- Оплачивает за себя страховые взносы (в т.ч. на обязательное пенсионное и социальное страхование);
- Платит НДФЛ с собственной зарплаты.
Важно! Сам по себе факт регистрации ИП не является основанием для внесения записи в трудовую книжку. Только трудовые отношения, оформленные по Трудовому кодексу РФ, дают право на внесение записи.
Правовая основа
Согласно статье 20 Трудового кодекса РФ, трудовой договор может заключаться как между работодателем и работником, так и между работодателем (в лице ИП) и самим собой, если он является работником по трудовому договору.
При этом Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» прямо указывает, что запись в трудовую книжку вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя о приёме на работу.
Следовательно, если ИП оформил себя как работника — он должен:
- Заключить с собой трудовой договор;
- Издать приказ о приёме на работу (форма № Т-1);
- Внести запись в трудовую книжку в установленном порядке.
Как правильно внести запись о работе ИП в трудовую книжку
Процедура внесения записи аналогична записи о приёме на работу любого другого сотрудника. Алгоритм следующий:
ИП заключает с собой трудовой договор, в котором указываются:
- ФИО работника (то есть самого ИП);
- Должность (например, «Генеральный директор», «Бухгалтер», «Руководитель»);
- Условия оплаты труда;
- Режим работы;
- Дата начала работы.
Договор подписывается с обеих сторон: с одной стороны — ИП как работодатель, с другой — ИП как работник. Для юридической корректности рекомендуется использовать две подписи с расшифровкой: «ИП Иванов И.И. (работодатель)» и «ИП Иванов И.И. (работник)».
Шаг 2: Издаётся приказ о приёме на работу
Форма приказа, Т-1 (утверждена Росстатом). В графах указывается:
- Наименование работодателя: ИП Иванов И.И.
- ФИО работника: Иванов Иван Иванович
- Должность: Генеральный директор
- Дата приёма:
- Основание: трудовой договор № 1 от
Приказ подписывается ИП (как работодатель) и вручается работнику (самому себе) под роспись.
Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Работа по месту основной работы» в следующем формате:
- Номер записи: 1
- Дата приёма:
- Наименование организации: ИП Иванов И.И.
- Должность: Генеральный директор
- Основание: трудовой договор № 1 от , приказ № 1 от
Важно! Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с даты приёма (согласно ст. 66 ТК РФ). Запись оформляется печатью работодателя (если она есть) и подписью ответственного лица (обычно — самим ИП).
Что делать, если у ИП нет печати?
Согласно Постановлению Правительства РФ № 225, если у работодателя (ИП) нет печати, запись в трудовую книжку не требует её использования. Достаточно подписи ИП и указания ФИО, должности и реквизитов документа.
Пример записи без печати:
Запись № 1
— принят на работу в качестве генерального директора в ИП Иванов И.И. на основании трудового договора № 1 от и приказа № 1 от .
Подпись: ___________ /И.И. Иванов/
Можно ли вносить запись о работе ИП в электронную трудовую книжку?
Да, можно и нужно. С 2021 года все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для новых сотрудников, если работник не подал заявление о сохранении бумажной версии.
Если ИП оформляет себя как работника, он должен:
- Подать заявление о ведении ЭТК (если ещё не подавал);
- Внести запись в ЭТК через систему СЗВ-ТД (форма отчётности о приёме/увольнении);
- Уведомить Пенсионный фонд РФ о приёме на работу (в срок до 15 числа месяца, следующего за месяцем приёма).
Запись в ЭТК формируется автоматически при подаче СЗВ-ТД. В ней указываются те же данные: ИП, должность, дата приёма, основание.
Ошибки, которых следует избегать
- Не вносить запись, если ИП платит себе зарплату и начисляет взносы, но не оформляет трудовой договор и не вносит запись — это нарушение ТК РФ. Работник (сам ИП) лишается подтверждения стажа.
- Указывать «самозанятый» или «ИП» вместо должности — в трудовой книжке пишется именно должность (например, «Генеральный директор»), а не статус «ИП».
- Не оформлять приказ — запись без приказа считается недействительной.
- Использовать запись «работа по совместительству» — если ИП работает на себя, это основная работа, а не совместительство.
Зачем это нужно?
Запись о работе ИП в трудовой книжке имеет важное значение для:
- Подтверждения трудового стажа — для назначения пенсии;
- Получения пособий — по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребёнком;
- Получения кредитов — банки требуют подтверждения стажа и дохода;
- Оформления виз — некоторые страны запрашивают подтверждение занятости;
- При трудоустройстве в будущем — если ИП решит устроиться на работу в другую компанию, стаж как работника будет подтверждён.
Что делать, если запись не была сделана?
Если запись о работе ИП пропущена, её можно внести в любое время по заявлению работника (самого ИП). Для этого:
- Подготавливаются все первичные документы: трудовой договор, приказ, выписка из ЕГРИП, справка о начислении зарплаты и уплате взносов;
- Издается дополнительный приказ о внесении пропущенной записи;
- Запись вносится в трудовую книжку с указанием даты фактического приёма и даты внесения записи;
- В ЭТК — подаётся корректирующая СЗВ-ТД.
Роструд подтверждает: «Внесение пропущенной записи о работе ИП в трудовую книжку не запрещено и является правом работника».
Работа ИП может и должна быть отражена в трудовой книжке, если он оформил себя как работника по трудовому договору. Это не только законно, но и крайне важно для защиты своих прав в будущем — при выходе на пенсию, при получении пособий или при смене места работы.
Ключевые шаги:
- Заключить трудовой договор с собой;
- Издать приказ о приёме на работу;
- Внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную);
- Оплачивать страховые взносы и НДФЛ с собственной зарплаты.
Не игнорируйте этот формальность, она может стать решающим фактором при расчёте вашей будущей пенсии или при оформлении важных документов. Лучше сделать всё правильно с первого раза, чем потом восстанавливать документы через суд или Пенсионный фонд.
Совет профессионала: Если вы ИП и планируете вести трудовую деятельность как работника — сразу оформляйте трудовой договор и вносите запись. Это сэкономит вам годы нервов и бюрократических хлопот в будущем.