Один из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются кадровые специалисты и руководители — как правильно отразить в трудовой книжке (ТК) ситуацию, когда сотрудник временно исполняет обязанности другого работника (ИО). Ошибки в оформлении этого процесса могут привести к спорам с трудовой инспекцией или самому работнику.
Исполнение обязанностей: правовой аспект
Прежде всего, необходимо разграничить два понятия: временное исполнение обязанностей (совмещение) и перевод на другую должность. Согласно Трудовому кодексу РФ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или выполнение дополнительной работы по совместительству не является сменой основной должности сотрудника.
Важное правило: Если сотрудник временно исполняет обязанности другого лица (например, начальника отдела, который находится в отпуске или на больничном), это не считается переводом на другую работу. Следовательно, такая ситуация не требует внесения записи в трудовую книжку.
Когда запись в трудовую книжку НЕ вносится
В следующих случаях запись о том, что сотрудник является «исполняющим обязанности» (ИО), в трудовую книжку не вносится:
- При временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника (ст. 60.2 ТК РФ).
- При совмещении должностей, когда работник выполняет дополнительную работу без смены основной должности.
- При краткосрочном поручении разовых задач, не связанных с полноценным замещением должности.
Основанием для таких действий является дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ по организации. Именно эти документы, а не запись в ТК, подтверждают статус ИО и право на доплату.
Когда запись в трудовую книжку ОБЯЗАТЕЛЬНА
Существуют ситуации, когда «исполнение обязанностей» фактически превращается в смену трудовой функции. В этих случаях запись вносить необходимо:
Постоянный перевод на другую должность
Если сотрудника переводят на должность руководителя или специалиста на постоянной основе (даже если в приказе указано, что он «вступает в должность»), это считается переводом. В трудовую книжку вносится запись о переводе на соответствующую должность без приставки «исполняющий обязанности».
Признание временного перевода постоянным
Согласно Приказу Минтруда РФ № 320н, если временный перевод работника на другую работу признается постоянным, в трудовую книжку вносится запись. В этом случае:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата фактического начала исполнения обязанностей (дата начала временного перевода).
- В графе 3 указывается должность и ссылка на документ (приказ).
Прием на работу в качестве основного сотрудника
Если человек принимаеться в организацию сразу на должность руководителя, запись вносится в общем порядке: «Принят на должность начальника управления». Использовать формулировку «временно исполняющий обязанности» в графе 3 раздела «Сведения о работе» не рекомендуется и зачастую считается некорректным с точки зрения кадрового делопроизводства.
Общие правила ведения трудовых книжек (памятка)
Для того чтобы избежать ошибок при заполнении документа, помните о базовых требованиях законодательства:
- Срок оформления: Работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего более 5 дней на основной работе (ст; 66 ТК РФ).
- Ознакомление: С каждой записью о приеме, переводе или увольнении работодатель обязан ознакомить работника под роспись в личной карточке.
- Электронные книжки (ЭТК): С 1 января 2021 года введен переход на электронный формат. Однако бумажные книжки продолжают вестись для тех, кто не отказался от них в пользу электронного варианта.
- Основание записей: Любая запись в ТК должна базироваться на приказе или распоряжении работодателя.
Резюме
Если ваш сотрудник просто «подменяет» коллегу на время его отсутствия — в трудовую книжку ничего не пишите. Оформите это дополнительным соглашением и приказом. Если же происходит реальная смена должности (перевод), вносите запись о переводе на конкретную должность, избегая формулировок «ИО» или «ВРИО» в самом бланке трудовой книжки.