Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, его должностные назначения, периоды отпуска, а также основания для увольнения. При трудоустройстве в России граждане Казахстана часто задаются вопросом: можно ли использовать казахстанскую трудовую книжку или необходимо оформлять новую российскую (или электронную) запись?

В статье рассмотрим:

• правовой статус казахстанских трудовых книжек в РФ;
• какие изменения внесены в Трудовой кодекс РФ и в нормативные акты России с 2020‑го года;
• когда требуется новая книжка, а когда допускается продолжать вести записи в казахстанском документе;
• практические рекомендации для работодателей и работников;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие вопрос использования иностранных трудовых книжек в России:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1 (введена поправкой от ) предусматривает электронный учёт трудовой деятельности для работников, впервые поступающих на работу после этой даты.
2. Постановление Правительства РФ от № 225 – регламентирует порядок ведения трудовой книжки и её образцы.
3. Приказы Роструда (теперь – Федеральная служба по труду и занятости) и методические рекомендации по электронным трудовым книжкам (Онлайн‑инспекция.рф, 2024).
4. Межгосударственное соглашение о свободном передвижении граждан СНГ, в частности, положения о признании трудового стажа, заключённые между РФ и РК.

Какой документ признаётся в России?

Когда требуется новая трудовая книжка?

Согласно совокупности нормативных актов, новая книжка (или электронный профиль) обязателен в следующих случаях:

• Первый трудовой опыт в России после . Сотрудник обязан оформить электронную трудовую книжку через портал Онлайн‑инспекция.рф или получить бумажную книжку образца РФ.
• Работник отказался от ведения бумажной книжки (см. КонсультантПлюс: «Это правило не распространяется на работников, которые отказались от ведения трудовой книжки»).
• Казахстанская книжка образца 1995‑г. и новее, а также любые книжки, выпущенные после 2020‑го года, не соответствуют российским образцам и не могут использоваться в РФ.
• Работодатель требует электронный учёт в соответствии с внутренними регламентами (например, в государственных учреждениях, крупных корпорациях).

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Проверка документа

1. Уточните у соискателя, какой образец трудовой книжки у него есть (год выпуска, серия, наличие герба СССР и т.п.).
2. Если книжка – образца 1974‑г., проверьте, не отказался ли работник от её ведения.
3. Если книжка – образца 1995‑г. и новее, подготовьте новую российскую книжку или электронный профиль.

Шаг 2. Оформление новой книжки (при необходимости)

1. Обратитесь в отдел кадров или в МФЦ (многофункциональный центр государственных услуг) за бумагой образца РФ.
2. Заполните заявление «О выдаче трудовой книжки» и приложите паспорт, миграционную карту и СНИЛС.
3. Получив книжку, внесите запись о первом месте работы (дата, должность, основание приема).

Шаг 3. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка»

1. Создайте аккаунт на портале Онлайн‑инспекция.рф (или через портал Госуслуги).
2. Загрузите скан паспорта, миграционной карты и СНИЛС.
3. Работодатель в личном кабинете вносит запись о приёме на работу.
4. Сотрудник получает уведомление о создании электронного профиля; при необходимости можно распечатать выписку.

Шаг 4. Хранение и передача данных

• Для бумажной книжки – хранить в надёжном месте, обеспечить её сохранность при увольнении.
• Для электронного учёта – данные автоматически передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) и в Фонд социального страхования (ФСС).

Пошаговая инструкция для работника (гражданина Казахстана)

1. Определите тип своей трудовой книжки. Если у вас книжка 1974‑го образца, уточните у работодателя, готов ли он вести записи в ней;
2. Если книжка старого образца недоступна, получите российскую трудовую книжку в МФЦ или через работодателя.
3. Если вы впервые трудоустраиваетесь в России после , регистрируйтесь в системе электронных трудовых книжек (Онлайн‑инспекция.рф).
4. Предоставьте работодателю необходимые документы: паспорт, миграционную карту, СНИЛС, а при наличии – старую трудовую книжку.
5. После оформления проверьте запись о приёме: дата, должность, основание (трудовой договор, приказ).
6. При увольнении запросите выписку из электронной книжки или заверенную запись в бумажной книжке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли продолжать вести записи в казахстанской трудовой книжке образца 1974‑г., если я впервые работаю в России?

Ответ: Да, если работник не отказался от ведения бумажной книжки и работодатель согласен вести записи в ней. Однако, с 2021‑го года большинство работодателей переводят учёт в электронный формат, поэтому рекомендуется оформить электронную трудовую книжку.

Вопрос 2. Что делать, если у меня книжка образца 1995‑г., а работодатель требует российскую книжку?

Ответ: В этом случае необходимо оформить новую трудовую книжку образца РФ (бумажную) или зарегистрироваться в системе электронных трудовых книжек. Старую казахстанскую книжку можно оставить у себя как документ, подтверждающий прежний стаж, но в неё нельзя вносить новые записи.

Вопрос 3. Как учитывается мой стаж, полученный в Казахстане, при расчёте пенсии в России?

Согласно межгосударственному соглашению о социальном страховании между РФ и РК, периоды трудовой деятельности, отработанные в Казахстане, учитываются при расчёте пенсионных прав в России. Для этого необходимо предоставить работодателю справку о трудовом стаже (форма 2‑н) и копию казахстанской трудовой книжки.

Вопрос 4. Нужно ли мне сдавать казахстанскую трудовую книжку в ПФР?

Нет. ПФР принимает сведения только из российской (бумажной) или электронной трудовой книжки. Однако копию казахстанской книжки следует хранить, чтобы в случае проверки подтвердить стаж за пределами РФ.

Вопрос 5. Можно ли использовать электронную трудовую книжку, если у меня уже есть бумажная казахстанская книжка?

Да. Электронный учёт заменяет любые бумажные формы. При регистрации в системе «Электронная трудовая книжка» вы получаете уникальный идентификатор, а все записи будут храниться в единой базе данных. При необходимости можно запросить бумажную выписку.

Практические рекомендации

• Для работодателей:
  • Включите в инструкцию по приёму на работу пункт о проверке типа трудовой книжки у иностранных граждан.
  • Обеспечьте доступ к порталу Онлайн‑инспекция для всех новых сотрудников.
  • Сохраняйте копии всех документов, связанных с иностранными работниками (паспорт, миграционная карта, СНИЛС, справка о стаже).
• Для работников‑кандидатов из Казахстана:
  • Заранее уточните у будущего работодателя, какой формат учёта предпочтителен.
  • Подготовьте перевод и заверенную копию казахстанской трудовой книжки, если планируете использовать её для подтверждения стажа.
  • Не откладывайте регистрацию в системе электронных трудовых книжек – процесс занимает от 1 до 5 рабочих дней.

Казахстанская трудовая книжка может использоваться в России только при соблюдении строгих условий:

• Книжка должна быть образца 1974‑года (советского образца);
• Работник не отказался от её ведения;
• Работодатель согласен вносить записи в эту книжку.

Во всех остальных случаях (книжки образца 1995‑года и новее, а также новые сотрудники, впервые трудоустраиваемые после ) требуется оформление российской трудовой книжки или переход на электронный учёт. При правильном оформлении все периоды работы в Казахстане учитываются при расчёте пенсионных прав, а процесс трудоустройства проходит без задержек.

Дата публикации: 05:55 (по московскому времени). Информация актуальна на момент написания и основана на данных КонсультантПлюс, официальных сайтах Роструда, Онлайн‑инспекция.рф и Министерства труда и социального развития КЧР.