В процессе ведения трудовой документации часто возникают ситуации, когда в трудовую книжку заносится запись, которая по сути не соответствует требованиям законодательства или содержит ошибку. Такая запись называется лишней. Правильное её устранение важно как для работодателя, так и для сотрудника – иначе возможны проблемы при оформлении пенсии, расчетов и проверках трудовой инспекции.

Что считается лишней записью?

Лишняя запись – это любой документ, в который внесена информационный факт, не соответствующий:

• правилам заполнения трудовой книжки;
• трудовому законодательству РФ;
• внутренним нормативным актам организации.

К таким записям относятся, например:

• запись о смене фамилии, сделанная без соответствующего приказа;
• запись об увольнении, оставленная без указания даты и основания;
• повторяющиеся записи о том же событии;
• записи, сделанные в неправильном порядке или с ошибками в реквизитах.

Нормативно-правовая база

Исправление ошибок в трудовой книжке регулируется рядом нормативных актов:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65) – требования к содержанию и оформлению трудовой документации.
2. Инструкция по заполнению и ведению трудовой книжки, утверждённая Постановлением Правительства РФ от № 1570.
3. Практические разъяснения КонсультантПлюс, Налоговый консалтинг и других юридических сервисов, актуальные на 2026 год.

Все изменения в книжке должны быть оформлены в соответствии с этими документами.

Пошаговый алгоритм исправления лишней записи

Выявление и документальное подтверждение ошибки

Проанализируйте содержимое 4‑й графы (или соответствующей графы, где фиксируется дата и номер приказа).

Сформируйте официальное решение (приказ, распоряжение) о признании записи недействительной.

Оформление исправления в самой книжке

Внесенные изменения оформляются следующим образом:

1. Записать дату и номер приказа, на основании которого вносится исправление.
2. Указать, что прежняя запись признана недействительной (например: «Запись № 12 недействительна»).
3. Поставить подпись и печать руководителя или уполномоченного лица.
4. При необходимости – заполнить графе 3 (или аналогичную) указанием «недействительна», а в графе 4 – реквизитами документа, на основании которого вносится исправление.

При необходимости – заведение дубликата

Если запись была сделана в неправильном месте (например, в уже закрытой книжке), то:

• Создаётся дубликат трудовой книжки с правильными данными;
• В оригинальную книжку в соответствующем месте ставится отметка «Запись недействительна»;
• В дубликате вносится корректная запись.

Подтверждение исправления

После завершения всех процедур необходимо:

• сохранить копию исправленного документа в личном деле сотрудника;
• сообщить о внесенных изменениях в кадровую службу и, при необходимости, в пенсионный фонд.

Частые ошибки и как их избежать

Частые недочёты при исправлении лишних записей:

• Зачеркивание или стирание записи – запрещено законом.
• Неуказание полного реквизита приказа (дата, номер, подпись).
• Отсутствие подписи и печати у ответственного лица.
• Несоответствие даты исправления дате фактического события.

Чтобы избежать этих проблем, следуйте чёткой схеме:

1. Соберите все подтверждающие документы.
2. Составьте официальное решение.
3. Оформлите исправление в книжке согласно требованиям.
4. Сохраните копии всех документов.

Примеры исправления

Пример 1: Запись о смене фамилии без приказа

Исходные данные:

• Фраза в графе 3: «Иванова Мария Петровна»;
• Отсутствует дата и номер приказа.

Исправление:

Графа 3: Запись № 5 недействительна (фамилия изменена без приказа).
Графа 4: Приказ № 156 от «О смене фамилии Ивана Петровна ИВАНОВА».
Подпись руководителя: __________ Печать: __________

Пример 2: Лишняя запись об увольнении

Исходные данные:

• Записано «Уволен »;
• Но в графе 4 указано неверное основание.

Исправление:

Графа 3: Запись № 9 недействительна (некорректное основание увольнения).
Графа 4: Приказ № 78 от «Об увольнении по собственному желанию».
Подпись руководителя: __________ Печать: __________

Что делать, если исправить запись нельзя?

В некоторых случаях (например, когда запись уже использована для расчета пенсии или при проверке инспекции) полностью отменить её нельзя. Тогда:

• Вносится отметка «Запись признана недействительной»;
• Создаётся отдельный документ‑пояснение, который хранится в деле сотрудника;
• При необходимости оформляется дубликат трудовой книжки с правильными данными.

Исправление лишней записи в трудовой книжке – обязательный процедурный шаг, требующий строгого соблюдения нормативов. Правильное оформление позволяет:

• избежать ошибок при расчёте пенсии и иных выплатах;
• подтвердить соответствие документа требованиям трудового законодательства;
• сохранить чистоту кадровых архивов и упростить работу при проверках.

Помните, что зачеркивать записи нельзя. Используйте только официальные методы – указание даты и номера приказа, подпись и печать, а при необходимости – заведение дубликата.

Автор статьи: кадровый специалист, 2026 год.