Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал одним из ключевых этапов цифровизации кадрового учёта в России. Однако в процессе перехода иногда возникают ошибки‚ связанные с неверно оформленными записями о переходе. В этой статье мы разберём‚ как правильно исправить ошибку‚ какие документы нужны‚ и какие шаги предпринять‚ если в бумажной трудовой книжке отсутствует запись о переходе на ЭТК.
Что такое запись о переходе на ЭТК?
Запись о переходе на электронную трудовую книжку фиксирует момент‚ когда работник и работодатель переходят от бумажного учёта к электронному. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и приказу Минтруда № 320н‚ такая запись должна быть внесена в последнюю строку бумажной трудовой книжки и должна сопровождаться закрывающей записью‚ подтверждающей‚ что бумажный учёт прекращён.
Пример корректной записи
- Дата перехода:
- Сведения о переходе: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
- Подпись руководителя: ____________________
- Подпись сотрудника: ____________________
Когда возникает ошибка?
Ошибка может возникнуть по разным причинам:
- Запись о переходе сделана в неверном месте (не в последней строке).
- Запись отсутствует совсем‚ хотя работник уже работает в ЭТК.
- В записи указана неверная дата перехода.
- Запись сделана прежним работодателем‚ но в бумажной книжке отсутствует закрывающая запись.
Если в бумажной трудовой книжке нет записи о переходе на ЭТК‚ но сотрудник предоставляет сведения о трудовой деятельности‚ где видно‚ что переход на электронную форму уже произошёл‚ то работодатель имеет право признать прежние записи не действительными и внести корректную запись.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Существует два основных пути исправления:
Исправление через предыдущего работодателя
Если ошибка обнаружена после увольнения‚ работник должен обратиться к предыдущему работодателю с просьбой:
- Отменить неверную запись о переходе.
- Внести правильную запись с актуальной датой перехода.
- Отправить данные в Пенсионный фонд РФ (ПФР) о переходе на ЭТК.
После этого работник получает обновлённую бумажную трудовую книжку с корректной записью.
Исправление на новом месте работы
Если предыдущий работодатель не в состоянии исправить запись‚ новый работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на ЭТК‚ если в предыдущей книжке её нет.
- Подтвердить‚ что бумажный учёт прекращён‚ и что сведения теперь хранятся только в электронном виде.
- Отправить данные о переходе в ПФР.
Таким образом‚ даже если в бумажной книжке отсутствует запись о переходе‚ новый работодатель может внести её‚ чтобы соблюсти требования закона.
Что делать‚ если работодатель не внес запись?
Если работодатель не внес запись о переходе на ЭТК‚ работник имеет право:
- Подать заявление о признании прежних записей не действительными.
- Попросить работодателя внести пропущенную запись о переходе.
- Если работодатель отказывается‚ обратиться в органы трудовой инспекции (Роструд) за разъяснениями и принудительным внесением записи.
Согласно Письму Минтруда 14-2/В-150‚ работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку до момента перехода на ЭТК и в последней строке сделать закрывающую запись. Отказ от этого шага считается нарушением ТК РФ.
Как выглядит корректная запись о переходе на ЭТК?
Ниже приведён образец записи‚ который можно использовать в качестве шаблона:
Дата перехода: Сведения о переходе: Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) Подпись руководителя: ____________________ Подпись сотрудника: ____________________ Закрывающая запись: Сведения о трудовой деятельности теперь хранятся только в электронном виде.
Что делать‚ если в ЭТК нет записи о переходе?
Если при приёме сотрудника в новой компании ему предоставили выписку из ЭТК‚ где нет записи о переходе‚ работник должен:
- Обратиться к предыдущему работодателю с просьбой исправить сведения.
- Если предыдущий работодатель не может исправить запись‚ попросить его передать данные о переходе в ПФР.
- После получения подтверждения о переходе от ПФР‚ новый работодатель может внести запись в бумажную трудовую книжку.
Когда следует завести дубликат?
Если ошибка в трудовой книжке не может быть исправлена в самой книжке (например‚ из‑за отсутствия доступа к бумажной версии)‚ работник может завести дубликат трудовой книжки. В дубликате необходимо:
- Перенести все корректные данные из оригинала.
- Внести исправленные записи о переходе на ЭТК.
- Установить в графе 10 знак «Х» над ошибочными данными.
- Подписать дубликат руководителем и сотрудником.
- Всегда проверяйте наличие записи о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке перед подачей заявления о переходе.
- Если запись отсутствует‚ попросите работодателя внести её сразу же.
- Сохраняйте копии всех документов‚ подтверждающих переход на ЭТК (выписки‚ письма‚ электронные уведомления).
- Если работодатель отказывается внести запись‚ обратитесь в Роструд.
- При возникновении ошибок в трудовой книжке‚ действуйте быстро – чем раньше исправите‚ тем меньше рисков.
Правильное оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку гарантирует законность ваших трудовых прав и упрощает дальнейший кадровый учёт. Следуйте приведённым рекомендациям‚ и вы избежите неприятных сюрпризов в будущем.