Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Очень часто студенты начинают свою трудовую деятельность еще в период обучения: устраиваются на летние каникулы, работают по совместительству или проходят оплачиваемую стажировку. Как правильно заполнить трудовую книжку студенту в 2026 году, чтобы не нарушить законодательство? Разберемся во всех нюансах.

Новые реалии 2026 года: бумажная или электронная?

Прежде чем говорить о заполнении, необходимо прояснить важнейший вопрос: а нужна ли вообще студенту бумажная трудовая книжка?

Согласно ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, для лиц, впервые поступивших на работу после 1 января 2021 года, трудовая книжка в бумажном виде не оформляется. Сведения о их трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде (ЕФС-1).

Однако здесь есть важные исключения:

• Если студент уже работал ранее и у него есть бумажная трудовая книжка (например, он устраивался на работу до 2021 года или сам попросил завести ее на первом месте работы, подав соответствующее заявление), работодатель обязан продолжать ее вести.
• Если бумажная книжка была утеряна или испорчена, работник может подать заявление о выдаче дубликата.

Постановлением Правительства РФ от № 1250 установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 года. При этом старые бланки, имеющиеся у работодателей, являются действительными и могут использоваться без ограничения срока.

Кто отвечает за заполнение?

Вся ответственность за корректное заполнение, ведение и хранение трудовых книжек полностью лежит на работодателе. Именно работодатель (как правило, кадровик или бухгалтер) обязан внести записи в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Минфина от № 320н.

Инструкция по заполнению титульного листа

Если студент впервые устраивается на работу и написал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, оформление начинается с титульного листа. Ввод сведений всегда начинается именно с него.

Основные правила заполнения титульного листа:

1. ФИО работника: указывается полностью, без сокращений, строго как в паспорте.
2. Дата рождения: пишется арабскими цифрами (например, ).
3. Образование: для студента в этой графе есть особенности. Если студент обучается в настоящее время, указывается уровень образования, который у него уже есть. Если он еще не получил даже среднего профессионального образования, графа оставляется пустой или ставится прочерк. Писать «неоконченное высшее» по новым правилам не нужно.
4. Профессия, специальность: если студент пока не получил квалификацию, графа также может оставаться пустой.
5. Дата заполнения: указывается арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
6. Подписи: работник (студент) обязательно должен поставить свою подпись на титульном листе, а также подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Подпись студента должна быть аккуратной и не выходить за пределы отведенной зоны.
7. Печать: при наличии печати у работодателя она проставляется в отведенном месте.

Заполнение сведений о работе

После заполнения титульного листа необходимо внести запись о приеме на работу в раздел «Сведения о работе».

Как оформить прием студента:

• В графе 3 в виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя.
• В графе 1 ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата приема на работу.
• В графе 3 делается запись о приеме в структурное подразделение с указанием должности, профессии, специальности с квалификацией. Если студент принимается по совместительству, это также можно указать (например: «Принят в отдел продаж по совместительству на должность оператора»).
• В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя, его дата и номер).

Особенности: стажировка и практика

Часто студенты проходят стажировку или производственную практику. Здесь важно учитывать следующее:

1. Студенческая практика (учебная, производственная), которая предусмотрена образовательной программой и не предполагает выполнения трудовой функции с выплатой заработной платы, не является трудовой деятельностью. Запись о такой практике в трудовую книжку не вносится, трудовой договор не заключается.
2. Оплачиваемая стажировка или практика, при которой студент выполняет конкретную работу и получает зарплату, означает заключение срочного трудового договора. В этом случае запись в трудовую книжку вносится в обязательном порядке на общих основаниях.
3. Если организация принимает студентов на оплачиваемую стажировку, она обязана выдавать им справки. На основании этих справок учебные заведения должны обеспечить внесение записей о стажировке согласно полученным данным в трудовые книжки студентов и учащихся (если студенты сами предоставляют такие данные в вуз для учета в своих документах, однако на практике работодатель вносит запись сам).

Трудовой договор со студентом

Многие работодатели задаются вопросом: нужно ли составлять трудовой договор с совместителем-студентом и как правильно заполнить контракт? Да, трудовой договор со студентом заключается на общих основаниях. Если студент работает в свободное от учебы время, это может быть:

• Договор по основному месту работы.
• Договор по совместительству (если у студента уже есть основная работа).
• Срочный трудовой договор (например, на период летних каникул или на время прохождения оплачиваемой стажировки).

Контракт заполняется стандартным образом, с обязательным указанием условий труда, размера оплаты и режима рабочего времени (который для студента часто является неполным).

Резюме

Работа с трудовой книжкой студента в 2026 году требует внимательности. Главное — определить, нужно ли вообще заводить бумажный бланк. Если студент впервые устраивается на работу и не написал заявления — ведем только электронную трудовую. Если бумажная книжка есть или студент настаивает на ее ведении — заполняем по правилам Приказа Минфина № 320н, уделяя особое внимание титульному листу (особенно графе «Образование») и правильному оформлению оплачиваемой стажировки.