Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и право на пенсию. Любая неточность в её записях может привести к снижению размера пенсии‚ отказу в её назначении или другим неприятным последствиям. Поэтому важно знать‚ кто и когда обязан исправлять ошибку‚ а также как правильно оформить исправление.

Основное правило: исправляет тот‚ кто допустил ошибку

Согласно разъяснениям Минтруда и практике государственных органов‚ исправлять ошибку в трудовой книжке имеет право только тот работодатель‚ который её внес. Это положение подтверждается множеством источников:

• «Исправление ошибок в трудовой книжке делает именно тот работодатель‚ допустивший ошибку» (БУХГАЛТЕР.UA‚ 2026‑02‑17).
• «Изменять … может только работодатель‚ который допустил внесение неправильной записи» (Разъяснения государственных органов‚ 2023‑06‑07).
• «Исправлением неточностей и неправильных сведений в трудовой книжке должен заниматься работодатель‚ который их внес» (Бухгалтерия.ru).

Таким образом‚ если ошибка обнаружена в записи‚ сделанной текущим работодателем‚ он обязан её исправить. Если ошибка относится к периоду работы у предыдущего работодателя‚ исправление должно быть выполнено именно этим прежним работодателем.

Когда достаточно исправить‚ а когда нужен дубликат?

В зависимости от характера и места ошибки применяются разные подходы:

Ошибка на титульном листе новой трудовой книжки

Если кадровый специалист заполняет титульный лист новой трудовой книжки и ошибся в записи (например‚ неверное ФИО‚ дата рождения)‚ то можно просто уничтожить бланк (измельчительная машина) и выдать новый. Это допустимо только тогда‚ когда в книжке ещё нет никаких других записей.

Ошибка в уже заполненных разделах (работа‚ награждения и т.д.)

Если в трудовой книжке уже есть записи о работе‚ награждениях или других сведениях‚ исправлять ошибку нужно внесением новой записи‚ а не зачёркиванием‚ подчисткой или использованием корректирующих средств. Ошибочная запись признаётся недействительной‚ а правильная оформляется как отдельная запись‚ состоящая из двух элементов:

1. дата исправления;
2. текст правильной записи с указанием‚ что она заменяет ошибочную.

Ошибка в личных данных (ФИО‚ отчество‚ дата рождения)

Если ошибка допущена в личных данных сотрудника‚ желательно‚ чтобы её исправил тот работодатель‚ который изначально завел трудовую книжку‚ поскольку только он знает‚ кому именно её выдавал. Это подтверждается рекомендацией: «Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных … то желательно‚ чтобы он её и исправлял».

Особенности исправления после увольнения

Если ошибка обнаружена уже после того‚ как сотрудник уволен‚ порядок действий зависит от того‚ кто её допустил:

• Ошибка текущего (последнего) работодателя. Сотрудник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему трудовую книжку для исправлений‚ затем обращается к прежнему работодателю‚ который и вносит исправление (Контур;Бухгалтерия‚ 2021‑11‑09).
• Ошибка предыдущего работодателя. В этом случае исправление должно быть сделано именно этим прежним работодателем‚ даже если сотрудник уже работает elsewhere. Сотрудник может потребовать от бывшего работодателя предоставления книжки для внесения правки.

Важно: после увольнения сотрудник не имеет права самостоятельно менять записи в трудовой книжке; любые изменения должны быть сделаны работодателем‚ допустившим ошибку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России ведётся электронный учёт трудовой деятельности. Ошибки в ЭТК исправляются через корректирующие формы подраздела 1.1 ЕФС‑1. Работодатель‚ обнаружив неточность‚ направляет в СФР корректирующие сведения. При этом правило «исправляет тот‚ кто внес ошибку» сохраняется: если ошибка допущена текущим работодателем‚ он подаёт корректировку; если ошибка относится к предыдущему периоду – её исправляет бывший работодатель.

Практическая инструкция по исправлению ошибки

1. Определить источник ошибки. Просмотреть трудовую книжку и установить‚ какой работодатель сделал неверную запись.
2. Подготовить заявление. Сотрудник (или его представитель) пишет заявление работодателю‚ допустившему ошибку‚ с просьбой исправить запись. В заявлении указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • номер и серия трудовой книжки;
   • описание ошибочной записи;
   • требование внести исправление.
3. Получить трудовую книжку. Работодатель выдаёт книжку сотруднику (или её копию) для внесения исправления.
4. Внести исправление. На чистой странице делается новая запись:
   • в левой колонке – дата исправления;
   • в правой колонке – текст правильной записи с пометкой «Заменяет запись от …» (указывается дата ошибочной записи).

   Запрещено использовать корректирующие жидкости‚ ленту‚ зачёркивание.

5. Подпись и печать. Исправление заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печатью организации.
6. Уведомить СФР (при наличии ЭТК). Если ведётся электронная трудовая книжка‚ одновременно направляются корректирующие сведения в Социальный фонд России через форму ЕФС‑1.
7. Вручить книжку сотруднику. После завершения всех процедур трудовая книжка возвращается работнику.

Примеры записей исправления (2025‑2026 гг.)

Пример 1 – исправление ФИО на титульном листе (новая книжка):

Титульный лист

ФИО: Иванов Иван Иванович (исправлено с «Иванов Иван Игоревич»)

Дата исправления:

Подпись: _____________________

Печать организации

Пример 2 – исправление записи о работе (раздел «Сведения о работе»):
 ООО «Ромашка» должность: бухгалтер с по

Заменяет запись от : ООО «Ромашка» должность: бухгалтер с по (ошибка в дате окончания)

Подпись: _____________________

Печать организации

Пример 3 – исправление даты рождения (личные данные):
 Дата рождения: (исправлено с «»)

Подпись: _____________________

Печать организации

Ответственность за неправильное исправление
Если работодатель отказывается вносить исправление или делает это неправильно (например‚ зачёркивает запись)‚ он нарушает трудововое законодательство. Это может повлечь:

административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ);
отказ в назначении пенсии или снижение её размера;
возможность подачи иска в суд о восстановлении трудовых прав.
Сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием принудительного исправления записи и компенсации ущерба.

Исправление ошибки в трудовой книжке осуществляет тот работодатель‚ который её допустил.
Если ошибка обнаружена в новой книжке без других записей – допустимо уничтожить бланк и выдать новый.
В остальных случаях исправление оформляется как новая запись‚ а не как зачёркивание или корректировка.
После увольнения сотрудник должен обратиться к работодателю‚ допустившему ошибку (текущему или бывшему)‚ предоставив заявление и трудовую книжку.
Для электронных трудовых книжек применяются корректирующие формы ЕФС‑1‚ но принцип остаётся тем же.
Нарушение порядка исправления может привести к административной ответственности и проблемам с начислением пенсии.

Соблюдение указанных правил гарантирует сохранность трудового стажа и защищает права работника на получение всех положенных социальных выплат.