Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Даже небольшая неточность может повлиять на трудоустройство, начисление пенсии и другие социальные гарантии. Ниже представлен подробный разбор порядка исправления ошибочных записей как в бумажной, так и в электронной форме трудовой книжки (ЭТК).

Основные виды ошибок

• Опечатки в ФИО, дате рождения, паспортных данных;
• Неверные реквизиты приказа о приёме, переводе, увольнении;
• Пропущенная запись о периоде работы;
• Неправильное указание должности, профессии, подразделения;
• Ошибки в датах (день, месяц, год);
• Дублирование записей.

Кто вправе вносить исправления

Согласно действующему законодательству (Приказ Минтруда РФ № 320н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек») исправление записи может выполнить только тот работодатель, который внёс ошибочную запись. Исключение – случаи, когда организация уже ликвидирована; тогда исправление производится successor‑организацией или через органы ПФР/СФР.

Исправление бумажной трудовой книжки

1. Выявление ошибки. Сверяем запись с первичным документом (приказом, трудовой договором).
2. Признание недействительной ошибочной записи. В графе 4 (основание для записи) ставим прочерк, а рядом пишем слово «Недействительно» и текущую дату (число, месяц, год).
3. Внесение корректной записи. В следующей свободной строке заполняем все графы:
• Графа 1 – порядковый номер записи;
• Графа 2 – дата события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• Графа 3 – наименование организации, структурное подразделение;
• Графа 4 – реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого вносится запись;
• Графа 5 – должность, профессия, специальность;
• Графа 6 – вид работы (основная, совместительство и т.д.).
4. Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.

Важно: исправление производится одной чертой через ошибочный текст, а не полным зачёркиванием строки. Это предотвращает признание действия подделкой документа.

Исправление электронной трудовой книжки (ЭТК)

Для ЭТК порядок иной – корректировка направляется в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС‑1, подраздел 1.1 «Корректирующие сведения».

1. Формирование корректирующего подраздела 1.1. В нём указываются:
• ИНН и КПП организации‑исправителя;
• СНИЛС работника;
• Период, за который вносится корректировка;
• Исходные (ошибочные) сведения;
• Правильные сведения, которые должны заменить ошибочные;
• Реквизиты приказа (распоряжения), послужившего основанием для исправления;
• Дата заполнения корректировки.
2. Отправка в СФР. Форму можно подать:
• через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг;
• через систему «Единый реестр застрахованных лиц» (ЕРЗЛ);
• на бумажном носителе в территориальное отделение СФР.
3. Получение подтверждения. После обработки СФР направляет извещение о принятии корректировки. ЭТК работника автоматически обновляется.

Если ошибка обнаружена после того, как работник уволился и устроился на новое место, исправление может быть сделано новым работодателем на основании приказа прежнего работодателя (или его копии), подтверждающего ошибочную запись и правильные данные.

Что делать, если организация, допустившая ошибку, уже закрыта

• Обратиться к правопреемнику (если таковой имеется) – он обязан принять на себя функции по ведению трудовых книжек.
• Если правопреемника нет, подать заявление в СФР (или в ПФР, если речь о периодах до 2023 г.) с приложением:
• копии трудовой книжки (или её заверенной выписки);
• документов, подтверждающих факт работы (приказы, трудовые договоры, выписки из бухгалтерии);
• заявления о необходимости исправления записи.
• СФР проводит проверку и, при подтверждении ошибки, вносит корректировку в ЭТК либо выдаёт дубликат трудовой книжки с правильными данными.

Пример исправления ошибочной записи в бумажной трудовой книжке

Ситуация: В графе 4 записи о приёме на работу указан номер приказа 123‑от, а правильный номер – 123‑от/2025.

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Ромашка», отдел продаж
Графа 4: Недействительно (приказ № 123‑от от ) 
Графа 5: Менеджер по продажам
Графа 6: Основная работа

Далее вносится правильная запись:

Графа 1: 16
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Ромашка», отдел продаж

Графа 4: Приказ № 123‑от/2025 от 
Графа 5: Менеджер по продажам
Графа 6: Основная работа

Обе записи заверяются подписью и печатью.

Рекомендации по предотвращению ошибок

• Перед оцифровкой трудовой книжки проводить сверку с первичными документами.
• Использовать шаблоны и проверочные списки при внесении записей.
• Обучать кадровых сотрудников актуальным требованиям Приказа № 320н.
• Вести журнал учёта исправлений, фиксируя дату, причины и ответственное лицо.
• При переходе на ЭТК своевременно передавать сведения в СФР, избегая накопления бумажных расхождений.

Исправление ошибки в трудовой книжке – строго регламентированный процесс, который требует соблюдения порядка признания недействительной ошибочной записи и внесения корректных данных с указанием основания (приказа, распоряжения). Для бумажных книжек достаточно следовать пунктам Порядка ведения трудовых книжек, а для электронных – подать корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1 в СФР. При ликвидации организации обращаться к правопреемнику или в СФР за выдачей дубликата. Соблюдение этих правил защищает права работника и обеспечивает достоверность его трудового стажа.