Ошибки в трудовой книжке (бумажной или электронной) – довольно частое явление․ К счастью‚ законодательство РФ предусматривает чёткий порядок их исправления․ В этой статье мы подробно разберём‚ какие действия необходимо выполнить‚ кто отвечает за исправление и какие документы нужны․

Законодательная база

• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г․ – «Порядок ведения трудовых книжек‚ их оформления‚ хранения и учета»․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 62‚ 63‚ 71) – регламентирует порядок внесения записей и их исправления․
• Форма ЕФС‑1 (часть 1․1) – используется для корректировок в электронной трудовой книжке (ЭТК)․

Кто обязан вносить исправления?

1. Работодатель‚ который допустил ошибку при заполнении трудовой книжки‚ обязан её исправить․
2. Если ошибка была допущена другим работодателем (например‚ при переводе)‚ исправление вносит тот работодатель‚ который изначально делал запись․
3. В случае ЭТК – исправление вносит только работодатель‑автор записи через Службу федерального реестра (СФР)․

Общие принципы исправления

• Запись‚ содержащая ошибку‚ считается недействительной и не может быть зачёркнута или закрашена․
• Внести новую (корректную) запись необходимо в той же графе‚ указав в графе 3‚ что прежняя запись недействительна․
• В графе 4 указывается реквизит (номер и дата приказа‚ распоряжения)‚ на основании которого производится исправление․
• Все исправления должны быть заверены подписью и печатью (при наличии) ответственного лица․

Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки

Шаг 1․ Подготовка документов

1. Найти оригинальный приказ (или иной документ)‚ на основании которого была сделана ошибочная запись․
2. Подготовить новый приказ (или дополнение к существующему)‚ в котором будет указано‚ что прежняя запись считается недействительной и приводятся корректные данные․
3. Сделать копию приказа для архива работодателя․

Шаг 2․ Оформление исправления в трудовой книжке

1. В графе 3 («Запись за номером … недействительна») вписать: «Запись за номером X недействительна»‚ где X – номер ошибочной записи․
2. В графе 4 указать реквизиты приказа‚ на основании которого вносятся исправления (например: «Приказ № 123 от »)․
3. Если требуется добавить новую (правильную) запись‚ сделать её в следующей строке‚ продолжив сквозную нумерацию․
4. Подписать запись (ФИО‚ должность) и поставить печать (если у организации есть печать)․

Шаг 3․ Оформление вкладыша (при необходимости)

Если ошибка относится к разделу «Поощрения»‚ «Стаж»‚ «Премии» и т․п․‚ а в книжке уже есть вкладыш‚ то:

• Согласно пункту 38 Правил (п․ 225)‚ оформить новый вкладыш‚ где нумерация продолжается со следующего порядкового номера․
• В новом вкладыше сделать запись о приёме на работу (или о поощрении) с указанием‚ что прежняя запись недействительна․

Шаг 4․ Уничтожение испорченного бланка (если ошибка допущена при первичном заполнении)

Если ошибка произошла в самом первом листе трудовой книжки‚ то согласно правилам:

1. Испорченный бланк необходимо уничтожить (переписать)․
2. Оформить новую трудовую книжку с нуля‚ перенести все корректные записи․

Пошаговая инструкция для электронной трудовой книжки (ЭТК)

Шаг 1․ Подготовка приказа

Точно так же‚ как и для бумажного варианта: нужен приказ‚ в котором указано‚ что прежняя запись недействительна‚ и (при необходимости) указаны корректные данные․

Шаг 2․ Подача корректирующего заявления в СФР

1. Заполнить форму ЕФС‑1 (часть 1․1) – «Корректировка записи в ЭТК»․
2. В разделе «Основание исправления» указать номер и дату приказа․
3. В разделе «Содержание исправления» указать: «Запись за номером X недействительна»‚ а также добавить новую запись‚ если требуется․
4. Подписать форму электронной подписью уполномоченного лица․
5. Отправить форму через личный кабинет работодателя в СФР․

Шаг 3․ Ожидание подтверждения

Служба федерального реестра проверит документ и‚ после подтверждения‚ внесёт исправление в ЭТК․ Работнику будет отправлено уведомление о том‚ что запись исправлена․

Примеры корректных записей

Пример 1․ Ошибка в дате приёма на работу

Пример 2․ Ошибка в разделе «Поощрения»

В графе 3 пишем: «Запись за номером 12 недействительна»‚ в графе 4 указываем: «Приказ № 78 от »․ Затем в следующей строке вносим корректную запись о награде․

Типичные ошибки и как их избежать

• Зачёркивание записи․ Запрещено․ Нужно использовать форму «недействительна»․
• Отсутствие реквизитов приказа․ Без указания приказа запись считается недействительной и может быть оспорена․
• Неправильная нумерация․ При внесении новых записей следует сохранять сквозную нумерацию (не начинать с 1 в новом вкладыше)․
• Не подписана запись․ Любая запись должна быть заверена подписью (и печатью‚ если она используется)․

Что делать‚ если работодатель отказывается исправлять ошибку?

1. Письменно потребовать исправления‚ приложив копию приказа и указав нормативную базу (Приказ Минтруда № 320н)․
2. Если в течение 5 рабочих дней исправление не выполнено – обратиться в Трудовую инспекцию по месту работы․
3. В случае бездействия инспекции – подать иск в суд о восстановлении стажа и исправлении записи․

Полезные ресурсы и образцы

Редакция «Система Кадры» подготовила более 100 готовых образцов записей в трудовую книжку‚ включая примеры исправлений․ Скачать их можно по ссылке:

• Образцы записей в трудовую книжку (PDF)

Краткий чек‑лист для работодателя

1. Выявить ошибку и найти оригинальный приказ․
2. Подготовить новый приказ (или дополнение)‚ в котором указать недействительность прежней записи․
3. Для бумажной книжки – внести запись в графе 3 «недействительна»‚ указать реквизиты в графе 4‚ подписать․
4. Для ЭТК – заполнить форму ЕФС‑1 (часть 1․1) и отправить в СФР․
5. Убедиться‚ что новая запись (если требуется) внесена корректно и нумерация сохранена․
6. Сохранить копию приказа и подтверждение исправления в архиве․

Ошибки в трудовой книжке – не приговор․ Законодательство РФ предоставляет чёткий механизм их исправления‚ будь то бумажный документ или электронная трудовая книжка․ Главное – действовать быстро‚ соблюдать порядок оформления и иметь под рукой все необходимые реквизиты приказов․ При правильном подходе запись будет исправлена без риска возникновения новых проблем․

Дата публикации:  г․ 16:58:19