Ведение трудовых книжек в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), важная задача для кадровых служб и бухгалтеров. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и работодатели обязаны формировать отчетность в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. В этой статье мы подробно разберем, как правильно работать с трудовыми книжками в 1С, включая бумажные и электронные версии.
—
Основные изменения в учете трудовых книжек с 2020 года
С 1 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе РФ, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Теперь:
- Новые сотрудники (без трудового стажа) могут оформляться без бумажной трудовой книжки.
- Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД.
- Сотрудники могут выбрать, в каком формате хранить свои записи: бумажном или электронном.
- Переход с электронной на бумажную трудовую книжку невозможен (письмо Минтруда от № 142/ООГ-18054).
Программа 1С:ЗУП поддерживает оба формата и позволяет автоматически формировать необходимые отчеты.
—
Как оформить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки
Перед приемом на работу нового сотрудника (или при изменении формы ведения) необходимо получить от него заявление о выборе формата:
- Создание заявления в 1С:
- В разделе «Кадры» выберите пункт «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Укажите вид заявления:
- «Бумажная трудовая книжка» — если сотрудник хочет хранить записи в бумажном виде.
- «Сведения в электронной форме» — если выбирает электронный формат.
- Нажмите «Заявление», чтобы распечатать документ. Форма заявления не утверждена законодательно, поэтому 1С предлагает свой шаблон, который можно доработать.
- Подбор сотрудников:
- В документе «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» нажмите «Подбор».
- Выберите сотрудников, которые написали заявления (можно выбрать работников с разными форматами ведения).
- Убедитесь, что дата документа в 1С совпадает с датой заявления сотрудника.
Важно! Если сотрудник выбирает электронный формат, напомните ему, что обратный переход на бумажную книжку невозможен.
—
Ведение бумажных трудовых книжек в 1С
Даже при переходе на электронные трудовые книжки, некоторые сотрудники могут выбрать бумажный формат. В 1С ведение бумажных книжек осуществляется следующим образом:
Оформление приема на работу
При приеме нового сотрудника:
- В документе «Прием на работу» укажите:
- Тип трудовой книжки — «Бумажная».
- Номер и серию трудовой книжки (если она уже выдана).
- В разделе «Трудовая книжка» внесите запись о приеме на работу.
- После сохранения документа можно распечатать ьный лист трудовой книжки.
Внесение записей в бумажную трудовую книжку
Для внесения записей:
- Откройте документ «Трудовая книжка» в разделе «Кадры».
- Выберите сотрудника и нажмите «Добавить запись».
- Укажите:
- Дата внесения записи.
- Основание (например, приказ о приеме на работу).
- Содержание записи (например, «Принят на должность менеджера»).
- Подпись и печать (если требуется).
- После сохранения документа можно распечатать вкладыш с записью.
Важно! Согласно разъяснениям Роструда, печать отдела кадров в трудовой книжке допустима.
—
Ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) в 1С
Для сотрудников, выбравших электронный формат, ведение записей осуществляется автоматически через отчетность в ПФР. В 1С это реализовано следующим образом:
Формирование отчетности СЗВ-ТД
После каждого кадрового события (прием, перевод, увольнение) необходимо отправить отчет в Пенсионный фонд:
- В разделе «Кадры» выберите «Отчетность в ПФР».
- Сформируйте отчет СЗВ-ТД за выбранный период.
- Убедитесь, что все данные корректны:
- ФИО сотрудника.
- ИНН (если есть).
- СНИЛС.
- Дата и вид события (прием, перевод, увольнение).
- Отправьте отчет через 1С:Отчетность или в личном кабинете ПФР.
Просмотр электронной трудовой книжки
В 1С можно сформировать выписку из электронной трудовой книжки:
- В разделе «Кадры» выберите «Электронные трудовые книжки».
- Выберите сотрудника и нажмите «Сформировать выписку».
- В документе будут указаны:
- Дата и вид события (прием, перевод, увольнение).
- Основание (приказ, соглашение).
- Должность и подразделение.
—
Особенности работы с трудовыми книжками в разных версиях 1С
В зависимости от версии программы 1С порядок работы может отличаться:
| Версия 1С | Особенности ведения трудовых книжек |
|---|---|
| 1С:ЗУП 3.1 |
|
| 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 |
|
| 1С:Бухгалтерия 8 |
|
—
Частые ошибки и как их избежать
При ведении трудовых книжек в 1С часто допускаются следующие ошибки:
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Несвоевременное формирование СЗВ-ТД | Штрафы от ПФР | Настройте автоматическое формирование отчетов после каждого кадрового события. |
| Отсутствие заявления сотрудника о выборе формата | Невозможность корректного ведения трудовой книжки | Обязательно получайте письменное заявление перед приемом на работу. |
| Неправильное указание дат в трудовой книжке | Ошибки в стаже, проблемы при начислении пенсии | Двойная проверка дат приема, перевода и увольнения. |
| Отсутствие печати в бумажной трудовой книжке | Вопросы со стороны проверяющих органов | Согласно разъяснениям Роструда, печать отдела кадров допустима. |
—
Полезные советы по автоматизации ведения трудовых книжек в 1С
Чтобы упростить работу с трудовыми книжками, воспользуйтесь следующими советами:
- Настройте автоформирование СЗВ-ТД:
- В 1С:ЗУП настройте регламентные задания для автоматической отправки отчетов в ПФР.
- Убедитесь, что у вас актуальная версия программы (рекомендуется 1С:ЗУП 3.1).
- Используйте типовые отчеты:
- В 1С предусмотрены готовые отчеты для анализа трудовых книжек (например, «Ведомость учета трудовых книжек»).
- Проводите регулярные сверки:
- Сверяйте данные в 1С с бумажными трудовыми книжками (если они ведутся).
- Проверяйте корректность заполнения СЗВ-ТД перед отправкой в ПФР.
- Обучите сотрудников:
- Разработайте инструкцию для кадровой службы по работе с трудовыми книжками в 1С.
- Проведите обучение для ответственных сотрудников.
—
Ведение трудовых книжек в программе 1С:ЗУП, это комплексный процесс, который требует внимательности и соблюдения законодательных норм. С 2020 года основной акцент сделан на электронные трудовые книжки, но бумажные варианты все еще актуальны для части сотрудников.
Ключевые моменты, которые нужно помнить:
- Обязательно получайте заявление сотрудника о выборе формата ведения трудовой книжки.
- Своевременно формируйте отчет СЗВ-ТД и отправляйте его в ПФР.
- Ведите бумажные трудовые книжки только для сотрудников, выбравших этот формат.
- Следите за актуальностью данных и регулярно сверяйте их.
Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок, штрафов и проблем при проверках. Если у вас остались вопросы по ведению трудовых книжек в 1С, обратитесь к специалистам 1С или консультантам по кадровому учету.
—
Дополнительные материалы:
- Официальный сайт 1С
- Пенсионный фонд РФ
- Роструд