Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника․ Ошибки в ней могут привести к проблемам при получении пенсии, пособий, а также при трудоустройстве в новую организацию․ В статье подробно рассматриваются правовые основания, виды записей, которые можно исправлять, а также пошаговый алгоритм внесения изменений как в бумажный, так и в электронный вариант трудовой книжки․

Правовая база

Все действия, связанные с внесением, изменением и удалением записей в трудовой книжке, регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), ст․ 72, 73, 74․
• Инструкция о трудовых книжках (утв․ приказом Минтруда России от № 426н)․
• Постановление Правительства РФ от № 1595 «Об электронных трудовых книжках»․
• Письмо Минсоцполитики от № 54/06/186‑13 (о порядке внесения изменений ФИО и даты рождения)․

Согласно ч․ 1 п․ 56 Инструкции, исправления в разделе «Сведения о работе» вносятся новой записью, а в ьном листе – зачеркиванием старой информации и подписью уполномоченного лица․

Какие записи можно изменять

Ошибки в личных данных

К личным данным относятся:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения;
• Гражданство (при смене)․

Изменения возможны только при наличии официальных документов (свидетельство о браке, паспорт, справка о смене имени и т․п․)․

Ошибки в сведениях о работе

В разделе «Сведения о работе» могут быть исправлены:

• Дата и основание приёма на работу;
• Дата и причина перевода;
• Дата и основание увольнения;
• Должность, профессия, специальность․

Если запись признана недействительной, в следующей строке указывается: «Запись за № X недействительна», после чего вносится корректная запись․

Ошибки в разделе «Сведения о награждениях, образовании, квалификации»

Вносятся новые записи о полученных наградах, образовании, повышении квалификации․ При ошибке прежняя запись зачеркивается и рядом пишется правильный вариант․

Порядок внесения исправлений в бумажную трудовую книжку

Все изменения вносятся по месту работы, где была сделана оригинальная запись․ Ниже – пошаговый алгоритм․

1. Подготовка документов․ Сбор оригиналов и копий документов, подтверждающих правильность данных (паспорт, свидетельство о браке, приказ о переводе, справка о повышении квалификации и т․д․)․
2. Составление заявления; Работник пишет заявление в свободной форме, указывая:
   • ФИО, должность, табельный номер;
   • Точный перечень записей, которые необходимо исправить;
   • Основания (номер и дату документа, подтверждающего ошибку)․
3. Обращение к работодателю․ Работодатель (уполномоченное лицо) проверяет предоставленные документы и подписывает заявление․
4. Внесение исправления․ На ьном листе:
   • Старая запись зачеркивается одной линией;
   • Рядом пишется правильный вариант (чёрным чернилом, разборчиво);
   • Указывается дата внесения и подпись уполномоченного лица․

   В разделе «Сведения о работе»:

   • В новой строке указывается порядковый номер записи;
   • Дата внесения;
   • В графе 3 – пометка «Запись за № X недействительна»;
   • В следующей строке делается корректная запись․
5. Контроль подписи и печати․ Если в организации предусмотрена печать, она ставится рядом с подписью․ Отсутствие подписи и печати может привести к признанию записи необоснованной․
6. Обновление Книги учёта движений трудовых книжек․ При хранении книжки у работодателя необходимо внести запись о произведённом изменении в журнал учёта․

Пример записи об исправлении увольнения

Приём на работу ООО «Ромашка» Инженер
Увольнение По собственному желанию (зачеркнуто)
Запись за № 2 недействительна
Увольнение По согласованию сторон (правильно)

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат требуется, если оригинал утерян, повреждён или полностью уничтожен․ При этом в дубликате переносятся все действительные записи, за исключением признанных недействительными․

1. Запросить справку из Книги учёта движений трудовых книжек у последнего работодателя․
2. Подать заявление в отдел кадров с указанием причины потери․
3. Предоставить копию паспорта и, при необходимости, справку о браке (если требуется изменить ФИО)․
4. Работодатель заполняет чистый бланк трудовой книжки, внося все записи в том же порядке, что и в оригинале․
5. Подписывается и печатается уполномоченным лицом․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020‑х годов в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки․ Основные особенности исправлений:

• Все изменения вносятся через Госуслуги или специализированные кадровые сервисы работодателя․
• Для корректировки ФИО, даты рождения требуется загрузить сканированные копии подтверждающих документов․
• Запись о недействительности в ЭТК отмечается статусом «Отменено», после чего создаётся новая запись․
• Подтверждение изменения осуществляется цифровой подписью уполномоченного лица․

Порядок действий аналогичен бумажному, но все операции выполняются в электронном виде, что ускоряет процесс и исключает риск потери оригиналов․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли исправить запись без согласия работодателя?

Нет․ По закону исправления вносятся только уполномоченным лицом работодателя, где была сделана оригинальная запись․

Что делать, если ошибка обнаружена после увольнения?

Обратиться в организацию, где была сделана запись (последний работодатель)․ Если она уже не существует, обратиться в службу занятости или в суд с требованием о признании записи недействительной․

Можно ли полностью удалить запись?

Полное удаление невозможно․ Запись помечается как недействительная, а затем вноситься корректная запись․

Как оформить изменение фамилии после развода?

Необходимо предоставить судовое решение о смене фамилии и заявление работодателя․ В ьном листе старую фамилию зачеркивают, рядом пишут новую, ставят подпись и печать․

Какие записи в трудовой книжке не подлежат исправлению?

Записи, сделанные в соответствии с законом и подтверждённые документально (например, запись о принудительном увольнении по инициативе государства) могут быть изменены только в судебном порядке․

Полезные ссылки и формы

• Госуслуги – сервис электронных трудовых книжек
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 72‑74)
• Инструкция о трудовых книжках (приказ Минтруда № 426н)
• Образец заявления работника о внесении исправлений (см․ ниже)․

Образец заявления работника

«_____» __________ 2026 г․

Директору ООО «Ромашка»
_____________________________

От ___________ /ФИО полностью/
паспорт: _______________
трудовой номер: ________

Заявление

Прошу внести исправления в трудовую книжку:

Запись № 2 от г․ «Увольнение по собственному желанию» признать недействительной (прилагаю приказ № 45 от г․)․
Внести запись «Увольнение по согласованию сторон» от г․

Приложения:
Копия приказа № 45 от г․
Копия паспорта․

Подпись _____________

Соблюдая указанные правила и последовательность действий, вы сможете быстро и без лишних проблем исправить любые ошибки в трудовой книжке, будь то бумажный или электронный вариант․ При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться за юридической консультацией․