Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и право на получение государственных пособий. Ошибки в её заполнении, в т.ч. запись на неверной странице, могут привести к проблемам при оформлении пенсии, выплате пособий и даже к юридическим спорам. В статье рассмотрим причины такой ошибки, правовые последствия и пошаговый порядок её исправления.

Почему запись может оказаться не на той странице?

Существует несколько типичных ситуаций, когда запись в трудовой книжке попадает в неправильный раздел или на неверную страницу:

• Запись о приёме на работу внесена в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»;
• Все страницы основного раздела уже заполнены, а новая запись делается без вставки вкладыша;
• Работодатель ошибочно использует форму «Сведения о работнике», а не «Сведения о работе»;
• При переходе от бумажной к электронной трудовой книжке запись копируется в неверный раздел.

В результате такие записи считаются недействительными и требуют корректировки.

Правовые основы

Регулирование порядка ведения трудовой книжки содержится в Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 66.1) и в Положении о порядке ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от  № 374н). Основные требования:

1. Записи вносятся в соответствующие разделы (Сведения о работе, о награждениях, о воинской службе и т.д.).
2. Каждая запись должна содержать дату, номер приказа (распоряжения) и подпись ответственного лица.
3. Если в разделе закончились страницы, между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш. Нумерация записей в вкладыше продолжается от основной книжки.
4. Вкладыш без основной книжки считается недействительным.

Нарушение этих правил не делает запись автоматически недействительной, но может потребовать её аннулирования и повторного внесения в правильный раздел.

Последствия неправильной записи

• Стаж – запись в неверном разделе не учитывается при расчёте трудового стажа, что может снизить размер будущей пенсии.
• Пособия – при оформлении пособий по государственному социальному страхованию (например, по временной нетрудоспособности) проверяется непрерывность стажа; ошибка может привести к отказу в выплате.
• Трудовые споры – в случае судебного разбирательства суд будет оценивать только корректные записи.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – при переносе данных из бумажной книжки ошибка может «переплыть» в электронный вариант.

Как исправить запись, сделанную не на той странице?

Процедура исправления регулируется тем же Положением о трудовых книжках и включает несколько обязательных шагов.

Шаг 1. Обратиться к работодателю

Работодатель обязан исправить ошибку. Если он отказывается, работник может обратиться в инспекцию по труду.

Шаг 2. Составить акт об ошибке

В акте фиксируются:

• ФИО работника, дата рождения, номер трудовой книжки;
• Описание ошибки (например, «запись о приёме на работу внесена в раздел «Сведения о награждениях»»);
• Дата обнаружения ошибки;
• Подписи работника и представителя работодателя.

Шаг 3. Аннулировать неверную запись

Для аннулирования вносят запись в том же разделе, где была ошибка, со словами «Запись аннулирована» и указывают дату и номер приказа, на основании которого делается исправление.

Шаг 4. Внести правильную запись

Запись вносится в соответствующий раздел «Сведения о работе» (или в вкладыш, если основной раздел заполнен). Пример оформления:

Принят г. по должности «инженер‑технолог» 
№ приказа 12/2026 от г. 
Подпись: ___________

Шаг 5. Оформить вкладыш (если требуется)

Если в разделе «Сведения о работе» закончились страницы, между последней страницей и обложкой вшивается вкладыш. Нумерация записей в вкладыше продолжается от основной книжки. Вкладыш без книжки недействителен.

Шаг 6. Получить справку об исправлении

После внесения исправления работодатель выдаёт работнику справку, в которой указаны:

• Какая запись была исправлена;
• Новый правильный номер записи;
• Дата и подпись руководителя.

Шаг 7. При необходимости – обновить электронную трудовую книжку

Если у работника есть ЭТК, после исправления в бумажной книжке необходимо:

• Подать заявление работодателю о внесении изменений в ЭТК;
• Работодатель в течение 5 дней вносит корректные данные через портал Госуслуг.

Пример заполнения исправления

Вкладыш в трудовую книжку: когда и как его использовать

Если в разделе «Сведения о работе» закончились страницы, необходимо:

1. Подготовить специальный вкладыш (формат А5, листы пронумерованы последовательно).
2. Вшить его между последней страницей раздела и обложкой книжки.
3. Продолжить нумерацию записей, начиная с номера, следующего за последним в основной части;
4. Запись в вкладыше оформляется так же, как в основной части, с указанием даты, номера приказа и подписи.

Важно: вкладыш без основной книжки недействителен. Поэтому при замене или потере основной части книжки вкладыш считается утраченным.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и перенос записей

С 2026 года работники могут выбрать электронный вариант трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ). При переходе из бумажного в электронный формат следует:

• Сначала оформить правильные записи в бумажной книжке (по описанному выше порядку).
• Подать работодателю заявление о переходе на ЭТК.
• Работодатель в течение 5 дней вносит данные в электронный реестр через портал Госуслуг.
• Получить подтверждение о корректном переносе записей (скриншот/письмо).

Если в бумажной книжке была ошибка, её необходимо исправить до переноса, иначе некорректные данные «переплывут» в электронный реестр.

Что делать, если запись уже использовалась (например, при получении пенсии)

1. Собрать все документы, подтверждающие правильный период работы (трудовой договор, справки, выписки из банка).
2. Обратиться в Пенсионный фонд с заявлением о пересчёте стажа, приложив акт об исправлении записи.
3. Если ошибка привела к отказу в выплате, подать жалобу в суд в течение 3 лет с момента отказа.

В большинстве случаев, после официального исправления в трудовой книжке, Пенсионный фонд пересчитывает стаж без дополнительных судебных разбирательств.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли просто написать «Исправлено» рядом с ошибкой?

Нет. Любая корректировка должна оформляться официальным актом, аннулированием неверной записи и внесением новой записи в правильный раздел.

Вопрос: Нужно ли уведомлять ПФР о исправлении?

Уведомлять ПФР необязательно, но рекомендуется, если запись уже использовалась при расчёте пенсии или пособий.

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается вносить исправления?

Работник имеет право обратиться в территориальный орган инспекции труда или в суд с требованием о восстановлении прав.

Вопрос: Как быстро можно получить вкладыш?

Вкладыш изготавливается в отделе кадров работодателя. По закону он должен быть предоставлен в течение 5 рабочих дней после подачи заявления.

Запись в трудовой книжке, сделанная не на той странице, не является безнадёжной ошибкой. По законодательству РФ существует чёткий порядок её аннулирования и повторного внесения в правильный раздел, а при необходимости – использования вкладыша. Главное – действовать быстро, оформить все документы официально и, при необходимости, привлечь контролирующие органы.

Помните: правильное оформление трудовой книжки – залог безболезненного получения пенсии и социальных выплат.