Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако на практике кадровики нередко сталкиваются с ситуациями, когда в этом документе обнаруживаются пропуски: забывают внести сведения о переводе, переименовании организации или награждении. Такая ошибка может доставить серьезные неудобства сотруднику в будущем, например, при оформлении пенсии. В данной статье мы подробно разберем, как законодательно регулируется этот вопрос и как правильно исправить ситуацию.

Нарушает ли пропуск записи хронологический порядок?

Один из самых частых вопросов, возникающих при обнаружении пропуска: можно ли вносить запись задним числом? Прямого требования о строгом соблюдении хронологического порядка при внесении сведений о работе ни Трудовой кодекс РФ, ни Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н) не содержат.

Поэтому, при наличии оснований (подтверждающих документов), пропущенная запись может быть внесена с нарушением хронологии; Она вписывается под следующим порядковым номером за последней имеющейся в книжке записью в любой момент, когда ошибка была обнаружена.

Общие правила внесения пропущенных записей

Независимо от того, какая именно запись была пропущена, необходимо придерживаться следующего алгоритма:

1. Подтверждение основания. Пропущенная запись вносится только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Если приказ был утерян, его необходимо восстановить или оформить заново.
2. Определение места внесения. Запись вносит тот работодатель, по вине которого она была пропущена. Если сотрудник уже уволен и трудоустроился в другое место, исправление может сделать новый работодатель на основании официальных документов, полученных от прежнего нанимателя.
3. Оформление. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — фактическая дата внесения пропущенной записи (а не дата события, которое было пропущено). В графе 3 отражается содержание записи, а в графе 4 — реквизиты приказа, на основании которого она вносится.
4. Заверение. Если пропущенная запись внесена наряду с другими записями о работе у текущего работодателя, то при увольнении сотрудника все внесенные записи заверяются в обычном порядке (подписью работодателя, лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью).

Частные случаи и особенности

Пропущена запись о переводе после записи об увольнении

Ситуация, когда сотрудника перевели на другую должность, но запись об этом не внесли, а позже сделали запись об увольнении, не является поводом для признания последующих записей недействительными. Пропущенная запись о переводе вносится следующим порядковым номером после записи об увольнении с обязательным указанием реквизитов приказа о переводе.

Пропущена запись о переименовании организации

Если работодатель сменил наименование, но кадровик забыл внести эту информацию, а уже успел сделать другие записи (например, о переводах), такие записи остаются действительными. Пропущенная информация о переименовании юридического лица или изменении фамилии работодателя-ИП просто вписывается под следующим номером. Это важно для подтверждения непрерывности стажа у одного и того же работодателя.

Пропущена запись о награждении

Сведения о награждениях вносятся в одноименный раздел трудовой книжки. Если запись была пропущена, она также вносится под следующим свободным номером в этом разделе на основании приказа о награждении.

Компания-виновник ликвидирована или реорганизована

Что делать, если пропуск допустил работодатель, который уже прекратил свое существование?

• В случае реорганизации (слияние, присоединение и т.д.) все исправления и дополнения вносятся правопреемником компании.
• В случае полной ликвидации и отсутствии правопреемника, кадровая служба по новому месту работы сотрудника должна сделать запрос на предоставление выписок из государственных архивов. На основании полученных архивных справок пропущенная запись вносится текущим работодателем.

Что делать, если пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек?

Иногда ошибка кроется не в самой трудовой книжке, а во внутреннем кадровом документе, книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. На практике запись о поступившей трудовой книжке вносят в книгу при передаче документа работником в кадровую службу.

Если запись в книгу учета не была внесена своевременно, ее необходимо добавить под следующим свободным порядковым номером. Не допускается вписывание пропущенных строк между уже существующими записями или исправление дат задним числом.

Обнаружение пропущенной записи в трудовой книжке — это не катастрофа, а поправимая кадровая ошибка. Главное правило при ее исправлении, опираться на подтверждающие документы (приказы, архивные справки) и не нарушать нумерацию. Вносите пропущенные сведения под следующим порядковым номером с указанием фактической даты внесения записи, и тогда трудовая книжка сотрудника будет соответствовать всем требованиям законодательства.