Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Ошибки в записях, особенно в разделе «Увольнение», могут привести к потере стажа, уменьшению будущей пенсии и возникновению конфликтных ситуаций между работником и работодателем. В статье рассмотрим, какие правила действуют в 2026 году, кто имеет право вносить исправления, какие формы и образцы записей следует использовать, а также когда целесообразнее оформить дубликат трудовой книжки.

Почему возникают ошибки при записи об увольнении?

• Опечатка даты – самая частая ошибка.
• Неправильный номер приказа или указание неверного основания увольнения.
• Пропуск записи (например, запись об увольнении сделана до записи о приёме на работу).
• Зачёркивание записи вместо признания её недействительной.
• Использование устаревшего шаблона (до 2025 года) без учёта новых требований.

Все эти ошибки подлежат исправлению, но порядок их исправления строго регламентирован Трудовым кодексом РФ и приказами Минтруда.

Правовые основы исправления записей

1. Согласно статье 71 Трудового кодекса РФ, запись в трудовой книжке считается недействительной, если она сделана с ошибкой, и её необходимо признать недействительной целиком.
2. При этом зачёркивать запись нельзя – следует ставить отметку «Недействительно» (или «Недействительно» печатными буквами) и подписать её.
3. Работодатель, допустивший ошибку, обязан её исправить. Если работодатель уже не существует, исправление может выполнить новый работодатель по заявлению работника.
4. Если книжка пришла в негодность, потеряна или в ней имеется запись, признанная недействительной, работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки (п. III Приложения к приказу Минтруда от № …).

Кто может вносить исправления?

• Работодатель, который сделал ошибку – вносит исправление в той же книге, где была допущена ошибка.
• Новый работодатель – может внести исправление, если работник предоставил письменное заявление и оригиналы документов (приказ об увольнении, справка о доходах и т.д.).
• Работник – может потребовать исправления или выдачу дубликата, подав письменное заявление в последний пункт своей последней организации.

Пошаговый порядок исправления записи об увольнении

Шаг 1. Подготовка документов

Для исправления необходимо собрать:

• Копию приказа об увольнении (с правильными реквизитами).
• Справку о трудовом стаже (если требуется подтверждение периода).
• Письменное заявление работника (если исправление вносит новый работодатель).
• Трудовую книжку.

Шаг 2. Признание записи недействительной

На той же странице, где находится ошибочная запись, делаем следующее:

1. Пишем печатными буквами «Недействительно» (или «Недействительная запись»).
2. Подпись руководителя организации и печать (если книжка бумажная).
3. Не зачеркиваем запись и не стираем её – сохраняем оригинал для контроля.

Шаг 3. Внесение корректной записи

После признания недействительной записи вносится новая запись в следующем свободном блоке (или в том же блоке, если место позволяет). Пример корректной записи (по образцу Минтруда 2025‑2026 гг.):

Дата увольнения: 
Основание увольнения: По собственному желанию
Номер приказа: 12/2026 от 
Подпись работодателя: ___________ (Иванов И.И.)
Печать организации

Шаг 4. Подтверждение исправления

Работник подписывает страницу, подтверждая, что запись внесена правильно. При необходимости работник получает копию исправленного приказа.

Образцы записей (2025‑2026 годы)

Пример признания недействительной записи

Пример корректной записи

Когда лучше оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Трудовая книжка пришла в негодность (разрушена, испачкана, потеряна).
• В книжке имеется запись, признанная недействительной, и её исправление невозможно (например, если страница уже заполнена полностью).
• Работник сменил несколько работодателей, а в одной из книг накопилось более 10 записей, что затрудняет дальнейшее заполнение.

Для получения дубликата работнику необходимо написать заявление в последнюю организацию, где он работал, приложив копию паспорта и оригиналы всех приказов, подтверждающих трудовую деятельность.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркивать ошибку и писать правильную запись рядом?

Нет. Согласно действующим правилам, запись следует признать недействительной, а не зачеркивать. Зачёркивание считается нарушением формы трудовой книжки.

Кто несёт расходы на исправление?

Расходы несёт работодатель, который допустил ошибку. Если работодатель уже не существует, расходы могут возложить на нового работодателя по согласованию с работником.

Можно ли исправить запись самостоятельно?

Самостоятельно работник ничего не может изменить. Любые изменения вносятся только уполномоченным лицом работодателя (директор, главный бухгалтер) с печатью организации.

Что делать, если ошибка обнаружена после того, как я уже получил пенсию?

Обратитесь в Пенсионный фонд РФ с заявлением о пересчёте стажа. При наличии исправленной записи в трудовой книжке Фонд обязан пересчитать пенсионные баллы.

Практические рекомендации для работодателей

• Проверяйте каждую запись в трудовой книжке сразу после её внесения – сравнивайте с приказом и с личным делом сотрудника.
• Ведите электронный журнал (ЭТК) – в случае ошибки в бумажной книге можно быстро подготовить дубликат.
• Обучайте кадровый персонал правилам оформления записей, используя актуальные образцы из КонсультантПлюс и Гарант.
• Сохраняйте копии всех приказов об увольнении – они понадобятся при исправлении.

Ошибки в записях об увольнении в трудовой книжке – распространённая, но решаемая проблема. Главное помнить, что:

• Запись признаётся недействительной целиком, а не только её часть.
• Зачёркивать запись нельзя – необходимо ставить отметку «Недействительно» и подписывать её.
• Исправление вносит тот работодатель, который допустил ошибку; при его отсутствии может вмешаться новый работодатель или выдаваться дубликат.
• Соблюдение формы записи и наличие всех подтверждающих документов позволяют избежать конфликтов с Пенсионным фондом и судебных разбирательств.

Своевременное исправление ошибок гарантирует сохранность трудового стажа, правильный расчёт пенсии и отсутствие юридических проблем для обеих сторон.

Дата публикации: