Вопрос оформления трудовой книжки при увольнении остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Многие работники и работодатели до сих пор уверены, что сотрудник обязан поставить свою подпись под записью об увольнении. Однако законодательство и практика ведения трудовых документов претерпели значительные изменения. В этой статье мы подробно разберем, надо ли расписываться в трудовой книжке при увольнении, кто должен заверять записи и какие ошибки могут привести к проблемам.

Главный ответ: подпись работника больше не требуется

Самое главное, что нужно помнить в 2026 году: работнику при увольнении ставить свою подпись в трудовой книжке под записью об увольнении не нужно. Это правило закреплено в актуальных версиях Порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также подтверждается разъяснениями экспертов (в т.ч. систем КонсультантПлюс).

Ранее, опираясь на старые нормы (например, пункт 35 Правил, утвержденных еще в советский период), существовало требование о заверении записей подписями обоих сторон — работодателя и работника. Однако современное законодательство сместило фокус ответственности. Теперь все записи, которые внесены в трудовую книжку сотрудника в период его работы у конкретного работодателя, заверяются только подписью ответственного лица работодателя и печатью организации (при ее наличии).

Почему возникла путаница?

Путаница в вопросах подписей возникла из-за переходного периода и различий в трактовке старых и новых норм. Некоторые источники до сих пор ссылаются на устаревшие требования о том, что «записи должны быть заверены подписями ответственного лица и самого сотрудника». Однако на практике с 2024–2025 годов четко сформировался подход:

• Сотрудник не должен проставлять подпись под записью об увольнении в своей трудовой книжке.
• Если сотрудник все же поставил подпись, такая запись считается избыточной, но не делает трудовую книжку или отдельные записи недействительными.
• Основным документом, подтверждающим ознакомление работника с записью об увольнении, теперь служит личная подпись работника в приказе (распоряжении) об увольнении или в журнале учета трудовых книжек, а не в самой книжке.

Правильный алгоритм заполнения при увольнении

Заполнение трудовой книжки при увольнении фактически включает в себя два основных этапа, выполнение которых строго регламентировано:

1. Внесение записи об увольнении. Запись вносится на основании приказа руководителя или иного распорядительного документа. В графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 — дата увольнения, в графе 3, причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ, в графе 4 — реквизиты приказа.
2. Заверение записи. Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика, руководителя) и печатью работодателя. Должность лица, подписавшего запись, должна быть указана полностью.

Важно отметить, что если на странице, где вносится запись об увольнении, не осталось места для проставления подписи и печати, запись переносится на новую страницу, а на предыдущей делается соответствующая отметка.

Особенности для разных случаев увольнения

Независимо от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с выходом на пенсию), правила внесения записи едины. Например, если сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, в графе 3 необходимо указать: «Трудовой договор прекращен в связи с выходом работника на пенсию, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Работодатель обязан выдать работнику заполненную трудовую книжку в день увольнения — это последний день работы сотрудника (согласно ч. 5 ст. 80 и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Факт выдачи книжки фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, где работник также ставит свою подпись, подтверждая получение документа.

Частые ошибки и как их избежать

Несмотря на ясность современных правил, кадровики и работники часто допускают ошибки:

• Требование подписи работника в книжке. Если работодатель настаивает на подписи в самой трудовой книжке, это является нарушением актуального Порядка. Однако, как упоминалось, лишняя подпись не аннулирует документ.
• Отсутствие должности подписавшего. При увольнении сотрудника, если подписывает ответственное лицо, нужно обязательно указывать должность этого лица. Просто фамилии и инициалов недостаточно.
• Неверное основание. Запись об увольнении вносится строго на основании приказа. Неважно, что написано в заявлении работника, в трудовой книжке формулировка должна дословно соответствовать приказу и нормам закона.

Что делать работнику?

При увольнении работнику следует внимательно проверить правильность внесенной записи: дату, статью увольнения, номер приказа. Убедитесь, что запись заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации. Требовать от вас постановки подписи непосредственно в бланке трудовой книжки никто не вправе.

Для обращения в Социальный фонд России (СФР) за назначением пенсии или иных выплат вам могут потребоваться копии документов. В заявлении в СФР вы укажете день, причину просьбы и поставите подпись под самим заявлением, а не в трудовой книжке.