Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся сведения о приёме, переводе, увольнении, награждениях и других важных событиях трудовой жизни. Однако иногда в записях возникают неточности: ошибочная дата, неправильная должность, неверное наименование организации и т.д. В таких случаях важно знать, кто и как должен исправить запись, где это делается и какие документы необходимы.

Кто отвечает за внесение и исправление записей?

Согласно п. 53 Инструкции по ведению трудовых книжек и п. 14 Порядка ведения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ № 320н), исправление неверной записи производит тот наниматель, в ходе работы у которого она была внесена в трудовую книжку. То есть:

• Если запись о приёме на работу сделана у работодателя А, то только он вправе её исправить или аннулировать.
• После увольнения работник получает справку с места предыдущей работы, подтверждающую правильность сведений; новый работодатель использует её только для внесения новой записи, но не для исправления старых.

Порядок исправления неточностей

Процедура исправления записей регламентирована следующими шагами:

1. Признание записи недействительной. Ошибочная запись помечается как недействительная (обычно ставится крест или запись «Недействительно» с указанием даты и основания).
2. Подготовка подтверждающих документов. Работник предоставляет документы, подтверждающие правильные сведения (паспорт, трудовой договор, приказ о приёме/увольнении, справка из архива и т.д.).
3. Внесение правильной записи. В графе 1 указывается порядковый номер, в графе 2 – дата внесения исправления, в графе 3 – сам текст исправленной записи (например, «Принят на работу инженером‑механиком»).
4. Подпись и печать. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации.
5. Уведомление работника. Работнику выдаётся копия исправленной страницы трудовой книжки либо справка о внесении исправления.

Особенности исправления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка. В ЭТК исправления вносятся иначе:

• Ошибка признаётся недействительной через функцию «Отменить запись» в личном кабинете работника на портале «Работа в России».
• После отмены вносится новая запись с правильными данными; при этом сохраняется история изменений, доступная как работнику, так и работодателю.
• Если работник перешёл к новому работодателю, последний не может исправлять записи, сделанные предыдущим нанимателем; он может только добавить новую запись о приёме.

Ситуации, требующие особого внимания

Организация ликвидирована

Если запись была внесена в трудовую книжку организацией, которая позже ликвидирована, исправление производится в государственном архиве или в органе, где хранятся трудовые книжки ликвидированных предприятий. Работник подаёт запрос с приложением документов, подтверждающих правильные сведения.

Утеря или порча трудовой книжки

При утрате документа работник обязан немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы, где была внесена последняя запись. Работодатель выдаёт дубликат трудовой книжки на основании справки с места работы и иных подтверждающих документов.

Неправильное указание должности или наименования организации

Ошибка в должности исправляется аналогично общим правилам: признаётся недействительной, затем вносится правильная запись с указанием даты исправления и ссылкой на основание (приказ, договор).

Международный опыт: Украина

В Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. После оцифровки процедура исправления записей переходит в электронный формат: ошибка отмечается как недействительная, а правильные данные вносятся в реестр на основании документов, предоставленных работником.

Практические рекомендации для работников и работодателей

Для работников:

• Храните трудовую книжку в безопасном месте; при любых изменениях сразу проверяйте запись.
• При обнаружении ошибки немедленно информируйте кадровую службу текущего или предыдущего работодателя.
• Сохраняйте копии всех приказов, договоров и справок – они понадобятся для подтверждения правильности сведений.

Для работодателей:

• Назначьте ответственного сотрудника (кадровика или юриста), который будет контролировать корректность ведения трудовых книжек.
• При выявлении ошибки следуйте инструкции: признайте запись недействительной, внесите исправление, оформите соответствующий акт и выдайте работнику подтверждение.
• При переходе на электронную трудовую книжку обеспечьте обучение кадрового персонала работе с системой и правилами внесения исправлений.

Запись, внесённая в трудовую книжку, имеет юридическую силу и влияет на пенсионные права, социальные выплаты и будущую трудовую деятельность. Поэтому важно знать, кто и как может её исправить, соблюдать установленный порядок и сохранять подтверждающие документы. Соблюдение этих правил гарантирует достоверность трудовой истории и защищает права как работника, так и работодателя.