Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий все трудовые отношения работника: приёмы, переводы, увольнения, повышения и пр․ Ошибки в ней могут возникнуть даже у самых внимательных специалистов․ К счастью, законодательство РФ предусматривает чёткий порядок исправления недействительных записей․ В этой статье мы разберём, кто имеет право вносить исправления, какие документы нужны и как правильно оформить поправку как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке․

Содержание

1. Правовая база
2. Кто может вносить исправления
3. Исправление в бумажной трудовой книжке
4. Исправление в электронной трудовой книжке (ЭТК)
5. Образцы корректирующих записей
6. Что делать, если предприятие уже закрыто
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок исправления записей в трудовой книжке:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 67, 68, 69․
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 484н)․
• Инструкция № 58 «Порядок исправления ошибочных записей в трудовых книжках», п․ 2․6․
• Для электронных трудовых книжек – Приказ Минтруда России от № 213н «Об утверждении форм и порядка заполнения электронных трудовых книжек»․

Эти документы гарантируют, что недействительные записи могут быть исправлены только тем работодателем, который их допустил․ При отсутствии работодателя (реорганизация, ликвидация) исправления вносятся правопреемником или новым работодателем․

Кто может вносить исправления

Важно! Работник сам вносить исправления в трудовую книжку не имеет права․ Любая корректировка без подписи и печати работодателя считается недействительной․

Исправление в бумажной трудовой книжке

Общие правила

• Запись не зачеркивается и не замазывается․ На ней делается корректирующая запись (строкой «Недействительно» или «Ошибка»)․
• Корректирующая запись делается в том же графе, где была ошибка, но в отдельной строке․
• Каждая корректировка заверяется подписью и печатью (при наличии) работодателя․
• Если запись уже заверена подписью и печатью, необходимо оформить новый приказ, отменяющий прежний, и в трудовой книжке указать «Отмена записи» и «Новая запись»․

Пошаговая инструкция

1. Определите тип ошибки (дата, должность, причина увольнения, номер записи и т․п․)․
2. Составьте приказ работодателя о внесении исправления․ В приказе указываются:
   • Дата приказа;
   • Номер приказа;
   • Точная формулировка исправляемой записи и её корректный вариант;
   • Ссылка на пункт Положения о порядке ведения трудовых книжек․
3. Работодатель подписывает и ставит печать на приказе․
4. В трудовой книжке в строке с ошибкой делается запись:

    Недействительно (или Ошибка) – [Дата, Должность, Причина увольнения и т․д․]
    

   Затем в следующей строке вносятся правильные данные․

5. Подпись и печать работодателя ставятся рядом с новой записью․
6. Сохраняйте копию приказа и сделайте фото/скан исправленной страницы для собственного архива․

Пример корректирующей записи

Исходная (некорректная) запись:

 – Уволен по статье 81 ТК РФ

Корректировка:

Недействительно – Уволен по статье 81 ТК РФ
 – Уволен по статье 81 ТК РФ (правильная дата)
(Подпись, печать работодателя)

Исправление в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка хранится в СФР (Система Федерального Реестра)․ Внесение изменений производится через форму ЕФС‑1 (часть 1․1) – «Корректировка записи в ЭТК»․

Пошаговый порядок

1. Работодатель (или его уполномоченный представитель) оформляет приказ о корректировке (аналогично бумажному варианту)․
2. В системе СФР в личном кабинете работодателя выбирают пункт «Корректировка записи в ЭТК»․
3. Заполняют форму ЕФС‑1 (часть 1․1):
   • Указывают номер и дату оригинальной записи;
   • Описывают ошибку и приводят правильные данные;
   • Прикладывают скан приказа (PDF, не более 2 МБ)․
4. Отправляют форму в СФР․ После проверки (обычно в течение 3‑5 рабочих дней) система автоматически вносит исправление․
5. Работнику рекомендуется проверить обновлённую запись в личном кабинете Фонда Трудовой Службы или через портал Госуслуг․

Особенности

• Если предприятие уже закрыто, корректировку может выполнить правопреемник или новый работодатель (приём на работу)․
• В случае, когда ошибка обнаружена после завершения периода испытательного срока, но до получения окончательного приказа, работодатель может аннулировать прежний приказ и оформить новый․

Образцы корректирующих записей

Ошибка в дате приёма на работу

Исходная запись:

 – Приём на работу, должность: инженер‑технолог

Корректировка (бумажная):

Недействительно – Приём на работу, должность: инженер‑технолог
 – Приём на работу, должность: инженер‑технолог
(Подпись, печать)

Неправильная причина увольнения

Исходная запись:

 – Уволен по статье 81 ТК РФ

Корректировка (ЭТК) – форма ЕФС‑1 (часть 1․1):

• Номер записи: 12
• Дата записи:
• Ошибка: указана статья 81 (по инициативе работодателя), а увольнение произошло по инициативе работника․
• Правильный вариант: «Уволен по инициативе работника»․

Что делать, если предприятие уже закрыто?

Если ошибка допущена в трудовой книжке, а организация‑работодатель ликвидирована, порядок исправления зависит от наличия правопреемника․

• Есть правопреемник (новый владелец, объединённое предприятие) – он обязан исправить запись, используя тот же порядок, что и оригинальный работодатель (приказ + корректирующая запись в бумажной книге или форма ЕФС‑1 для ЭТК)․
• Правопреемника нет – новый работодатель (приём на работу) вносит исправление, указав в приказе, что запись была сделана прежним работодателем, но требует корректировки; При этом в ЭТК необходимо приложить справку из ПФР о закрытии прежнего работодателя․

В любом случае рекомендуется обратиться в отдел кадров (или в ПФР) за консультацией и получить подтверждение о праве нового работодателя вносить изменения․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто зачеркнуть ошибку и написать правильную запись?

Нет․ Согласно п․ 2․6 Инструкции № 58, запись в трудовой книжке не может быть зачеркиваема․ Нужно оформить корректирующую запись со словом «Недействительно» и заверить её подписью и печатью работодателя․

Нужно ли получать согласие работника на исправление?

Согласие работника не требуется, но работнику рекомендуется получить копию приказа и подтверждение о внесённой корректировке․

Сколько времени занимает исправление в ЭТК?

Обычно 3‑5 рабочих дней после подачи формы ЕФС‑1 (часть 1․1)․ При наличии ошибок в документах срок может увеличиться․

Что делать, если в трудовой книжке есть несколько ошибок?

Для каждой ошибки оформляется отдельный приказ и отдельная корректирующая запись․ При этом в одной строке можно указать несколько «Недействительно», но лучше разбить их, чтобы не возникало путаницы․

Можно ли самостоятельно исправить запись в электронном виде, если у меня есть доступ к личному кабинету?

Нет․ Только уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер) имеет право подавать форму ЕФС‑1․ Самостоятельные попытки исправления будут отклонены․

Убрать недействительную запись в трудовой книжке – процесс, требующий соблюдения законных процедур․ Ключевые моменты:

• Исправление вносит только работодатель, допустивший ошибку (или его правопреемник)․
• В бумажной книжке используется корректирующая запись со словом «Недействительно», подпись и печать․
• В электронной книжке – форма ЕФС‑1 (часть 1․1) через СФР․
• Ни в каком случае нельзя зачеркивать запись или писать «стереть» без официального приказа․

Соблюдая эти правила, вы гарантируете, что ваша трудовая книжка будет соответствовать требованиям законодательства и не станет препятствием при поиске новой работы․