Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Любая ошибка в ней может повлиять на права и льготы сотрудника. В 2026 году правила внесения исправлений в бумажную и электронную трудовую книжку (ЭТК) уточнены, и теперь существует единый образец записи, который можно использовать как в бумажной, так и в электронной форме.

Кому и когда нужно исправлять сведения?

1. Работодатель – при обнаружении ошибки в любой части трудовой книжки (сведения о работе, наградах, образовании).
2. Работник – при обнаружении неточности в собственных данных, которые он сам ввёл в электронную систему.
3. ИП‑работодатель – при прекращении деятельности ИП, исправления вносятся по последнему месту работы.

Время исправления зависит от ситуации:

• Если работник ещё находится на прежнем месте работы – исправление можно внести в любой момент.
• Если работник сменил место работы – исправление вносится работодателем по новому месту работы.
• Если предприятие прекратило деятельность – исправление вносится по последнему месту работы, после чего трудовая книжка возвращается владельцу.

Образец записи в бумажной трудовой книжке (БТК)

В бумажной книжке исправления вносятся следующим образом:

1. На той же строке, где была допущена ошибка, зачёркиваем неверную запись и пишем рядом правильную.
2. Если ошибка относится к сведениям о работе (дата, должность, приказ), то в следующей строке пишем новую запись с указанием даты и номера приказа, на основании которого делается исправление.
3. В разделе «Сведения о награждениях» и «Образовании» зачёркивать нельзя – в этих разделах исправление вносится только новой записью.

Пример записи:

Строка 12 – «Дата: , Приказ № 1234/2025 – ОТКАЗ от должности» (зачёркивание).
Строка 13 – «Дата: , Приказ № 1234/2025 – ПЕРЕНОС на должность «Менеджер по продажам»».

Образец записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)

В ЭТК используется форма ЕФС‑1. В ней необходимо:

• В графе 11 поставить знак X, чтобы указать, что запись будет исправлена.
• В следующей строке указать корректные сведения (дата, приказ, должность).
• Сохранить форму и отправить на утверждение.

Образец заполнения ЕФС‑1:

Графа 1: ФИО сотрудника
Графа 2: Дата рождения
Графа 3: Дата начала работы
Графа 4: Дата окончания работы (если применимо)
Графа 5: Должность
Графа 6: Приказ/решение №
Графа 7: Дата приказа
Графа 8: Период работы
Графа 9: Примечание
Графа 10: Дополнительные сведения
Графа 11: X (знак исправления)
Графа 12: Новые корректные сведения (дата, приказ, должность)

Пошаговая инструкция

1. Откройте форму ЕФС‑1 в системе СЗВ‑ТД.
2. Заполните все поля, как если бы это была новая запись.
3. В графе 11 поставьте X.
4. В следующей строке (графа 12) введите правильные сведения.
5. Сохраните форму и отправьте на утверждение руководителю.
6. После утверждения система автоматически обновит ЭТК и, при необходимости, синхронизирует данные с бумажной трудовой книжкой.

Когда нужно завести дубликат трудовой книжки?

Дубликат требуется в следующих случаях:

• Неправильная запись в разделе «Образование» (зачёркивание запрещено).
• Серьёзные ошибки, которые нельзя исправить в рамках одной строки.
• Трудовая книжка была уничтожена, потеряна или повреждена.

В таком случае работодатель оформляет дубликат, перенесёт все верные сведения, а неверные записи не попадают в дубликат.

Советы по работе с трудовой книжкой в 2026 году

• Всегда проверяйте данные в СЗВ‑ТД перед внесением в ЭТК.
• Если вы ИП‑работодатель, храните копии всех приказов и решений, на основании которых вносите записи.
• При смене места работы обязательно обновляйте данные в обеих системах (бумажной и электронной).
• Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих исправления (приказы, договоры, справки).
• Проверяйте, что в ьном листе нет ошибок – они могут сделать трудовую книжку недействительной.

Ссылки и ресурсы

• Образец формы ЕФС‑1
• Рекомендация Системы Главбух
• Как внести изменения в ЭТК

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и корректно исправлять сведения в трудовой книжке, соблюдая требования законодательства 2026 года.