Вопрос о возможности заведения второй трудовой книжки часто вызывает путаницу как у работников, так и у работодателей. На первый взгляд, ответ кажется простым: запрещено. Однако законодательство содержит важные исключения и детали, которые необходимо знать каждому. Данная статья объяснит, когда завести новую книжку нельзя, а когда, можно и нужно.

Основное правило: одна трудовая книжка на человека

Согласно части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ, при приеме на работу работник обязан представить работодателю свою трудовую книжку. Законодательство исходит из принципа единства документа, подтверждающего весь трудовой стаж гражданина.

Работодатель не вправе завести новую бумажную трудовую книжку, если у сотрудника уже имеется действующая (не утеряна и не повреждена) книжка. Это прямо указано в разъяснениях контролирующих органов. Причина проста: наличие двух бумажных книжек у одного человека создает риск искажения трудового стажа, нарушает единый учет и может быть использовано для сокрытия информации.

Где должна храниться трудовая книжка?

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка работника хранится у основного работодателя — того, с которым у работника заключен трудовой договор на неопределенный срок или на longest срок, либо у того, у кого работник фактически работает. При смене места работы книжка передается по акту новому работодателю.

Когда НЕЛЬЗЯ заводить новую книжку?

Запрет на заведение новой бумажной книжки действует в следующих ситуациях:

• У сотрудника есть действующая трудовая книжка, и он просто не хочет ее передавать новому работодателю (например, чтобы скрыть предыдущий опыт работы или увольнение по негативным причинам).
• Наличие двух и более бумажных книжек у одного лица. Каждый работник имеет право работать на нескольких предприятиях, но его единая трудовая книжка должна храниться у основного работодателя.
• Работник умышленно затерял книжку и пытается оформить дубликат, не пытаясь ее найти или объявить о пропаже.

Когда МОЖНО и НУЖНО завести новую книжку (оформить дубликат)?

Законодательство предусматривает четкие случаи, когда работодатель обязан оформить новую (точнее, дубликат) трудовую книжку. Это исключения из общего правила.

Утрата, повреждение или гибель трудовой книжки

Это основное законное основание. Если трудовая книжка безвозвратно утеряна, серьезно повреждена (например, в результате пожара, затопления) или уничтожена, работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить дубликат.

Что должен сделать работник:

• Написать заявление с указанием причины отсутствия книжки (утрата, повреждение).
• Предоставить документы, подтверждающие причину (например, справку из МВД об утере, акт о повреждении).

Что должен сделать работодатель:

• Принять заявление.
• Составить акт об отсутствии трудовой книжки с указанием обстоятельств.
• Оформить дубликат, перенеся в него все записи из оригинальной книжки на основании имеющихся в организации документов (приказы о приеме, увольнении, переводе).
• Завести новую книжку с пометкой «Дубликат» на обложке и в первом листе.

Первичное оформление у лица, ранее не состоявшего в трудовых отношениях

Если гражданин впервые устраиваеться на работу и никогда ранее не имел трудовой книжки (например, молодой специалист после вуза или человек, долгое время не работавший), работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку. Это не дубликат, а первичное оформление.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2021 года (ФЗ-439) ведение ЭТК стало обязательным для всех работодателей. Переход на электронный формат возможен только по инициативе работника.

• Если у работника есть бумажная книжка, он может подать заявление о ее замене на электронную. Работодатель обязан это сделать;
• Если бумажная книжка утеряна, работодатель может оформить дубликат в бумажном виде, а затем по заявлению работника перевести его запись в ЭТК.
• Важно: Заводить новую бумажную книжку, если у работника уже есть действующая (даже если он хочет перейти на ЭТК), — неправомерно. Сначала оформляется дубликат утерянной, затем происходит переход.

Порядок действий при безвозвратной утере трудовой книжки

Если книжка утеряна и найти ее не удалось, алгоритм действий следующий:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата с указанием причины (утрата);
2. Работодатель составляет акт об отсутствии трудовой книжки. В акте фиксируются: ФИО работника, дата приема на работу, причина отсутствия (утрата), данные из имеющихся в организации документов о трудовой деятельности работника.
3. Работодатель запрашивает сведения в архив предыдущих работодателей (если они известны) для восстановления полной истории труда.
4. Оформляется дубликат трудовой книжки. Все записи переносятся в хронологическом порядке; На обложке и на первом листе ставится надпись «Дубликат», номер дубликата, дата выдачи.
5. Дубликат выдается работнику под расписку. Старая (утраченная) книжка в учете числится как утраченная.

Ответы на ключевые вопросы

Можно ли иметь две бумажные трудовые книжки?

Нет, нельзя. Закон не предусматривает такого права. Если у человека найдены две старые книжки, он должен обратиться в орган, выдавший их (обычно это последний работодатель или архив), для их объединения или признания одной недействительной.

Что делать, если работник не отдает свою книжку новому работодателю?

Работодатель не должен заводить новую. Он должен:

• Требовать передачи книжки (это обязанность работника).
• Если книжка утеряна, — требовать оформления дубликата.
• При трудоустройстве без предъявления книжки (что нарушает ТК РФ) работодатель может не заключать трудовой договор или оформить договор ГПХ, но это рискованно.

Таким образом, тезис «нельзя заводить новую трудовую книжку» верен в своей основе, но имеет важные исключения, прямо предусмотренные законом:

1. Запрещено заводить новую бумажную книжку, если у работника уже есть действующая.
2. Разрешено и обязательно оформить дубликат (новую книжку с пометкой «Дубликат») при утрате, повреждении или гибели оригинальной.
3. Разрешено и обязательно завести первичную книжку работнику, который никогда ранее не трудился.
4. Разрешено перейти на электронную форму по заявлению работника, но не путем заведения новой бумажной.

Главный принцип: трудовая книжка (бумажная или электронная), это единый документ на всю жизнь. Любые действия с ним должны быть прозрачными, документально подтвержденными и соответствовать Трудовому кодексу РФ и ФЗ-439. При сомнениях всегда стоит запросить письменное разъяснение у работодателя или проконсультироваться с юристом.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ-439) и разъяснений контролирующих органов. Дата актуальности информации: май 2026 года.