Дата публикации:

Содержание

1. Законодательная база
2. Когда допускается исправление
3. Кто имеет право вносить исправления
4. Порядок исправления в бумажной трудовой книжке
5. Порядок исправления в электронной трудовой книжке (ЭТК)
6. Образцы записей
7. Типичные ошибки и как их избежать

Законодательная база

Регулирование вопросов внесения исправлений в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) осуществляется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68.
• Приказ Минтруда России от № 2н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Постановление Правительства РФ от № 123 «Об утверждении порядка внесения исправлений в трудовые книжки».
• Инструкции Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и Фонда социального страхования (ФСС) по работе с электронными трудовыми книжками.

Нарушение порядка исправления может привести к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) и к проблемам при начислении пенсии.

Когда допускается исправление

Исправлять сведения о работе можно в следующих случаях:

• Ошибка в дате приема, увольнения, перевода, названия организации, должности, кода ОКВЭД.
• Пропуск записи о фактическом периоде работы.
• Неправильно указанные реквизиты приказа (номер, дата).
• Уточнение сведений, если в оригинальном документе (приказе) обнаружена ошибка.

Важно: если ошибка относится к личным данным (ФИО, дата рождения, образование) – исправление производится только в ьном листе и в разделе «Сведения о работе», а запись об увольнении уже внесённая не подлежит изменению без выдачи дубликата.

Кто имеет право вносить исправления

Порядок исправления в бумажной трудовой книжке

Общие требования

1. Исправления вносятся только в том месте, где была сделана ошибка. На ьном листе допускается зачёркивание и запись рядом.
2. Для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» используется новая запись (не зачёркивание).
3. Все записи делаются чернильной (чёрной) ручкой, разборчивым почерком.
4. Каждая запись сопровождается указанием:
   • порядкового номера;
   • даты внесения записи;
   • основания (номер и дата приказа, решение суда и т.п.);
   • подписи уполномоченного лица и печати организации.
5. Если исправление невозможно (например, запись уже подписана в разделе «Сведения о работе» и содержит ошибку в дате увольнения), выдается дубликат трудовой книжки.

Пошаговый алгоритм

1. Выявление ошибки. Работник или кадровик проверяют запись.
2. Подготовка документа‑основания. Приказ о приёме/переводе/увольнении, решение суда, справка об изменении названия организации и т.д.
3. Согласование с работником. При изменении персональных данных – подпись работника.
4. Внесение исправления.
   • ьный лист – зачёркивание неверного пункта, запись правильного рядом, подпись и печать.
   • Раздел «Сведения о работе» – в следующей строке ставится новый порядковый номер, указывается текущая дата, в графе 3 (дата начала работы) – правильная дата, в графе 4 (наименование организации) – корректное название, в графе 5 (должность) – правильная должность, в графе 6 (основание) – номер и дата приказа.
5. Контроль. Руководитель отдела кадров проверяет запись и ставит подпись;
6. Регистрация в ЕФС-1. При необходимости (например, при изменении кода ОКВЭД) вносятся корректировки в форму ЕФС‑1.

Пример записи

Допустим, в графе 3 раздела «Сведения о работе» указана дата , а фактическая дата приёма – . Исправление будет выглядеть так:

Порядок исправления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Особенности ЭТК

• Все записи в ЭТК хранятся в базе данных СФР (Служба Федерального Регистра).
• Изменения вносятся только через уполномоченные органы – отдел кадров организации и оператор СФР.
• Работник может подать заявление через портал Госуслуги или лично в отделении СФР.

Пошаговый процесс

1. Подготовка заявления. Работник заполняет форму «Заявление об исправлении сведений в ЭТК», прикладывает скан копий документов‑оснований.
2. Передача заявления в отдел кадров. Кадровик проверяет документ, подписывает (ЭЦП) и отправляет в СФР через Единый портал государственных услуг.
3. Обработка в СФР. Оператор проверяет корректность данных, вносит исправление и формирует акт об изменении.
4. Уведомление работника. Сотруднику приходит электронное подтверждение о внесённом исправлении.
5. Контроль. Работник проверяет запись в личном кабинете «Мой профиль» на портале Госуслуг.

Пример электронного запроса

Заявление № 2026‑05‑23
От: Петрова А.С.
ИНН: 7701234567
Серия/номер паспорта: 45 1234567
Дата рождения: 

Прошу исправить ошибочную запись о дате начала работы в разделе
«Сведения о работе»:
Неправильно: 
Правильно: 

Основание: Приказ № 45 от о приёме на работу.
Приложения: копия приказа, копия паспорта.

Подпись: ______________________ (ЭЦП)

Образцы записей

Исправление названия организации

Исходная запись (№ 3):

После реорганизации название изменилось на «ООО «Техно‑Сервис‑Плюс». Вносим новую запись (№ 4):

Исправление даты увольнения

Если запись уже подписана и исправление невозможно, оформляем дубликат трудовой книжки с правильными данными.

Типичные ошибки и как их избежать

• Зачёркивание в разделе «Сведения о работе». По закону запрещено – вместо этого делается новая запись.
• Отсутствие указания основания. Каждый исправительный акт должен содержать номер и дату приказа/решения.
• Неправильный порядок полей. Следуйте официальному шаблону: № п/п → дата внесения → дата начала работы → наименование организации → должность → основание.
• Не ставится подпись уполномоченного лица. Без подписи запись считается недействительной.
• Отсутствие печати организации. Печать обязательна, если иное не предусмотрено внутренними регламентами.
• Попытка исправить запись о награждении. Такие записи нельзя изменять; в случае ошибки оформляется отдельный документ‑дополнение.

Исправление сведений о работе в трудовой книжке – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильный порядок действий, наличие официальных документов‑оснований и участие уполномоченного кадрового специалиста позволяют быстро и без риска для будущих пенсионных начислений внести необходимые изменения.

Помните: если вы сомневаетесь в правильности исправления, лучше обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров с запросом о выдаче дубликата трудовой книжки.

Автор: Ваш помощник ChatGPT