Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант продолжает играть важную роль и остается объектом пристального внимания как со стороны сотрудников, так и со стороны работодателей. Процесс истребования трудовой книжки имеет строгую правовую регламентацию, нарушение которой может привести к серьезным юридическим и финансовым последствиям для организации.
Что такое истребование трудовой книжки?
В контексте трудовых отношений истребование трудовой книжки — это процесс запроса и получения данного документа работодателем от сотрудника или от предыдущего работодателя; Чаще всего эта процедура происходит при приеме на работу, когда новый работодатель обязан внести запись о трудоустройстве, либо в рамках различных проверок (например, со стороны Пенсионного фонда, прокуратуры или судебных органов).
Основания для истребования трудовой книжки
Существует несколько законных оснований, по которым работодатель может и должен затребовать трудовую книжку:
- Проверка стажа и квалификации. Работодатель имеет право убедиться в подлинности записей, стаже и предыдущих местах работы кандидата.
- Внутренний аудит или проверка. Кадровая служба может истребовать документ для сверки записей, устранения ошибок или приведения в соответствие с законодательством.
- Запросы от государственных органов. Судебные приставы, следственные органы или Пенсионный фонд могут истребовать трудовую книжку работника через работодателя для проведения проверок или исполнительных действий.
Порядок истребования при приеме на работу
Процесс запроса документа при трудоустройстве имеет четкий алгоритм:
- Предоставление документа кандидатом. Работник обязан предъявить трудовую книжку в день заключения трудового договора или в иное согласованное время.
- Проверка документа. Кадровый специалист проверяет подлинность бланка, наличие подписей, печатей, а также сверяет данные с анкетой кандидата.
- Прием на хранение. Работодатель изымает бумажную трудовую книжку у работника и несет за нее полную ответственность. О факте получения делается отметка в книге учета движения трудовых книжек.
- Внесение записи. В течение 5 рабочих дней с момента приема на работу работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Важные нюансы:
- Если у работника это первое место работы, работодатель не может истребовать трудовую книжку, так как ее еще не существует. Работодатель обязан оформить ее самостоятельно за свой счет.
- При работе по совместительству истребование трудовой книжки по основному месту работы не требуется (однако работник может принести ее по желанию для внесения записи о совместительстве).
- Если работник потерял трудовую книжку, он должен заявить об этом. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку с надписью «Дубликат».
Истребование трудовой книжки у работающего сотрудника
Иногда возникает необходимость запросить документ у сотрудника, который уже работает в компании. Чаще всего это связано с необходимостью предоставления трудовой книжки в сторонние организации (банки для получения кредита, посольства для оформления визы и т.д.).
В этом случае действует следующее правило: работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки работнику на руки, пока тот не уволен (согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Исключение составляло только назначение пенсии (выдавалась на 3 дня). Однако сейчас, для предоставления в ПФР или другие организации, работодатель обязан выдать заверенную копию или выписку из трудовой книжки в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.
Ответственность работодателя за нарушение правил
Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Законодательство предусматривает серьезные санкции за нарушение правил ее истребования, хранения и выдачи:
- Материальная ответственность. Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки при увольнении, он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Дни задержки оплачиваются исходя из среднего дневного заработка сотрудника.
- Возмещение морального вреда. Работник имеет право потребовать компенсации морального вреда, если задержка трудовой книжки причинила ему нравственные страдания (например, он не смог устроиться на новую работу).
- Административная ответственность. За нарушение правил хранения, учета или выдачи трудовых книжек предусмотрены штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Влияние электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Это изменило порядок истребования для некоторых категорий граждан:
- Если работник перешел на ЭТК и отказался от бумажного варианта, работодатель не истребует бумажную трудовую книжку при приеме на работу. Вся информация передается и запрашивается через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) от Социального фонда России (СФР).
- Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, процедура истребования остается прежней. Работодатель обязан вести параллельно и бумажный, и электронный вариант.
- При приеме на работу сотрудника с ЭТК кадровику необходимо получить от него выписку из электронной трудовой книжки (СТД-Р или из личного кабинета на Госуслугах) или запросить сведения самостоятельно.
Процедура истребования трудовой книжки требует от работодателя высокой внимательности и строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. Главное правило, которое должен усвоить каждый кадровик и руководитель: бумажная трудовая книжка должна храниться у работодателя и выдаваться на руки только в день увольнения. Во всех остальных случаях закон требует предоставления заверенных копий; Нарушение этого правила чревато не только штрафами, но и судебными исками со стороны работников, что влечет за собой значительные финансовые и репутационные потери для компании.