Избрание главы муниципального образования — это не просто политическое событие, но и юридически значимый акт, влекущий за собой изменения в трудовых отношениях. В соответствии с законодательством Российской Федерации, глава муниципального образования, избранный представительным органом местного самоуправления, может быть привлечен к исполнению обязанностей на основании трудового договора. В этом случае обязательно внесение записи в трудовую книжку о его избрании на должность. Ниже, подробная, пошаговая инструкция, как это сделать правильно в 2026 году.

Правовая основа для внесения записи

Основные нормативные акты, регулирующие порядок внесения записи в трудовую книжку при избрании главы муниципального образования:

• Трудовой кодекс РФ — статьи 66, 67, 68 (порядок ведения трудовых книжек);
• Федеральный закон от № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
• Устав муниципального образования — определяет порядок избрания, вступления в должность и полномочия главы;
• Решение представительного органа муниципального образования об избрании главы — ключевой документ для внесения записи.

Важно: глава муниципального образования, избранный из числа депутатов представительного органа, является муниципальным служащим (ст. 10 ФЗ-25). Следовательно, его трудовые отношения регулируются нормами трудового законодательства, включая ведение трудовой книжки.

Когда и на основании чего вносится запись?

Запись в трудовую книжку вносится только после официального избрания главы муниципального образования и его вступления в должность.

Этапы формирования основания для записи:

1. Заседание представительного органа (совета депутатов) — проводится в соответствии с уставом МО. На нём голосуется кандидатура главы.
2. Принятие решения, оформляется в виде официального протокола заседания и отдельного решения представительного органа (например: «Решение № 12 от о избрании Иванова И.И. главой МО «Сельское поселение Заречное»).
3. Вступление в должность, происходит в торжественной обстановке, как того требует устав МО. Дата вступления в должность — это дата, с которой начинаются полномочия главы (ст; 25 ФЗ-25).
4. Подписание трудового договора — если глава не был ранее муниципальным служащим, заключается трудовой договор с представителем администрации МО (как работодателем).

Важно! Запись в трудовую книжку вносится не на основании решения о выборах, а на основании решения представительного органа об избрании и приказа (распоряжения) о вступлении в должность.

Какие документы нужны для внесения записи?

Для корректного оформления записи в трудовую книжку кадровый работник должен иметь следующие документы:

• Оригинал решения представительного органа муниципального образования об избрании главы (с печатью и подписью председателя);
• Оригинал приказа (распоряжения) главы администрации МО о вступлении в должность (с указанием даты вступления);
• Оригинал трудового договора (если заключается впервые);
• Трудовая книжка избранного главы (если он ранее работал по трудовому договору);
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Если глава впервые поступает на муниципальную службу и трудовая книжка отсутствует — она оформляется впервые на основании приказа о приёме на работу и решения об избрании.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку?

Запись вносится в разделе «Работа по трудовому договору» в соответствии с п. 3.1 Правил ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225).

Формат записи:

Пример правильной записи:

«Избран главой муниципального образования «Сельское поселение Заречное» на основании решения Совета депутатов от № 12, вступил в должность .»

Структура записи:

1. Формулировка действия: «Избран главой муниципального образования…», не «назначен», «принят», «назначен на должность» — только «избран»;
2. Наименование должности: полное название в соответствии с уставом МО (например: «глава муниципального образования «Сельское поселение Заречное»»);
3. Основание: ссылка на решение представительного органа, обязательно с указанием номера и даты;
4. Дата вступления в должность: дата, с которой глава начал исполнять полномочия (не дата голосования, а дата торжественного вступления).

Важно: Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с даты вступления в должность (п. 3.1 Правил № 225).

Что писать нельзя?

Ни в коем случае не допускаются следующие формулировки:

• ❌ «Назначен главой…» — это неверно, так как глава избирается, а не назначается;
• ❌ «Принят на должность…», термин «принят» используется при приёме на работу по трудовому договору, а не при избрании;
• ❌ «Избран на должность…» — избыточно, «избран» уже подразумевает «на должность»;
• ❌ «Решение № 12» без указания даты, запись считается неполной и может быть признана недействительной;
• ❌ «Глава сельского поселения» — если в уставе МО используется полное наименование «глава муниципального образования «Сельское поселение Заречное»», то и в трудовой книжке должно быть точно так же.

Что делать, если глава уже работал в администрации?

Если избираемый глава ранее занимал другую должность в администрации МО (например, заместитель главы или главный специалист), то:

• В трудовой книжке делается запись о прекращении предыдущей должности, «уволен по собственному желанию» или «переведён»;
• Затем, новая запись о избрании на должность главы;
• Если должность главы является новой должностью в рамках муниципальной службы, то запись делается как о приёме на новую должность.

Если глава был ранее муниципальным служащим и его трудовой договор был продлен — запись о новом сроке полномочий не делается, если не меняется должность. Но при избрании на новое полномочие (например, после истечения срока) — запись вносится как о новом избрании.

Особенности при выходе главы с должности

При окончании полномочий главы (по истечении срока, досрочному прекращению, уходу на пенсию и т.д.) в трудовую книжку вносится запись о прекращении полномочий:

«Полномочия главы муниципального образования «Сельское поселение Заречное» прекращены по истечению срока полномочий на основании решения Совета депутатов от № 18.»

Запись оформляется на основании решения представительного органа о прекращении полномочий и приказа администрации.

Ответственность за ошибки

Неправильно оформленная запись в трудовой книжке может повлечь:

• Оспаривание трудовых отношений в суде;
• Отказ в назначении пенсии (если стаж не подтверждён);
• Признание решения об избрании недействительным в административном порядке;
• Штрафы со стороны Государственной инспекции труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

Поэтому все записи должны быть проверены юристом администрации или кадровой службой до подписания.

Практический совет

Для избежания ошибок рекомендуется:

• Создать шаблон записи в кадровом отделе, утверждённый юристом;
• Вести реестр записей в трудовых книжках глав МО;
• Проводить внутренний аудит трудовых книжек перед выборами;
• Обучать кадровых работников на семинарах по муниципальной службе;
• Сохранять все первичные документы (решения, приказы, протоколы) в архиве не менее 75 лет (в соответствии с требованиями к архивным документам).

Внесение записи в трудовую книжку об избрании главы муниципального образования — это не формальность, а важнейший юридический акт, подтверждающий легитимность полномочий и стаж муниципальной службы. Только правильная, точно сформулированная запись с обязательной ссылкой на решение представительного органа и датой вступления в должность обеспечит защиту прав главы и законность действий администрации.

Помните: в трудовой книжке не пишут «назначен», пишут «избран», и это принципиально!

Если у вас есть сомнения — всегда обращайтесь к юристу или в региональное управление по труду и занятости. Правильное оформление — залог законности и спокойствия.