Важно! Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника. Все записи в ней должны быть точными и соответствовать действительным документам, удостоверяющим личность. Любое изменение персональных данных (фамилии, имени, отчества, даты рождения) требует обязательного и правильного внесения корректировок.
На основании какого документа вносится изменение?
Корректировка записи в трудовой книжке о смене фамилии (имени, отчества) производится исключительно на основании официального документа, подтверждающего это изменение. Нельзя использовать, например, свидетельство о расторжении брака как единственный документ для смены фамилии, если в нём не содержится соответствующая запись об изменении фамилии.
К таким документам относятся:
- Паспорт гражданина РФ (если изменение внесено в него, например, после заключения брака или его расторжения).
- Свидетельство о заключении брака (если работник принял фамилию супруга/супруги).
- Свидетельство о расторжении брака (если работник вернул прежнюю фамилию).
- Свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества (выдаваемое органами ЗАГС в случаях, не связанных со браком).
- Решение суда (например, об установлении отцовства с изменением фамилии ребенка).
Ключевой принцип: Вносится запись на основании того документа, который легитимно изменил персональные данные. Если свидетельство о расторжении брака содержит только факт развода, но не содержит записи о возврате прежней фамилии, то для внесения изменения потребуется дополнительно паспорт с новой фамилией или отдельное свидетельство об изменении фамилии.
Порядок внесения изменения в трудовую книжку
Процедура регламентирована Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (Минтруд России).
Шаг 1: Получение документа от работника
Работник должен предоставить работодателю оригинал документа, на основании которого вносятся изменения (паспорт, свидетельство). Кадровик должен сделать копию этого документа и приобщить её к личному делу.
Шаг 2: Оформление записи
Запись об изменении фамилии, имени, отчества вносится:
- В первую (ьную) страницу трудовой книжки — в графы «Фамилия», «Имя», «Отчество» (при их изменении) и, если меняется дата рождения, в соответствующую графу.
- Во все последующие страницы с записями о работе (трудовых договорах, взысканиях, поощрениях и т.д.).
Как именно оформляется запись?
Согласно пункту 2.3 Инструкции Минтруда:
- Прежние данные (старая фамилия, имя, отчество, дата рождения) зачёркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исходную запись.
- Рядом с зачёркнутой записью (с правой или левой стороны) пишутся новые данные.
- Под новой записью обязательно указывается основание: номер и дата документа, на основании которого вносится изменение. Например: «На основании паспорта серия 45 12 № 1234567 от » или «На основании свидетельства о расторжении брака № 789 от ».
- Запись завершается подписью ответственного лица (обычно кадровика или руководителя отдела кадров) и расшифровкой подписи (ФИО).
- Ставится печать организации (обычно кадровая или штамп с наименованием организации).
Образец записи на ьном листе:
(Зачёркивается) Антонова Мария Ивановна
(Пишется) Пшеницына Мария Ивановна
На основании паспорта 4512 № 1234567 от
Подпись: _____________ / Иванова А.С. /
Печать организации
Образец записи на странице с трудовой записью:
УСТАНОВЛЕНО
(Зачёркивается) Антонова М.И.
(Пишется) Пшеницына М.И.
На основании паспорта 4512 № 1234567 от
Подпись: _____________ / Иванова А.С. /
Печать организации
Что ещё нужно изменить? Кадровые и бухгалтерские документы
Изменение фамилии влечёт за собой корректировку во всех кадровых, бухгалтерских и внутренних документах, где указаны персональные данные работника:
- Личная карточка работника (форма Т-2) — все графы с ФИО и датой рождения.
- Трудовой договор (дополнительное соглашение об изменении ФИО).
- Штатное расписание (если фамилия указана в наименовании должности, что редко).
- Приказы о приёме, об отпусках, о поощрениях (если они хранятся в деле отдельно от трудовой книжки).
- Документы для отчётности в СФР (ПФР) и ФНС. В СФР сведения о смене фамилии передаются автоматически при подаче сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и др.). Важно, чтобы данные во всех отчётных форматах были идентичны.
- Банковские реквизиты для выплаты зарплаты (если счёт открыт на старую фамилию, потребуется переоформление или уточнение у банка).
- Доступы к корпоративным системам, пропуска, визитки и другие внутренние документы.
Особые случаи
Изменение фамилии между работами
Если работник сменил фамилию, уже уволившись с предыдущего места работы, то вносить изменения в трудовую книжку, выданную прежним работодателем, обязан именно прежний работодатель на основании предоставленных ему документов. Новый работодатель вносит изменения только в свою выдачу (если выдаёт новую книжку) и в свои кадровые документы на основании действующего паспорта работника с новой фамилией. Работник должен самостоятельно уведомить об этом предыдущего работодателя и предоставить ему необходимые документы.
Изменение фамилии во вкладыше к трудовой книжке
Если сведения о работнике ведутся во вкладыше (вкладыш в трудовую книжку), то правило то же: изменение вносится на основании того же документа и в том же порядке, что и в саму книжку (п. 38 Правил ведения трудовых книжек).
Ответственность за неправильное оформление
Неправильное оформление записей в трудовой книжке (отсутствие ссылки на документ, незаверённая запись, зачёркивание не одной чертой) может быть расценено как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность для должностных лиц и юридических лиц (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, это создаёт риски для работника при оформлении пенсии, предоставлении кредитов, трудоустройстве и т.д.
Краткий алгоритм действий для кадровика
- Принять от работника документ, подтверждающий смену ФИО (оригинал).
- Сделать копию документа и приобщить к личному делу.
- Внести изменения на ьном листе и на всех страницах трудовой книжки, где указаны старые ФИО, зачёркивая старые данные одной чертой и записывая новые с обязательной ссылкой на номер и дату документа.
- Завершить запись подписью, расшифровкой и печатью.
- Внести изменения во все иные кадровые (Т-2, приказы) и бухгалтерские документы, а также в отчётность в СФР/ФНС.
- Уведомить работника о необходимости обновить банковские реквизиты и другие внутренние данные.