Изменение фамилии работника – одно из самых распространённых кадровых мероприятий. Оно требует внесения соответствующей записи в трудовую книжку (ТК) в соответствии с действующими нормативными актами. Однако в практике часто возникает ситуация, когда в книге уже заполнены все строки раздела «Сведения о работе» и места для новой записи просто нет. Ниже рассмотрены правовые основания, порядок действий и практические варианты оформления записи, когда свободного места в трудовой книжке недостаточно.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по ведению и хранению трудовых книжек» (в редакции, действующей на 2026 г.).
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Приказом Минтруда России от № 320н.
• Информационные разъяснения Роструда (Онлайнинспекция.рф) от марта 2016 г. и последующие обновления (2022‑2026 гг.).
• КонсультантПлюс, Гарант.Ру – образцы записей и рекомендации по оформлению изменений фамилии.

Согласно пункту 3.2 Инструкции по ведению трудовых книжек, при изменении наименования организации (а аналогично – при изменении личных данных работника) запись делается в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой:

Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то, при этом в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Для изменения фамилии работника применяется тот же принцип: в графе 3 указывается прежняя фамилия, а в графе 4 – основание изменения (приказ руководителя, заявление работника, копия свидетельства о браке/разводе и т.п.).

Когда места в трудовой книжке нет: что говорит нормативка?

Инструкция прямо не запрещает вносить записи за пределами отведённых строк, но предписывает соблюдать порядок и достоверность записей. В случае отсутствия свободного места допускаются следующие варианты, подтверждённые практикой и разъяснениями органов труда:

1. Внутренняя сторона обложки трудовой книжки (или внутренняя сторона последней страницы обложки). Запись делается на этой поверхности, заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
2. Вкладыш (лист бумаги формата А5 или А6), который вшивается в трудовую книжку. На вкладыше указываются все необходимые реквизиты изменения фамилии, а также ссылка на основной документ (приказ, заявление). Вкладыш считается неотъемлемой частью ТК.
3. Выдача дубликата трудовой книжки (по пункту 2.13 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Дубликат оформляется с чистыми листами, где можно сделать запись без ограничений по месту.

Выбор варианта зависит от внутренних регламентов работодателя, наличия необходимых материалов (вкладыши, печать) и предпочтений работника.

Пошаговая инструкция для кадровика (ИП или организации)

Шаг 1. Подготовка документов

• Заявление работника об изменении фамилии (в свободной форме).
• Копия документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, разводе, решение суда о смене фамилии и т.д.).
• Приказ руководителя (ИП) о внесении изменения в трудовую книжку. В приказе указываются:
  • основание – заявление работника и приложенный документ;
  • дата и номер приказа;
  • ФИО работника (старое и новое).

Шаг 2. Определение места для записи

Если в разделе «Сведения о работе» есть свободная строка – используем её. Если нет – переходим к одному из альтернативных вариантов:

1. Внутренняя сторона обложки:
   • Открываем последнюю страницу обложки (внутренняя сторона).
   • В centre строки пишем:

   Запись о смене фамилии
   Прежняя фамилия: Иванова Анна Сергеевна
   Новая фамилия: Петрова Анна Сергеевна
   Основание: Приказ № 12 от о внесении изменения в трудовую книжку
   (приложено заявление работника и копия свидетельства о браке)
   Подпись ___________________ Дата __.__.2026
   М.П.
    

2. Вкладыш:
   • Готовим лист формата А5, складываем пополам (или оставляем целым).
   • На листе воспроизводим таблицу, аналогичную графам ТК:

   | № п/п | Дата | Сведения о работе | Основание |
   |-------|------------|---------------------------------------------------|-------------------------------|| 1 | | Смена фамилии с Иванова на Петрова | Приказ № 12 от |
   

3. Вкладыш вшиваем в трудовую книжку после последней страницы раздела «Сведения о работе» (или в любой удобный участок).
4. На внутренней стороне обложки делаем пометку: «См. вкладыш л. 1».
5. Дубликат трудовой книжки:
   • Оформляем дубликат согласно пункту 2.13 Правил.
   • В дубликате делаем запись в обычном порядке (графы 3‑4).
   • Оригинал ТК остаётся у работника, дубликат хранится в личном деле работодателя.

Шаг 3. Заверение записи

Независимо от выбранного способа запись должна быть:

• Выполнена черным или синим чернилом;
• Подписанная уполномоченным лицом (директор, главный бухгалтер, кадровик);
• При наличии печати организации – заверена ею;
• Дата внесения записи указывается чётко (день, месяц, год).

Шаг 4. Информирование работника

После внесения записи работнику выдаётся:

• Трудовая книжка (или её дубликат) с отметкой о внесении изменения;
• Копия приказа о смене фамилии (по запросу).

Образец записи во внутренней стороне обложки

Вариант 1 – краткая запись:

Запись о смене фамилии

Прежняя: Иванова А.С.

Новая: Петрова А.С.

Основание: Приказ № 12 от

Подпись ___________________ Дата

М.П.

Вариант 2 – развернутая запись (с реквизитами документа):
Запись о смене фамилии работника

Прежняя фамилия, имя, отчество: Иванова Анна Сергеевна

Новая фамилия, имя, отчество: Петрова Анна Сергеевна

Основание изменения: Приказ индивидуального предпринимателя

Иванова Елены Петровны № 12 от

ООО «Ромашка» (ИНН 7701234567)

Приложено: заявление работника от ,

копия свидетельства о браке № 45/2026 от

Подпись ___________________ Дата

М.П.

Что делать, если работник отказывается принимать изменения?
Согласно пункту 7 Порядка, утверждённого Приказом Минтруда от № 320н, трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Отказ работника принять запись об изменении фамилии не освобождает работодателя от обязанности внести соответствующую запись. В случае спора работник может обратиться в суд с требованием признать запись недействительной, однако судебная практика показывает, что суды поддерживают позицию работодателя, если запись оформлена в соответствии с нормативными актами и основана на достоверных документах.

Изменение фамилии работника обязательно отражается в трудовой книжке.
Если в разделе «Сведения о работе» нет свободного места, допустимо использовать внутреннюю сторону обложки, вкладыш или оформить дубликат ТК.
Запись должна содержать: прежние и новые ФИО, основание (приказ, заявление, подтверждающий документ), дату и номер приказа, подпись уполномоченного лица и печать организации.
Все действия выполняются в соответствии с Инструкцией по ведению трудовых книжек (Приказ Минтруда № 69 от ) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 320н от ).
При возникновении споров работник может обратиться в суд, но законность записи подтверждается при соблюдении установленного порядка.

Соблюдение вышеописанной процедуры гарантирует, что трудовая книжка останется достоверным документом, а права как работника, так и работодателя будут защищены в соответствии с действующим законодательством РФ.