Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы сотрудника. Она необходима для оформления пенсии, получения социальных выплат, кредитов и виз. Однако оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя, поэтому для большинства целей используется ее заверенная копия. В этой статье мы подробно разберем, кто именно имеет право делать и заверять копию трудовой книжки, как это происходит в различных жизненных ситуациях и какие нюансы нужно учитывать в 2026 году.

Кто уполномочен делать и заверять копию?

В зависимости от статуса работника и того, где хранится оригинал документа, круг лиц и организаций, имеющих право делать копию, меняется.

Работодатель (по основному месту работы)

Если вы трудоустроены официально и ваша бумажная трудовая книжка хранится в отделе кадров компании, то именно работодатель обязан выдать вам заверенную копию. Трудовое законодательство четко закрепляет эту обязанность.

• Кто непосредственно делает копию? Как правило, это специалист отдела кадров или бухгалтер. Именно они снимают ксерокопии или распечатывают скан-копии всех страниц трудовой книжки;
• Кто заверяет? Копию может заверить руководитель юридического лица (единоличный исполнительный орган) либо уполномоченный им сотрудник (кадровик, бухгалтер). При этом важно помнить: если копия заверяется руководителем юрлица, для некоторых инстанций (например, банков или фондов) может дополнительно потребоваться выписка из ЕГРЮЛ. Если же копию заверяет лицо, не имеющее права действовать от лица организации без доверенности, документ может быть признан недействительным.

Нотариус

Если вы временно не работаете, являетесь индивидуальным предпринимателем или трудовая книжка находится на руках (например, после увольнения), сделать копию и заверить ее может нотариус.

• Важное правило: нотариус вправе делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если вы заранее сделаете ксерокопии и принесете их нотариусу, он их не примет и не заверит.
• Ликвидация компании: иногда случается так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и работнику просто некуда обратиться за заверением копии. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

Сам работник (для последующего заверения)

Работник может самостоятельно снять ксерокопии или сделать скан-копии всех страниц, однако самостоятельно заверить их он не имеет права. Эти копии передаются в отдел кадров или нотариусу для проставления соответствующих отметок и печатей.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

В 2026 году продолжается параллельное существование бумажных и электронных трудовых книжек. Одновременное применение обоих вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Если на сотрудника заведена электронная трудовая книжка, то бумажный вариант уже не ведется. В этом случае:

• Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение 1 к Приказу).
• Получить выписку из электронной трудовой книжки можно и самостоятельно — через портал Госуслуг (Пенсионный фонд). Это делается проще, чем кажется, и не требует обращения к работодателю.

Как правильно сделать копию с бумажной трудовой книжки?

Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть оформлена по всем правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016.

1. Копирование: делается ксерокопия либо распечатывается скан-копия всех страниц трудовой книжки (включая пустые развороты и обложку).
2. Заверение каждого листа: на каждом откопированном листе ставится штамп «Копия верна» (или аналогичная надпись от руки), подпись заверяющего лица с расшифровкой и указанием должности, а также печать организации (при наличии).
3. Отметка о месте хранения оригинала: в конце, на последнем откопированном развороте, обязательно пишется, где хранится оригинал ТК (например: «Оригинал трудовой книжки хранится в ООО «Ромашка»»).
4. Подпись работника: подготовленная копия трудовой книжки выдается сотруднику под личную подпись с указанием даты получения в специальном журнале.

Что делать, если компания-работодатель ликвидирована?

Если правопреемника у ликвидированной организации нет, подтвердить записи и восстановить стаж можно по документам: архивным справкам, копиям приказов, выпискам и другим официальным подтверждениям из госархива.

На время обращения за исправлениями в записи (если обнаружена ошибка), трудовую книжку выдают сотруднику под расписку. Для подтверждения стажа при утере или порче книжки (например, если она залита жидкостью) также используются архивные запросы и копии приказов.

Частные случаи: когда нужна копия

• Оформление кредита: банки требуют копию для подтверждения занятости и платежеспособности.
• Увольнение по сокращению: для получения выходного пособия за 2-ой месяц нужно показать работодателю оригинал бумажной трудовой книжки, чтобы подтвердить отсутствие новой работы (копия в этом случае не подойдет).
• Оформление пенсии и соцвыплат: с помощью трудовой книжки подтверждается стаж. Если трудовая книжка утеряна или испорчена, стаж восстанавливается через архивы и Пенсионный фонд.

Срок действия копии

Важно помнить, что копия трудовой книжки имеет ограниченный срок действия. В большинстве случаев (для банков, визовых центров и т.д.) копия, заверенная работодателем, считается действительной в течение 30 дней с момента заверения. Если за это время в трудовую книжку были внесены новые записи (например, перевод на другую должность или увольнение), ранее выданная копия автоматически становится недействительной, и ее нужно делать заново.

1. Специалист отдела кадров / работодатель — для работающих сотрудников по их заявлению.
2. Нотариус — для безработных, предпринимателей или в случае ликвидации компании-работодателя (строго с оригинала).
3. Сам сотрудник — физически снимает копии, но не имеет права их заверять, а также может получить выписку из ЭТК через Госуслуги.

Соблюдение правил заверения по ГОСТу и понимание того, к кому обращаться в конкретной ситуации, поможет вам быстро и без проблем получить нужный документ на руки.