Изменение фамилии работника – одна из самых распространённых кадровых процедур. Она может быть связана с вступлением в брак‚ разводом‚ переменой имени по личным мотивам или иными причинами. Важно правильно оформить запись не только в самой трудовой книжке‚ но и в вкладыше (если он имеется)‚ иначе запись будет считаться недействительной.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» – пункт 38 регулирует внесение изменений в сведения о работнике.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» – пункт 7 устанавливает порядок внесения записей об изменении личных данных (фамилия‚ имя‚ отчество‚ дата рождения).
• Пункт 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывает‚ что вкладыш оформляется и ведётся работодателем в том же порядке‚ что и сама трудовая книжка.
• Дополнительно можно ориентироваться на разъяснения КонсультантПлюс и Кадровик‑практик (образцы записей‚ рекомендации экспертов).

Когда требуется внести запись об изменении фамилии

Запись делается в следующих случаях:

1. Вступление в брак (смена фамилии на фамилию супруга).
2. Развод и последующее возвращение к девичьей фамилии или принятие новой фамилии.
3. Изменение фамилии по решению органов ЗАГС (например‚ при усыновлении‚ восстановлении исторической фамилии и т.п.).
4. Иные основания‚ подтверждённые документом‚ выдаваемым органом ЗАГС (свидетельство о перемене имени‚ решение суда и др.).

Какие документы служат основанием для внесения записи

Согласно пункту 32 Правил‚ запись в трудовую книжку делается на основании одного из следующих документов:

• Свидетельство о браке (при вступлении в брак).
• Свидетельство о расторжении брака (при разводе).
• Свидетельство о перемене имени (фамилии).
• Решение суда об изменении фамилии.
• Паспорт гражданина РФ (в случае‚ если в нём уже отражена новая фамилия и имеется отметка о перемене имени).

В документе должны быть указаны:

• Наименование документа;
• Серия и номер;
• Дата выдачи;
• Наименование органа‚ выдавшего документ (ЗАГС‚ суд и т.д.).

Пошаговая инструкция по внесению изменения фамилии

Шаг 1. Получение заявления от работника

Работник подаёт письменное заявление на имя руководителя (или начальника отдела кадров) с просьбой внести изменения в трудовую книжку. В заявлении указываются:

• ФИО полностью (старое и новое);
• Просьба внести запись об изменении фамилии;
• Дата и подпись работника.

Шаг 2. Проверка основания

Кадровик проверяет представленный документ (свидетельство о браке‚ разводе и т.п.) на соответствие требованиям: наличие серии‚ номера‚ даты‚ печати органа ЗАГС.

Шаг 3. Подготовка записи

Запись формируется в соответствии с образцом‚ утверждённым в разъяснениях КонсультантПлюс. Обязательные элементы:

• Дата внесения записи (текущая дата);
• Наименование документа‑основания;
• Серия и номер документа;
• Дата выдачи документа;
• Наименование органа‚ выдавшего документ;
• Новая фамилия (полностью).

Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работнике» (обычно первая строка после личных данных). Используется чёрная или синяя паста‚ разборчивый почерк. После записи ставится подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и печать организации (если требуется внутренним регламентом).

Шаг 5. Внесение записи в вкладыш (если он есть)

Если в трудовой книжке присутствует вкладыш‚ то запись об изменении фамилии делается и в нём‚ соблюдая тот же порядок‚ что и в основной книжке (пункт 32 Правил). После записи в вкладыше также ставится подпись и печать.

Шаг 6. Обновление сопутствующих кадровых документов

Помимо трудовой книжки и вкладыша‚ необходимо внести изменения в:

• Личную карточку работника (форма Т‑2);
• Электронные кадровые системы (если используются);
• Договоры и соглашения‚ где указана фамилия работника;
• Справки о среднем заработке‚ выписки из трудовой книжки и т.д.

Шаг 7. Информирование работника

После завершения всех действий работнику выдаётся справка о внесении изменений (по запросу) либо показывается обновлённая трудовая книжка.

Образец записи в трудовую книжку и вкладыш

Запись № 1
Дата внесения: 
Основание: Свидетельство о браке № 12‑34/5678 от ‚ выданное отделом ЗАГС г. Москва.
Фамилия изменена на: Иванова Анна Сергеевна (было: Петрова Анна Сергеевна).
Подпись: _____________________ (И.О. Петров‚ специалист отдела кадров)
Печать организации: [круглая печать]

Тот же блок копируется в вкладыш‚ если он присутствует.

Особенности при наличии вкладыша

Согласно пункту 32 Правил‚ вкладыш считается неотъемлемой частью трудовой книжки и ведётся в том же порядке. Поэтому:

• Запись о смене фамилии делается одновременно и в книжке‚ и в вкладыше;
• Если вкладыш отсутствует‚ достаточно внести запись только в основной документ;
• При утрате вкладыша необходимо восстановить его (выдать дубликат) и затем внести изменения.

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение порядка внесения изменений может повлечь:

• Признание записи недействительной (трудовая книжка будет считаться неполной);
• Сложности при подтверждении стажа при назначении пенсии;
• Возможные административные штрафы для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить изменение фамилии только на основании паспорта?

Да‚ если в паспорте уже отражена новая фамилия и есть отметка о перемене имени. Однако рекомендуется дополнительно приложить свидетельство о браке/разводе для полной уверенности.

Нужно ли заверять запись печатью организации?

По действующим правилам печать не обязательна‚ но многие организации ставят её внутренним регламентом. Подпись уполномоченного лица обязательна.

Что делать‚ если работник потерял свидетельство о браке?

Можно запросить дубликат в отделе ЗАГС‚ где был зарегистрирован брак. После получения дубликата запись вносится на его основании.

Сроки внесения записи?

Нормативный акт не устанавливает жёстких сроков‚ но рекомендуется вносить изменения не позднее 5 рабочих дней после получения документов от работника.

Изменение фамилии в трудовой книжке – процедура‚ регламентированная чёткими нормативными актами. Соблюдение порядка внесения записи‚ включая работу с вкладышем‚ гарантирует достоверность трудового стажа и защищает права как работника‚ так и работодателя. Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённый образец‚ кадровые специалисты смогут оформить изменения корректно и без лишних рисков;

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (КонсультантПлюс‚ Кадровик‑практик‚ нормативные акты РФ) и актуальна на май 2026 года.