Трудовая книжка (в т.ч. в электронном виде) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и права работника на пенсионное обеспечение и социальные выплаты. Вопрос о том, кто и когда должен её отдавать, регулируется Трудовым кодексом РФ и специальными Правилами. Неправильное хранение или задержка выдачи со стороны работодателя является нарушением закона.
Кто является владельцем трудовой книжки?
Владельцем трудовой книжки является работник. Однако в течение всего периода работы в организации физический документ (бумажная книжка) или доступ к электронной книжке хранится у работодателя.
- При приеме на работу: Если у работника уже есть трудовая книжка (бумажная), он обязан передать её работодателю для внесения записи о приёме. Если это первое место работы, работодатель сам оформляет новую книжку (бумажную или электронную).
- Во время работы: Подлинник бумажной книжки хранится в отделе кадров. Работник может по своему заявлению получить заверенные выписки из неё.
- После увольнения: Работодатель обязан выдать подлинник (бумажную книжку или сведения из электронной) работнику в день увольнения.
Когда работодатель обязан отдать трудовую книжку?
Закон выделяет два основных случая, когда работодатель должен выдать трудовую книжку на руки работнику:
При увольнении (прекращении трудового договора)
Это основное и самое важное правило. Согласно ст. 77 и ст. 62 ТК РФ:
- В последний день работы (день увольнения) работодатель обязан произвести с работником полный расчёт и выдать ему трудовую книжку.
- Выдача происходит безотлагательно. Задержка является административным правонарушением.
- В книжке должны быть внесены все сведения о трудовой деятельности за период работы в данной организации, заверенные подписью должностного лица и печатью.
По письменному заявлению работника в период работы
Работник имеет право запросить выдачу своей трудовой книжки на руки даже до увольнения. Основание — п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
- Заявление подаётся в письменной форме.
- Работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Чаще всего такая необходимость возникает для предъявления в Пенсионный фонд РФ (ПФР) или другие государственные органы для подтверждения стажа.
- При этом работодатель вправе потребовать от работника расписку о получении подлинника трудовой книжки, указав в ней дату выдачи.
Особенности выдачи электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года при приёме на работу основным является ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) в реестре ПФР. Однако:
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка с записями до 2021 года, работодатель обязан вести её параллельно с ЭТК.
- При увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения из ЭТК в форме выписки (на бумажном носителе или в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью).
- Если работник хочет получить бумажный документ с историей всех записей (и до, и после 2021 года), он может запросить выписку из ЭТК, которая будет содержать всю информацию.
Что делать, если работодатель отказывается отдать книжку?
Задержка или отказ в выдаче трудовой книжки — грубое нарушение. Работник может:
- Написать письменное заявление на имя руководителя с требованием выдать книжку. Сохранить копию заявления с отметкой о приёме.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру.
- Подать иск в суд о восстановлении рабочего дня и взыскании компенсации за задержку выдачи (средний заработок за период вынужденного прогула).
- Если книжка не выдана при увольнении, работник может сам обратиться в ПФР с заявлением о включении сведений о работе в свою ЭТК, предоставив копии документов (приказ об увольнении, заявление).
Краткий итог: ключевые правила
- Хранит до увольнения: Работодатель (бумажный подлинник или данные ЭТК).
- Кто владелец: Работник.
- Выдача при увольнении: Обязательна в последний день работы. Срок — без задержки.
- Выдача по запросу: По письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. Может потребоваться расписка.
- Электронная книжка: Основной формат. Выдается выписка из реестра ПФР.
- Нарушение: Жалоба в ГИТ, прокуратуру или суд.
Важно: Данная статья носит информационный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ и Правилам ведения трудовых книжек, а также консультироваться с юристом.