Дата актуализации информации: 23 мая 2026 г. (по данным из сети).

Изменение фамилии работника – одно из самых распространённых кадровых действий, связанное с замужеством, разводом, усыновлением или личным решением. Оформить такую запись в трудовой книжке необходимо строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм, перечень необходимых документов, сроки и образцы записей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – ведение трудовой книжки;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Внутренние положения организации о кадровом документообороте (как правило, регламентируют порядок внесения изменений).

Какие документы служат основанием для изменения фамилии

1. Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (оригинал и копия);
2. Свидетельство о браке (при смене фамилии после замужества) или свидетельство о расторжении брака, решение суда о перемене имени, справка ЗАГС об изменении фамилии и др.;
3. Заявление сотрудника о внесении изменений в трудовую книжку (можно оформить в свободной форме, но лучше использовать утверждённую форму организации).

Все документы должны быть заверены подписью сотрудника и, при необходимости, печатью организации (например, копия паспорта заверяется кадровой службой).

Последовательность действий кадрового специалиста

1. Получение заявления от сотрудника с приложением копий подтверждающих документов.
2. Проверка подлинности представленных документов (сверка данных, проверка печатей, подписей).
3. Подготовка приказа о внесении изменений в трудовую книжку. Приказ должен содержать:
   • наименование организации;
   • номер и дата приказа;
   • ФИО сотрудника (старое и новое);
   • основание для изменения (реквизиты документа – номер, дата, issuing authority);
   • поручение кадровому отделу внести запись в трудовую книжку и в книгу учёта движения трудовых книжек.
4. Регистрация приказа в специальном журнале приказов по личному составу (присваивается регистрационный номер).
5. Внесение записи в трудовую книжку (см. раздел 4).
6. Внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек (обязательно указывается номер приказа, дата, ФИО сотрудника).
7. Оповещение сотрудника о завершении процедуры (можно выдать справку о внесении изменений или просто вернуть трудовую книжку с подписью ответственного лица).

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Согласно пункту 2.13 Постановления № 225, изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения вносятся на ьном листе (первой странице) трудовой книжки.

1. Зачеркивание прежней записи – одну тонкую горизонтальную линию проводят через старую фамилию (и, при необходимости, через имя и отчество). Линия должна быть чёткой, но не повреждать бумагу.
2. Запись новой фамилии – рядом с зачёркнутой строкой пишут новую фамилию печатными буквами (или прописными, если так принято в организации).
3. Указание документа‑основания – на внутренней стороне обложки (или на второй странице, если место позволяет) делают запись вида:

На основании:
Свидетельство о браке № 123456 от ,
выданное отделом ЗАГС г; Москва.

Запись оформляется печатным шрифтом, подписью ответственного сотрудника кадровой службы и датой внесения изменения.

Образец записи в трудовой книжке

ьный лист (первая страница)

Фамилия: Иванов Иван Иванович
[одной чертой зачёркнуто] → Петрова Иван Иванович

Внутренняя сторона обложки

Изменение фамилии внесено на основании:

Свидетельство о браке № 789012 от ,

выданное отделом ЗАГС г. Санкт‑Патербург.

Дата внесения: .

Подпись: __________________ (И.О. Петров, специалист отдела кадров)

р
Сроки внесения изменений
Трудовое законодательство не устанавливает жёстких сроков для внесения записи о смене фамилии, однако рекомендуется выполнить процедуру в течение 5 рабочих дней с момента получения всех необходимых документов. Это связано с необходимостью обеспечения актуальности персональных данных для расчёта заработной плата, налогов и социальных выплат.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена

Сотрудник должен обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
При выдаче дубликата в нём делается запись о текущих данных (новая фамилия, имя, отчество) и указывается, что документ является дубликатом, выданным в связи с утерей/порчей оригинала.
В книге учёта движения трудовых книжек делается отметка о выдаче дубликата.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять копию паспорта?
Нет, достаточно заверения кадровой службой организации (подпись и дата).
Можно ли вносить изменение фамилии без приказа?
Формально приказ не является обязательным документом для внесения записи, но внутренний регламент большинства организаций требует его издания для обеспечения документального подтверждения основания изменения.
Что делать, если сотрудник изменил фамилию, но не предоставил свидетельство о браке?
Необходимо запросить любой документ, подтверждающий изменение фамилии (например, справку ЗАГС о перемене имени, решение суда). Без такого документа запись в трудовую книжку невозможна.
Нужно ли вносить изменения в другие кадровые документы (личную карточку, табель)?
Да, согласно п. 2.13 Постановления № 225, все кадровые документы, содержащие персональные данные, должны быть приведены в соответствие с новыми данными.

Изменение фамилии в трудовой книжке – процедура, требующая внимательности и соблюдения установленного порядка. Основные шаги: получение заявления и подтверждающих документов, издание приказа, регистрация приказа, зачёркивание старой фамилии и запись новой на ьном листе, указание документа‑основания на внутренней стороне обложки, внесение аналогичной записи в книгу учёта движения трудовых книжек. Соблюдение этих правил гарантирует законопослушность действий работодателя и защищает права сотрудника на корректное отражение его персональных данных в трудовой книжке.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к внутреннему регламенту организации или проконсультироваться с юристом по трудовому праву.