Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника․ С 1 января 2023 года в России введена новая форма трудовой книжки, а с 2021 года действует Приказ Минтруда РФ № 320‑Н, регулирующий порядок её оформления и утверждения․
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 определяет содержание и порядок ведения трудовой книжки․
- Приказ Минтруда РФ № 320‑Н от г․ – утверждает новую форму трудовой книжки (образец СТД‑Р) и регламентирует переход от бумажного к электронному варианту․
- Приказ Минтруда РФ № 426н от г․ – вводит обязательный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) с 1 января 2023 г․
- Другие нормативные акты: постановления Правительства РФ, локальные нормативные акты работодателя, а также методические рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек․
Что такое «утверждение» трудовой книжки?
Термин «утверждение» в контексте трудовой книжки означает:
- Проверку и согласование записей, внесённых работодателем;
- Подтверждение законности и достоверности указанных данных (даты приема, увольнения, должности, оснований и т․д․);
- Подписание (или электронную подпись) уполномоченным лицом работодателя, что фиксирует факт внесения записи․
Утверждение происходит в момент внесения записи о приёме, переводе, увольнении, а также при переходе на электронный вариант․
Порядок утверждения трудовой книжки (бумажный вариант)
Приём на работу
- Работник предоставляет работодателю заполненную анкету и (при наличии) старую трудовую книжку․
- Работодатель вносит запись о приёме в раздел «Запись о приёме на работу»:
- Дата приёма;
- Наименование организации, её ИНН, ОКПО;
- Должность (должностные обязанности);
- Основание (трудовой договор, приказ, контракт)․
- Запись подписывается руководителем организации (или лицом, уполномоченным приказом) и работником (подтверждение согласия)․
- Работнику вручается трудовая книжка с подписью и печатью (если предусмотрено локальными нормативными актами)․
Перевод, изменение условий труда
- При переводе, повышении квалификации, изменении условий труда вносятся новые записи в соответствующие разделы․
- Каждая запись сопровождается подписью руководителя и, при необходимости, работника․
Увольнение
- В разделе «Запись об увольнении» фиксируются:
- Дата увольнения;
- Основание (по инициативе работника/работодателя, сокращение и т․п․);
- Сведения о выплате всех причитающихся сумм;
- Запись подписывается руководителем и работником (если увольнение происходит по его желанию)․
- Работнику вручается трудовая книжка с отметкой «Уволен» и, при необходимости, справка о трудовом стаже․
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2023 года большинство организаций обязаны вести ЭТК․ Процедура утверждения в электронном виде отличается лишь способом подписи․
Как оформить ЭТК
- Работник подаёт заявление о переходе на электронный вариант (можно оформить в электронном виде через портал Госуслуг)․
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе «Электронный реестр трудовых книжек» (ЕРТК)․
- Все записи (приём, перевод, увольнение) вносятся в реестр и подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя․
- Работнику отправляется уведомление о создании ЭТК и ссылка для доступа к документу․
Одновременное ведение бумажного и электронного вариантов
Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, организация обязана вести двойной учёт:
- Электронный реестр – основной источник данных;
- Бумажный журнал учета движения трудовых книжек – резервный, хранится в архиве организации․
Ответственность за нарушение порядка утверждения
- Работодатель несёт административную ответственность за несвоевременное или некорректное внесение записей (штраф от 5 000 до 30 000 рублей)․
- За преднамеренное искажение сведений в трудовой книжке предусмотрена уголовная ответственность (ст․ 285․1 УК РФ)․
- Работник, отказывающийся от получения бумажной книжки без подачи соответствующего заявления, может быть привлечён к административной ответственности за нарушение порядка ведения документации․
Практические рекомендации работодателям
- Обучите кадровый персонал правилам заполнения новых форм (образец СТД‑Р) и работе с ЭТК․
- Регулярно проверяйте соответствие записей реальному трудовому статусу сотрудника (проверка в системе «1С:Зарплата», «SAP HR» и пр․)․
- Ведите книгу учёта движения трудовых книжек в бумажном виде – это требование Минтруда (пункт 5 Приказа 320‑Н)․
- Сохраняйте копии заявлений работников о переходе на электронный вариант и об отказе от бумажной книжки․
- При увольнении обязательно предоставляйте справку о трудовом стаже (форма 2‑н) и проверяйте отсутствие «пробелов» в записях․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли подписывать каждую запись в электронном реестре?
Да․ Каждая запись должна быть подписана квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица․
Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?
Да, работник вправе подать письменное заявление об отказе от бумажного варианта․ В этом случае ему будет выдана только электронная трудовая книжка․
Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?
Ошибка исправляется записью об исправлении в следующем разделе, с указанием причины, даты и подписи руководителя․ В электронном реестре исправление вносится с указанием причины и подписью․
Как долго хранится бумажная трудовая книжка после увольнения?
Работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки в архиве не менее 5 лет после увольнения сотрудника․
Можно ли использовать трудовую книжку для получения пенсии?
Да, трудовая книжка (бумажная или электронная) является одним из основных документов, подтверждающих страховой стаж для назначения пенсии․ При отсутствии книжки стаж можно подтвердить другими документами (выписки из ЕГРЮЛ, справки о доходах и т․д․)․
Утверждение трудовой книжки – важный процесс, который гарантирует законность трудовых отношений и защищает интересы как работника, так и работодателя․ С 2023 года основной акцент делается на электронный вариант, однако бумажные формы остаются в использовании до полного перехода․ Соблюдение нормативных требований, своевременное внесение записей и правильное оформление заявлений позволяют избежать штрафов и конфликтов с контролирующими органами․
Помните: каждый шаг – от приёма на работу до увольнения – фиксируется в трудовой книжке, а её правильное утверждение является гарантией надёжного подтверждения вашего профессионального стажа․