Изменение фамилии работника – это распространённая процедура, связанная с браком, разводом, восстановлением девичьей фамилии или другими личными обстоятельствами. Если в трудовой книжке имеется вкладыш, процесс внесения изменений имеет свои нюансы, которые важно учитывать, чтобы избежать ошибок и последующих трудностей при подтверждении стажа.
Что такое вкладыш в трудовой книжке?
Вкладыш – это дополнительный лист, который пришивается к основной трудовой книжке и используется для записи сведений о работе, когда места в основном бланке заканчиваются. Вкладыш имеет тот же юридический статус, что и основная часть книжки, и все записи в нём считаются официальными.
Основные шаги изменения фамилии
- Получение документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, решение суда о перемене имени, справка из ЗАГС и т.д.).
- Обращение к работодателю с заявлением о внесении изменений в трудовую книжку.
- Подготовка трудовой книжки (основной части и вкладыша) к внесению записи.
- Внесение записи об изменении фамилии в соответствии с установленными правилами.
- Подписание записи ответственным лицом (кадровиком, руководителем отдела кадров) и печатью организации.
- Выдача сотруднику обновлённой трудовой книжки (или её копии) и хранение оригинала в личном деле.
Особенности внесения изменений при наличии вкладыша
Когда в трудовой книжке есть вкладыш, порядок внесения записи о смене фамилии практически не отличается от стандартного, но следует обратить внимание на следующие моменты:
- Место записи: запись о изменении фамилии делается в том же разделе, где фиксируются личные данные сотрудника – обычно на первой странице трудовой книжки (или на первой странице вкладыша, если основная часть полностью заполнена).
- Формулировка: запись составляется в виде: «Фамилия изменена с старой фамилии на новую фамилию в соответствии с документом № … от …».
- Подтверждающий документ: к трудовой книжке прилагается копия документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, решение суда и т.д.). Эта копия помещается в личное дело сотрудника.
- Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и печатью организации. Если в организации используется электронный документооборот, запись может быть заверена электронной подписью.
- Необходимость обновления вкладыша: если вкладыш уже содержит записи о работе, изменение фамилии не влияет на эти записи – они остаются действительными. Новая фамилия указывается только в разделе личных данных.
Пример записи в трудовой книжке
Фамилия изменена с Ивановой на Петрова в соответствии с свидетельством о браке № 12345 от . Подпись: _____________________ Печать организации
Запись может быть оформлена как обычный абзац или выделена жирным шрифтом (Фамилия изменена…) для лучшей видимости.
Что делать, если вкладыш утерян или повреждён?
Если вкладыш отсутствует, но имеется основная трудовая книжка, изменение фамилии вносится в основной бланк. При отсутствии обеих частей необходимо восстановить трудовую книжку через бывшего работодателя или в органе Пенсионного фонда РФ, после чего уже вносить изменения фамилии.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли заверять изменение фамилии нотариусом?
- Нет. Достаточно заверения записью у работодателя и печатью организации.
- Можно ли вносить изменение фамилии в электронную трудовую книжку?
- Да. В электронном трудовом книжке (ЭТК) изменение фамилии вносится в раздел «Личные данные» на основании загруженного скана подтверждающего документа.
- Сколько времени занимает процедура?
- Обычно процесс занимает от одного до трёх рабочих дней после предоставления подтверждающего документа.
- Нужно ли информировать Пенсионный фонд?
- Нет. Изменение фамилии в трудовой книжке автоматически учитывается при последующей подаче сведений о стаже и заработке.
Изменение фамилии в трудовой книжке при наличии вкладыша – это стандартная кадровая процедура, требующая внимательного оформления и соблюдения установленных норм. Главное – иметь подтверждающий документ, правильно составить запись о смене фамилии и обеспечить её заверение подписью и печатью работодателя. При соблюдении этих требований трудовая книжка останется действительным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника.