В 2026 году правила ведения трудовых книжек в России продолжают развиваться в рамках перехода на цифровую форму учёта трудовой деятельности․ Несмотря на то‚ что электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным стандартом‚ бумажные трудовые книжки всё ещё используются в определённых случаях․ Важно понимать‚ в каких именно ситуациях работодатель обязан завести новую трудовую книжку — будь то бумажную или электронную․
Первое трудоустройство после 1 января 2021 года
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от ‚ с 1 января 2021 года все работники‚ впервые устраивающиеся на работу‚ получают только электронную трудовую книжку․ Бумажная трудовая книжка в этом случае не выдаётся, даже по просьбе работника․
- Если сотрудник впервые выходит на рынок труда в 2026 году, ему автоматически регистрируется ЭТК в базе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․
- Работодатель обязан направить сведения о приёме на работу в ПФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа о приёме․
Потеря или порча бумажной трудовой книжки
Если работник утратил (например‚ потерял) или повредил (испортил‚ испачкал‚ порвал) свою бумажную трудовую книжку‚ работодатель обязан завести новую бумажную трудовую книжку по его заявлению․
Порядок действий:
- Работник пишет заявление о выдаче новой трудовой книжки по причине утраты или порчи․
- Работодатель на основании заявления и документов‚ подтверждающих трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы‚ архивные выписки и т․п․)‚ выдаёт новую трудовую книжку․
- В новую книжку вносятся все записи‚ которые были в утраченной‚ на основании подтверждающих документов․
- В графе «Особые отметки» указывается: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (повреждённой)»․
Ошибки в заполнении бумажной трудовой книжки
Если в бумажной трудовой книжке допущены существенные ошибки‚ которые невозможно исправить в соответствии с правилами (например‚ неправильное написание ФИО‚ неверная дата‚ несогласованное исправление)‚ то работодатель обязан выдать новую книжку․
Важно: Незначительные опечатки (например‚ пропущена запятая) исправляются штампом и подписью ответственного лица․ Новая книжка заводится только при невозможности корректного исправления․
Смена работодателя при наличии электронной трудовой книжки
Если работник уже имеет ЭТК‚ то при смене места работы новая трудовая книжка не заводится․ Все сведения о трудовой деятельности продолжают накапливаться в единой электронной базе ПФР․ Работодатель лишь обновляет данные о текущем месте работы․
Восстановление трудового стажа по архивным данным
Если работник не может предоставить бумажную трудовую книжку‚ а в ПФР отсутствуют сведения о его трудовой деятельности (например‚ из-за уничтожения архивов)‚ то по его заявлению работодатель может завести новую бумажную трудовую книжку на основании:
- Справок из архивов;
- Свидетельских показаний (в исключительных случаях);
- Документов‚ подтверждающих факт работы (трудовые договоры‚ приказы‚ расчётные листки и т․п․)․
В этом случае в новой книжке делается запись: «Трудовая книжка выдана на основании восстановленных сведений о трудовой деятельности»․
Когда новую трудовую книжку заводить НЕЛЬЗЯ
- Если работник уже имеет ЭТК — новую бумажную книжку заводить нельзя‚ даже если он просит․ Закон запрещает дублирование учёта․
- Если работник отказался от бумажной книжки в 2020–2023 годах — он не может впоследствии потребовать её выдачу․ Его трудовая деятельность ведётся только в электронном виде․
- Если работник устроился до 2021 года и имеет бумажную книжку — при смене работы новую книжку не заводят․ Он продолжает использовать старую․
Кто и как выдаёт новую трудовую книжку
Новую трудовую книжку (бумажную) выдаёт текущий работодатель‚ на которого работник устроился после утраты‚ порчи или ошибки в предыдущей․
Важно! Работодатель обязан:
- Использовать только бланки нового образца‚ утверждённые Минтрудом России с 1 января 2023 года․
- Заполнять книжку чернилами чёрного цвета (не карандашом‚ не краской‚ не корректором)․
- Внести запись о приёме не позднее чем на следующий день после издания приказа о приёме (или после заключения трудового договора‚ если приказы не используются)․
- Сохранить книжку в архиве организации в течение 75 лет после увольнения работника․
Электронная трудовая книжка: что нужно знать
С 2026 года электронная трудовая книжка — это стандарт для всех новых работников․ Её можно оформить:
- Автоматически, при первом трудоустройстве после ;
- По заявлению работника, если он ранее имел бумажную книжку и хочет перейти на электронную․
При переходе на ЭТК бумажная книжка не уничтожается‚ а передаётся работнику на руки․ Все последующие записи ведутся только в электронном виде․
Сроки оформления ЭТК:
- Работодатель направляет сведения в ПФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания приказа о приёме․
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — работодатель обязан направить сведения не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем подачи заявления․
В 2026 году новую трудовую книжку заводят только в трёх случаях:
- Первое трудоустройство — только электронная книжка (бумажная не выдаётся)․
- Утрата или порча бумажной трудовой книжки — выдаётся новая бумажная книжка на основании заявления и подтверждающих документов․
- Невозможность исправить ошибки в старой бумажной книжке, заводится новая с пометкой о восстановлении․
Во всех остальных случаях — новая трудовая книжка не заводится․ Работник продолжает использовать существующую (бумажную или электронную)․
Важно помнить: Работодатель не вправе требовать от работника сдавать старую трудовую книжку при смене места работы․ Только в случае утраты‚ порчи или ошибки, и только по заявлению работника — возможна выдача новой․
Соблюдение этих правил обеспечивает законность ведения кадровой документации и защиту прав работников на полное и точное учёт трудового стажа․